Как писать гарантийное письмо образец

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Как написать гарантийное письмо

Образцы и шаблоны гарантийного письма

Гарантийное письмо об оплате

Содержит гарантию оплаты в указанный срок и штрафные санкции в случае просрочки платежа.

1 образец Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Подтверждает намерение собственника нежилого помещения сдать его в аренду после регистрации нового юридического лица либо подтверждает факт заключения договора аренды с уже существующим юрлицом при смене адреса его местонахождения.

1 образец Гарантийное письмо о приеме на работу

Содержит гарантию заключения трудового договора с работником, принятие его на определенную должность с какого-то конкретного числа.

Образец гарантийного письма

Как написать гарантийное письмо

Назначение гарантийных писем – предоставление адресатам письменных гарантий. В них подтверждаются оговоренные условия или обещания, намерения или действия отправителя, связанные с интересами адресата.

Письма могут быть адресованы физическому лицу или организации. Они являются документом, содержащим гарантии, даже если в тексте не присутствует само слово «гарантия». Такие письма могут подтверждать сроки выполнения работ, оплату выполненной работы или полученной продукции, качество поставляемого товара или выполнения работ, сроки поставок и прочее. Такие оговорки необходимы в тех случаях, когда одна сторона не уверена в выполнении договоренности.

Данные пункты составляют содержание письма либо являются его составляющей. Гарантийное письмо носит юридический характер и по статусу соответствует документам договорного характера (дополнительному соглашению, договору и т.д.).

Зачастую письма предоставляют для подтверждения совершенной оплаты. Здесь указывают ссылку на номер счета или договора, на основании которых должна была быть произведена оплата. Помимо этого, письма служат документом для третьих лиц и принимаются банком как обеспечение кредита (подтверждают факт получения адресатом необходимой суммы для его погашения).

К примеру, при регистрации юридических лиц на предоставление юридического адреса достаточно гарантийного письма, так как невозможно заключить договор аренды офиса.

Документ отличается точностью, ясностью и однозначностью формулировок, так как в нем повествуется о предоставлении гарантий по поручению или от имени должностного лица или организации. В нем указывают вид операции или полную процедуру, которую будут проводить.

Письма начинают с изложения сути гарантий, предоставляемых адресату, например:

Настоящим письмом гарантируем

В других случаях они содержат изложение причин, по которые автор заявляет о готовности предоставить адресату определенные гарантии. Здесь заявление содержится в заключительной части, к примеру:

Полную и своевременную оплату гарантируем

Характерная черта документа – наряду с подписью директора (автора) стоит подпись должностного лица, ответственного за ведение финансовых и иных денежных вопросов. При направлении письма в качестве обязательства оплаты за оказанную услугу, покупку и т.д. в тексте указывают банковские реквизиты предприятия-плательщика.

Характерные фразы письма:

Гарантийные письма оформляются по общим правилам составления деловых писем .

Скачать образец гарантийного письма (Размер: 27,5 KiB | Скачиваний: 44 558)

Скачать пример гарантийного письма на оплату (Размер: 24,0 KiB | Скачиваний: 37 858)

Гарантийное письмо о выполнении работ скачать (Размер: 23,5 KiB | Скачиваний: 19 295)

Форма бланка гарантийного письма скачать (Размер: 25,0 KiB | Скачиваний: 22 267)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Как пишется гарантийное письмо?

Гарантийное письмо относится к разряду деловых писем и содержит информацию о том, что автор письма обязуется сделать в обозначенные в письме сроки. То есть данный бланк – это документ, подтверждающий в письменном виде выполнение определенных обязательств, указанных в его содержании.

В каких случаях пишется гарантийное письмо? Случаев написания такого документа достаточно много, очень часто гарантийное письмо пишется в ответ на претензионное письмо. Например, поставщик направляет своему покупателю письмо-претензию с указанием того, чем он не доволен, например, не оплачена поставка товара или оказанные услуги. Покупатель в ответ на эту претензию может написать гарантийное письмо, в котором укажет, в какие сроки он обязуется погасить задолженность.

Помимо того, что данный документ пишется для обеспечения оплаты задолженности, он может также использоваться для подтверждения факта предоставления юридического адреса новой организации (после ее государственной регистрации) или факта приема на работу определенного человека и заключения с ним трудового договора.

Образцы написания гарантийного письма в различных случаях можно скачать в конце статьи.

Как написать гарантийное письмо?

Как, в целом, составляется такой документ? Чтобы он действительно мог что-то гарантировать, официально подтвердить факт выполнения каких-либо обязательств, нужно его грамотно составить.

Оформление гарантийного письма обычно осуществляется на фирменном бланке организации, если его нет, то на обычном листе форма А4.

Документ обязательно должен иметь обращение, которое пишется в правом верхнем углу, в нем пишется, кому адресуется данное письмо. Например, при написании гарантийного письма о предоставлении юридического адреса, в обращении пишется – отделение ФНС, в которое будет предоставлен документ. Можно указать и  общую фразу «По месту требования».

Следующий обязательный реквизит – это дата оформления, пишется она обычно вверху слева.

Также в верхней части бланка пишется номер, подобные важные  документы обычно регистрируются в специальных журналах организации, где им присваивается исходящий номер.

По центру вверху пишется заголовок – «Гарантийное письмо».

Далее идет его основное содержание – текст, в котором излагается суть составления гарантийного письма.

Как правило, в текст включается информация о том, какие обязательства берет на себя автор, что он обязуется сделать и в какие сроки. При необходимости можно сослаться на определенные документы, которые каким-либо образом связаны с указанными гарантиями.

Обязательно нужно указать, кто является автором письма, если это организации – то ее основные реквизиты. Если это гарантийное письмо об оплате задолженности – то банковские реквизиты плательщика.

В случае неисполнения указанных в гарантийном письме обязательство могут быть применены штрафные санкции, которые также прописываются в бланке.

Ниже предлагаем скачать примерные образцы оформления гарантийных писем, которые вы можете использовать в качестве шаблона при составлении делового письма для своего случая.

Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса – скачать .

Как составить гарантийное письмо

Автор . Алексей Дудин, 05 августа 2014 г.

В предпринимательской деятельности одна из сторон сделки иногда вынуждена отгружать продукцию на условиях отсрочки платежа. Не все могут провести проверку контрагента на надежность или подобрать хороший способ обеспечения исполнения обязательств, и тогда остаётся такой документ как гарантийное письмо.

Несмотря на то, что гарантийное письмо не создает надёжных юридических гарантий исполнения обязательств, его используют достаточно часто. Обычно пишется оно примерно таким образом: Отгрузите, пожалуйста, нам то-то и то-то, оплату гарантируем. Причём такие простенькие гарантийные письма пишут как небольшие организации и предприниматели, так порой и крупные организации, имеющие в своём штате юриста&hellip

Давайте посмотрим, как можно составить наиболее грамотное гарантийное письмо и сделать его более надёжным обеспечительным механизмом, чем обычно.

Во-первых . данный документ необходимо составить наиболее полно, т.е. указать все реквизиты организации, счёт с которого будет осуществляться оплата и местонахождение банка, в котором открыт счет.

Во-вторых . к обычному тексту добавим небольшую оговорку о рассмотрении предпоставки как факта предоставления коммерческого кредита и возможность начисления повышенных процентов за каждый день просрочки.В том случае, если этой оговорки не будет, вы сможете взыскать с непунктуального в оплате контрагента только проценты за пользование чужими денежными средствами, в соответствии со ст. 395 ГК РФ, согласно которой годовые проценты, подлежащие уплате рассчитываются по ставке рефинансирования Центрального банка Российской Федерации, учитывая число дней в году (месяце) равное соответственно 360 и 30 дням (8,25/3600), что в итоге составляет ничтожно малую сумму.

В-третьих . на данном письме желательно наличие подписи главного бухгалтера (если это юридическое лицо).

Ниже приведен образец модифицированного гарантийного письма, который вы можете использовать в своей деятельности. Однако помните, что при наличии большего времени, лучше потрудиться над проверкой контрагента и подбором оптимального для вас способа обеспечения исполнения обязательства.

Образец гарантийного письма:

________________________________________________________

полное наименование предпринимателя или организации

Прошу Вас поставить партию продукции, согласно заявки (спецификации) № ____ от _______ .

Оплату гарантируем с расчетного счета № ________________________________________

(номер счёта)

в ____________________________________________________________________________

Образец гарантийного письма об оплате товара или услуг

При проведении операций, связанных с куплей-продажей или отказе в выполнении услуг очень часто происходят ситуации, когда подрядные работы или отгрузка продукции проводится без внесения предоплаты.

Отсрочить платежи можно с помощью специального письма. Оно является гарантией того, что определенная задолженность будет оплачена в полном объеме.

Что это за документ?

Данное письмо является некоммерческим деловым документом, в котором содержатся сведения, гарантирующие оплату за доставленные продукты, свидетельства качества продукции, сроки и приложения к документу, доказывающие факт оплаты . Данный вид документов используется для того, чтобы исполнитель заказа получил полную уверенность в оплате услуги или труда.

Практически всегда этот документ является ответом на письмо-претензию, составленное исполнителем заказанной услуги. С его помощью можно без проблем рассчитывать на погашение задолженности, возникшей из-за отсрочек в оплате.

Что необходимо включить в письмо?

Прежде всего, здесь должна находиться печать. Компании практикуют использование углового штампа, имеющего заполненные реквизиты организации. Правый верхний угол документа должен содержать реквизиты того, кто будет получать данное письмо. Также необходимо указать ФИО руководителя, его должность и организацию, которой он управляет. Наименование компании должно быть в обязательном порядке полным.

В письме должна быть просьба о совершении тех или иных действий. К примеру, автор письма просит компанию забронировать номер. Конец письма содержит реквизиты банковской организации, в которой открыт счет. Помимо подписи автора, гарантийное письмо также должно иметь в конце поставленные подписи руководителя и бухгалтера.

О том, может ли ООО использовать товарный чек без кассового чека, вы можете узнать отсюда .

Как правильно составить гарантийное письмо?

Данный вид писем не требует постоянного написания фразы Гарантийное письмо . расположенной по центру. По сути, это своеобразная форма долговой расписки, поэтому лучше всего указать в нем действия, которые могут произойти в случае проведенной оплаты или неуплаты по задолженности.

В документе обязательно должны присутствовать точные, понятные и однозначные формулировки. Такая структура просто необходима для повествования гарантий от имени организации/должностных лиц или по поручению.

Само письмо начинается с того, что автор излагает суть гарантий, которые он предоставляет адресату. В целом ряде случаев возможно изложение причин, позволяющих утверждать о готовности предоставить требуемые гарантии.

Если автору необходимо создать письмо по второму типу, само заявление будет содержаться в заключительной части. То есть, в конце обращения сотрудник указывает, что он гарантирует полную и своевременную оплату. Крайние сроки внесения оплаты по задолженности, как правило, не указываются. Но если компания полностью уверена в своей способности рассчитаться с другой стороной, для уверенности можно добавить и точный крайний срок для предоплат.

Если составление документации требует учета последствий неуплаты, в самом документе добавляются дополнительные строчки. В них автор указывает возможность применения штрафных санкций за невыплату или просрочку платежей . В качестве штрафных санкций чаще всего выступают проценты, начисляемые за каждый день (или другой отрезок времени) просрочки.

Получатели гарантийных писем имеют полное право ответить на них. Такая практика чаще всего ведется для того чтобы определить наиболее оптимальные проценты за просрочку. Для большей уверенности в письме-ответе также часто указывается законодательная база. На нее ссылаются с целью убеждения другой стороны в правомерности своих действий при наступлении форс-мажорной ситуации. Законодательным актом, который регулирует процедуру проведения начислений, является статья 395 ГК.

Важно понимать, что гарантийное письмо хоть и пишется в произвольной форме, наличие необходимого перечня пунктов не позволит ему набрать свою юридическую силу. Это значит, что все те, кто создают подобного рода письма, должны в обязательном порядке указывать пункты о гарантии оплаты, наименовании организации, дате подписания и так далее. Невыполнение данных требований является прямой причиной для признания гарантийного письма недействительным.

Оформление крайне желательно производить на фирменных бланках организации. Бухгалтер имеет право подписать документ лишь в том случае, если организация, в которой он работает, является юридическим лицом. Во всех остальных случаях подпись ставит руководитель компании.

Оговорку о возможности начисления дополнительных процентов используют далеко не всегда. В одних случаях авторы забывают указать данный пункт (он не является обязательным), в других - верят в добропорядочность заказчика и не хотят прибегать к применению штрафных санкций.

Тем не менее, взыскать проценты можно и в таком случае. Но их размер незначителен - всего 0.3 процента за каждый день . Данная процедура проводится благодаря действующей статье 395 ГК. Она регулирует процедуру оплаты процентов за пользование чужими финансовыми средствами. Отсутствие данной оговорки является прямой причиной для того, чтобы отказать в получении взысканий.

Форма гарантийного письма не требует обязательного использования четко установленных норм. По этой причине часто прибегают к написанию документа в стиле обыкновенной деловой переписки. Главным критерием эффективности делового письма всегда была и является убедительность. Манера написания автором данного письма во многом диктует дальнейшую его судьбу, то есть, будет ли оно принято, или же его отклонят.

Источники:
working-papers.ru, mirblankov.ru, blandoc.ru, www.volgogradru.com, znaydelo.ru

Следующие документы

• Как писать объяснительную на имя директора образец
• Протокол аттестации работников образец

26 декабря 2024 года

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: