Образец служебной записки о приеме на работу

Образец служебной записки

КОНСАЛТИНГОВАЯ ФИРМА «ПРОМЕТЕЙ»

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Исполнительному директору Н. И. Боровому

14 декабря 2003 г.

Корректировка штатного расписания на 2004 г.

Согласно Вашим указаниям от 20 октября с. г. мною проведен анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I–III кв. текущего года (приложение 1 к настоящей «Записке»).

Результаты анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым.

Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи – в приложении 2.

Расчет-обоснование подготовлен и может быть передан Вам после соответствующего распоряжения.

Старший консультант отдела

правового обслуживания

___________ Михайлов Ю. В.

сигнатура (факсимиле)

Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство) заявление-жалоба заявление-объяснение (объяснительная) заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. При составлении заявления необходимо учитывать особенности оформления его реквизитов.

Адресация документа включает полное (без сокращений) официальное наименование должности лица, которому направляется заявление. Фамилию и инициалы писать не принято, если заявление не содержит просьбы. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил. Пример адресации заявления-констатации:

Главному энергетику обувной фабрики

Копия: заместителю директора фабрики

по материально-техническому снабжению

Пример адресации заявления-просьбы:

Декану гуманитарного факультета Донского

государственного технического университета

И.И. Михайлову

Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании. Наименование размещается ниже адресации, посередине листа:

ЖАЛОБА

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Основной текст, как правило, начинается с вводных слов, отражающих сущность содержания документа: Прошу, Обращаюсь с жалобой на. Представляю письменное объяснение. Ставлю Вас в известность. и т. п. Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление, Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г. Прошу Ваших указаний. Прошу ответить. Прошу принять меры.

Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже наименования. После основного текста с красной строки дается указание о наличии приложения (если таковое имеется):

Прошу предоставить мне учебный оплачиваемый отпуск с 10 января 2003 г. по 1 февраля 2003 г. для сдачи экзаменационной сессии в Ростовском государственном техническом университете.

Справку-вызов из университета за № 151 прилагаю.

Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления:

29 декабря 2003 г.

Подпись содержит полное официальное наименование должности отправителя, его личную роспись (сигнатуру), фамилию и инициалы. Размещается подпись интервалом ниже основного текста, правее даты написания заявления, при этом личная роспись и ее расшифровка выносятся во вторую строку, размещаемую под первой:

Студент вечернего факультета группы ВОП -11-4

_______________ Морозов И. И.

сигнатура

Заведующая кафедрой русского языка как иностранного

_______________ Иванова Н.Д.

сигнатура

Ниже реквизита подпись рекомендуют оставлять свободное пространство для написания резолюции.

Образец заявления

Декану Северо-Кавказской академии

государственной службы (Ф.И.О.)

студента 1 курса, группы. Ф.И.О.

Заявление

Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.

Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.

25.03.2003 (подпись)

Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

Отдельные виды документов, например, договор, доверенность, используются для реализации юридических, информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. документационный обмен идет по горизонтали.

Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Так, учредительный договор содержит сведения:

- о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью о размере и составе уставного капитала

- о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале

- о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Трудовой договор (трудовое соглашение) представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т. п.).

Договор (контракт) – фиксирует соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. В этом случае содержание договора составляют следующие сведения:

- наименования сторон (полное и сокращенное название) наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения

- наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации срок действия договора начало и окончание работ по договору стоимость работ и порядок расчетов порядок сдачи и приемки работы

- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства

- переход права собственности и риски порядок разрешения споров

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора. (Пример текста договора дан в приложении.)

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).

Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, а также на получение свидетельства о праве на наследство.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. В тексте официальной доверенности указываются: должность и паспортные данные доверенного лица организация, в которой производятся действия по доверенности вид действий образец подписи лица, получившего доверенность срок действия доверенности.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. Обязательными реквизитами доверенности являются:

наименование документа

место и дата написания

основной текст

удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Образец личной доверенности

ДОВЕРЕННОСТЬ

Ростов-на-Дону, десятое марта две тысячи третьего года.

Я, Антонова Мария Николаевна, проживающая в г. Батайске, ул. Пушкинская, д. 32, доверяю Демченко Ивану Петровичу, проживающему в г. Ростове-на-Дону, ул. Горького 140, кв. 1, получить в кассе завода Ростсельмаш причитающуюся мне заработную плату за октябрь, ноябрь, декабрь две тысячи второго года.

В получении за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением.

Пример оформления служебной записки СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Кому: заместителю генерального директора по персоналу — начальнику службы персонала

И.И. Иванову117 От кого: от начальника отдела кадров М.М. Михайловой

Дата: 2 февраля 2004 г.

Тема: проект изменений к штатному расписанию на текущий год

В соответствии с Вашими указаниями от 20 января с.г. отделом кадров подготовлен проект изменений к штатному расписанию (прилагается на 4 листах).

При Вашем согласии прошу Вас утвердить прилагаемый проект изменений и подписать соответствующее распоряжение о введении в действие уточненного штатного расписания с 1 апреля с. г.

Проект распоряжения о введении в действие уточненного штатного расписания прилагается (на 1 листе).

(подпись) М.М. Михайлова118

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись) П.П. Попова

01.02.2004

Начальник отдела труда и заработной платы

(подпись) A.A. Александров

01.02.2004

Исп. приложений Е.Е. Егорова (111-22-33)119

Приложение 47 Образец оформления акта. Наименование предприятия (организации, учреждения) АКТ №

Итого

документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения

в учетные документы _

подпись, расшифровка подписи

Дата Унифицированная форма № ‘Г-73 Утверждена постановлением

Госкомстата России от 06.04.01 №26 Отчетный

период с по М.П.

(наименование структурного подразделения)

АКТ

работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы

Служебная записка - назначение и пример написания

Содержание

По своей сути служебная записка ‒ инструмент деловой корреспонденции внутри организации, между сотрудниками, не находящимися в подчинении друг у друга. В том случае, если сотрудник пишет записку вышестоящему лицу, она будет называться не служебной, а докладной.

Цель записки – объяснить и согласовать аспекты деловых вопросов касательно работы сотрудника или отдела, и связанных с работой другого сотрудника или отдела. Записка пишется в тех случаях, когда устного общения недостаточно и просьбу необходимо задокументировать .

Следует заметить, что служебная записка является только вспомогательным документом, не регламентированным ОКУД. Поэтому вся информация в служебных записках не содержит приказов и распоряжений.

Как правильно написать служебную записку?

Форма написания свободная. Тем не менее, как и в любом документе, необходимо соблюдать общие правила составления документов, а именно указать:

Желательно избегать в записке лишних слов, сложных речевых оборотов. Необходимо по существу излагать суть проблемы или ситуации, по возможности сделать это кратко. Поскольку в записке указывается ее порядковый номер, логично, что такие записки регистрируются в специальном журнале . Оформление «шапки» может быть центральным или угловым (привязанным к краю документа).

Во избежание различных вариантов на каждом предприятии разрабатывают свой бланк служебной записки. При этом можно руководствоваться правилами РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

Работникам легче будет составлять документы, если в наличии имеется утвержденная приказом руководителя инструкция по оформлению и с общими указаниями по написанию различного рода записок (докладной, служебной, объяснительной).

Идеальный вариант – рядом с такой инструкцией разместить образцы написания и/или предоставить сотрудникам готовые бланки.

Для предприятий, документооборот которых в значительной степени компьютеризирован, журнал регистраций, бланки записок и готовые документы могут храниться в отдельной папке, доступной по локальной сети всем заинтересованным пользователям.

Образец написания служебной записки

Отдел автоматизации

Начальнику отдела продаж

 ООО «АДА» И. Н. Славянскому

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка – пустая формальность?

Безусловно, для маленького предприятия служебная записка может быть излишней формальностью, отнимающей время и силы. Но в большой организации, где множество работников, есть отделы, служебная записка может оказаться кстати. В таком случае служебная записка будет исполнять роль письменного напоминания о необходимых взаимодействиях между отделами .

В крупных структурах халатность при составлении служебной записки или пренебрежение ее составлением может обернуться лишней тратой времени на выяснение каких-либо обстоятельств, поиска виновных в возникновении проблем, несогласованностью в работе отделов.

Чтобы представить наглядно необходимость правильного отношения к служебной документации, представим себе следующую ситуацию. В связи с каким-либо праздником хозяйственный отдел назначает дополнительный рабочий день своим работникам для своевременной уборки территории.

Если не уведомить об этом работников отдела охраны, может возникнуть недоразумение. Работников просто не пропустят на проходной, поскольку отдел охраны ничего не знает о мероприятиях в связи с праздником.

Вопросы о служебных записках

1. Как составить служебную записку, чтобы убедить директора финансировать покупку компьютера (подписку на бухгалтерский журнал) и т. д.?

Обращение к директору не является коммуникацией по горизонтали, и поэтому такая записка не будет считаться служебной. Обращение к начальнику – докладная записка.

1. Какой формат листа используется для служебных записок?

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы оформляются на листах формата А4.

1. Правильно ли на служебной записке ставить гриф «утверждаю»?

Нет. Служебная записка – это способ коммуникации между подразделениями. Ответ на вопрос или предложение служебной записки оформляется как ответная служебная записка. При этом в шапке ответа указывается номер той записки, на которую составлен ответ.

Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Как часто, решая производственные вопросы, вы сталкиваетесь с необходимостью донести до руководства информацию в письменной форме? Объяснить ситуацию, предостеречь от ошибок, пояснить какие-либо обстоятельства. И конечно, нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить их на бумаге. Многие на собственном опыте знают, как бывает трудно написать докладную записку с обоснованием, например, необходимости дополнительной штатной единицы в отделе кадров в связи с возросшим объемом работ. К тому же далеко не всегда понятно, когда, как и зачем нужно составлять ту или иную записку. Вот эти вопросы мы и решили обсудить, чтобы сберечь ваше время и нервы.

Разновидностью служебной переписки является внутренняя, которая ведется в рамках организации (в случаях, когда вопрос не может быть решен устно). В этой ситуации составляются служебные записки - докладные или объяснительные. Кроме того, в процессе документирования могут создаваться также пояснительные и аналитические записки.

На первый взгляд особых различий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками вроде бы и нет. Действительно, эти документы близки по своему назначению, все они относятся к информационно-справочным документам, создаваемым для решения оперативных вопросов в самых разных сферах управленческой деятельности. Все записки являются документами, обеспечивающими:

&bull в общем случае - информационный обмен между структурными подразделениями, в т. ч. между обособленными структурными подразделениями и «головной» организацией

&bull в ряде случаев - информационный обмен между подведомственными предприятиями и вышестоящей организацией (учреждением)

&bull во всех случаях, когда речь идет о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, - информацию для всех заинтересованных внешних и внутренних пользователей бухгалтерской отчетностью компании, включая налоговые органы, органы статистики, банки, собственных акционеров (участников) и любых иных заинтересованных пользователей.

Обратите внимание! Служебные записки относятся к информационно-справочной документации и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам

Служебные записки, независимо от разновидности, имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, указанная в записках, не содержит распоряжений, ни к чему не обязывает, но способна инициировать определенные управленческие решения, помочь выбрать тот или иной способ управленческого воздействия, а может только быть принята к сведению, и не более того.

Итак, информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия решений или подготовки организационно-правовых и распорядительных документов.

Законодательство не предусматривает каких-либо жестких требований к служебным запискам, поэтому порядок их составления и оформления с учетом специфики организации целесообразно отразить в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству.

Совет Определите случаи и правила оформления служебных записок в локальном нормативном акте

В таком акте рекомендуем определить:

&bull все виды записок, создаваемых в компании для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками

&bull порядок составления всех видов записок (на бумажном носителе или в электронной форме)

&bull структуру текста и особенности содержания докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки

&bull обязательные реквизиты докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки и порядок их оформления

&bull порядок регистрации всех видов записок

&bull сроки хранения всех видов записок. Какие моменты важно не упустить и что следует учесть кадровику при составлении и оформлении той или иной записки, мы расскажем далее. И для наглядности приведем конкретные примеры составления этих документов.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - разновидность служебной. Определение «докладная записка» как самостоятельное понятие законодательными актами не установлено.

Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали - снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.

Докладные записки, которые фиксируют определенные события, перечисленные в ч. 2 и 3 ст. 722 ТК РФ, или предупреждают о наступлении таких событий, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее - ОКУД ОК 011-93), рассматриваемый документ упоминается только один раз - как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

А вот в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень документов с указанием сроков хранения), докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов (табл. 2 ).

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.

Можно предложить классификацию докладных записок, приведенную в таблице 1 .

Докладные записки составляются в тех случаях, когда у работника возникает необходимость проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение), выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем, а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.

Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.

Словарь кадровика

Исходя из информации, приведенной в толковых словарях, можно предложить следующие определения докладной записки:

1. Письменное сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству (Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона, 1907-1909).

2. Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о

сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь / под ред. А.Н. Азрилияна. - М. Ин-т новой экономики, 1999).

3. Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М. Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, 1974).

Служебная записка. Образец служебной записки

Хотя форма написания служебной записки, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении: довожу до вашего сведения, произвольная, что с 20 сентября 2013 в закрепленном за менеджером по персоналу мороз татьяной ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения. Цель акции: - увеличение продаж соков тм, в рознице - увеличение нумерической и качественной дистрибуции, J. Докладная записка на сотрудника за оскорбление, информирует об оскорбительном поведении должностного лица на рабочем месте и содержит просьбу о принятии мер по недопущению такого поведения в будущем. Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока тм, J, распределение призового фонда: санкт-петербург, воронеж, предоставляется в подарок 1 л сока тм, J, 60 упаковок по 1л, эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад, 400 упаковок по 1л. Цель написания докладной записки, информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Оформление служебной записки осуществляется на листе формата а4, если в организации не ведется электронный документооборот. Скачать бесплатно образцы и бланки документов. Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника. В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, задач, завершении или ходе выполнения работ, информировать о выполнении распоряжения. Правила составления и рекомендации по составлению документов. Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, информирует о невыполнении или ненадлежащем исполнении сотрудником своих трудовых обязанностей и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад. Докладная записка о прогуле, информирует о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности. Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные - от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения. Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства. Служебная записка, инструмент деловой переписки внутри организации, это информационно-справочный документ. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации в порядке прямого подчинения, внешняя, на имя руководителя вышестоящей инстанции. Наименование структурного подразделения для внешней докладной записки, делаются конкретные выводы докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, просьбы, наименование организации текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, информирует о факте нарушения работником трудовой дисциплины и содержит просьбу о привлечении его к дисциплинарной ответственности, во второй излагаются предложения.

Примеры написания служебной записки

Источники:
studopedia.net, elib.me, wearpro.ru, www.pro-personal.ru, hosgeldi.com

Следующие документы

• Образец объяснительной в рб
• Служебная записка на приобретение образец

08 сентебря 2024 года

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: