Акт порчи документов образец

Использование и списание бланков строгой отчетности

Практически всем предприятиям приходится работать с бланками строгой отчетности. Как правило, их учет относят к разряду несложных вопросов бухгалтерского учета и часто поручают новичкам. Однако и в таких вопросах есть масса нюансов — например, как часто необходимо списывать бланки строгой отчетности, как отражать их списание в учете, какую ответственность несет работник, испортивший бланк, и т. д. Поговорим об этом подробнее.

Какие бланки относятся к бланкам строгой отчетности

Перечень бланков документов строгой отчетности содержится в Номенклатуре бланков ценных бумаг и документов строгого учета, которые изготовляются по лицензии Минфина, приведенной в приложении к постановлению КМУ от 19.04.93 г. №283.

Среди бланков строгой отчетности, с которыми приходится сталкиваться бухгалтеру, выделим:

1) документы, удостоверяющие личность, событие, право, образование, трудовой стаж и т. п. (например паспорт, трудовая книжка и вкладыш к ней, листки временной нетрудоспособности и пр.)

2) проездные документы

3) знаки почтовой оплаты (почтовые марки, конверты с марками, открытки с марками)

4) документы, обслуживающие денежное обращение, к которым относятся чековые, сберегательные, депозитные книжки денежные, имущественные, расчетные чеки сертификаты качества, полисы страхования лицензии и пр.

Напомним, что с 1 января 2008 года в соответствии с постановлением КМУ от 06.06.2007 г. №809 этот список пополнят приходные и расходные кассовые ордера.

Один из наиболее «популярных» бланков строгой отчетности — доверенность на получение ценностей (формы №М-2 и №М-2б, утвержденные приказами Минстата Украины от 21.06.96 г. №192 и от 07.10.96 г. №291).

Движение и использование бланков строгой отчетности

Движение бланков строгой отчетности фиксируется в специально утвержденных формах книг. Так, поступление и выдача подотчетному лицу бланков строгой отчетности заносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности, типовая форма №сЗ-2 которой утверждена приказом Минстата Украины от 11.03.96 г.

№67. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Для ведения учета отдельных видов бланков строгой отчетности в ней выделяется одна или несколько страниц.

Если при приеме бланков выявляется их недостача, комиссия заполняет акт проверки наличия бланков строгой отчетности по форме №сЗ-4. В нем указываются количество, серии и номера бланков — как поступивших фактически, так и по данным накладной. Данные акта подписывают члены созданной для этого комиссии (обычно решение о создании комиссии фиксируется в приказе об учетной политике либо в отдельном приказе руководителя предприятия).

Аналитический учет движения бланков ведется в карточках-справках по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (форма №сЗ-5). Карточка открывается на каждое материально подотчетное лицо, которое ведет учет бланков, на каждый вид бланков отдельно. Основанием для внесения записей в карточку являются первичные документы: приходные накладные, акты проверки наличия бланков, акты списания бланков.

Для учета движения некоторых бланков предусмотрены специальные формы книг.

Трудовые книжки

Движение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним учитывается в отдельной книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № п-9, утвержденная приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. №277), а движение заполненных трудовых книжек отражается в форме № п-10, утвержденной этим же приказом. Напомним, что при выписке трудовой книжки или вкладыша к ней либо дубликата трудовой книжки с работника взыскивается сумма в размере ее стоимости (п. 6.1 Инструкции №58), которая указывается при заполнении формы №п-10 в столбце 11.

Доверенности

Учет выдачи и использования доверенностей на получение ТМЦ ведется в специальном журнале регистрации доверенностей (типовая форма №М-3, приложение №2 к приказу Минстата Украины от 16.05.96 г №99). При выдаче доверенности заполняются все графы журнала, кроме последней — «Отметка об использовании доверенности». Лицо, получившее доверенность, расписывается в журнале.

Если срок действия доверенности закончился, а ценности по ней так и не были получены, такая доверенность считается неиспользованной и должна быть возвращена работнику, который выписывает и регистрирует доверенности, не позднее дня, следующего после окончания срока ее действия, в соответствии с п. 10 Инструкции №99. Такие возвращенные доверенности погашаются надписью «Неиспользованная» и хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных документов (3 года).

По факту использования доверенности или возврата неиспользованной в журнале регистрации делается отметка в графе 8: проставляется номер документа о получении ценностей (накладной, акта и т. д.) или дата возврата доверенности. Следует помнить, что лицам, не отчитавшимся за выданные им доверенности, новая не выдается (п. 11 Инструкции №99).

Списание бланков строгой отчетности

Использованные бланки строгой отчетности списываются актом на списание использованных бланков строгой отчетности по форме №сЗ-3, утвержденной приказом Минстата Украины от 11.03.96 г. №67, за исключением тех бланков, для списания которых предусмотрены отдельные формы (доверенности и трудовые книжки).

Форма акта для списания испорченного бланка строгой отчетности нормативными документами не утверждена. Поэтому если бланк испорчен, для его списания с подотчетного лица необходимо составить отдельный акт списания по форме, утвержденной предприятием. В качестве образца для составления такой формы можно использовать все ту же форму №сЗ-3 (акт на списание использованных бланков). Сообщить о порче бланка работник может в объяснительной записке, которую необходимо будет приложить к акту списания. Следует учесть, что в случае установления вины работника при списании испорченного бланка по решению руководителя с него могут быть взысканы причиненные предприятию убытки (см. подраздел «Ответственность за порчу и утерю бланков»).

Недостача или излишки бланков строгой отчетности, выявленные при инвентаризации, отражаются в Инвентаризационной описи ценностей и бланков документов строгой отчетности (форма №инв-16, утвержденная постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 г. №241 1 ).

1 То, что данное постановление действующее и результаты инвентаризации оформляются по утвержденной им форме, подтверждает и письмо Госкомстата от 30.01.2003 г. №03-04-05/18 (напечатано в «ДК» №19/2003).

Списываются доверенности актом по форме №М-2а (приложение №3 к приказу Минстата Украины от 16.05.96 г №99). В акте указываются серии, номера и количество списываемых доверенностей, при этом отдельно выделяются использованные доверенности (по которым получены ценности) и неиспользованные.

Испорченные бланки трудовых книжек списываются актом на списание бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма №п-11, утвержденная приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. №277).

Периодичность списания бланков строгой отчетности законодательством не установлена, за исключением бланков доверенностей, которые списываются не реже одного раза в квартал (п. 14 Инструкции №99), и бланков трудовых книжек, которые необходимо списывать в конце каждого месяца (п. 7.2 Инструкции №58). Остальные бланки могут списываться в конце каждого месяца или квартала — по решению руководства предприятия. Установленную периодичность списания бланков строгой отчетности следует закрепить в приказе об учетной политике.

В актах о списании всех бланков строгой отчетности указываются серия, номера и количество списываемых бланков. Все акты подписывают члены комиссии, назначенной приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Налоговый и бухгалтерский учет

Приобретение бланков

При приобретении бланков строгой отчетности у предприятия возникают валовые расходы на основании пп. 5.2.1 Закона о прибыли. Одновременно стоимость приобретенных бланков участвует в пересчете стоимости запасов согласно п. 5.9 Закона о прибыли. В бухгалтерском учете приобретение бланков отражается по дебету счета 209 в корреспонденции с соответствующими счетами (372, 631, 371), кроме того, стоимость бланков отражается на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета». Исключение составляют бланки почтовых марок, об учете которых мы поговорим чуть ниже. Пунктом 5.13 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов, утвержденных приказом Минфина от 10.01.2007 г. №2, установлено: учет бланков на забалансовых счетах ведется по их номинальной стоимости, а при ее отсутствии — по стоимости, определяемой в соответствии с постановлением КМУ от 27.08.96 г. №1009. Упомянутое постановление КМУ вносит изменения в Порядок №116 в части определения убытков от порчи и недостачи бланков. Эти убытки определяются исходя из:

1) номинальной стоимости бланка

2) стоимости, установленной законодательством

3) стоимости приобретения (изготовления) бланка.

Очевидно, что в случае, если номинальная стоимость бланка отсутствует, учет ведется по стоимости, установленной законодательством, или по стоимости приобретения (изготовления) бланка.

Напомним, что бланки доверенностей отражаются на забалансовом счете 08 по номинальной стоимости. В последнее время в связи с утратой силы приказом Минфина от 19.02.98 г. №37 ведется много споров по поводу размера номинальной стоимости бланков доверенностей. Дело в том, что именно этим приказом в п. 14 Инструкции №99 вносились изменения, в соответствии с которыми номинальная стоимость бланка доверенности составляла 1 гривню 50 копеек за 1 бланк.

После того как Минфин приказом от 04.07.2007 г. №787 отменил упомянутый приказ №37, большинство специалистов сделало вывод о возобновлении предыдущей редакции п. 14 Инструкции №99, в соответствии с которой бланки доверенностей отражались на балансе предприятия по номинальной стоимости не менее 0,1 минимального размера заработной платы. В прессе начали появляться консультации о необходимости учета бланков по новой номинальной стоимости (сейчас 0,1 минимального размера заработной платы составляет 46 грн). В то же время другие специалисты высказывали сомнение в том, что отмена приказа №37 влечет возврат предыдущей редакции пункта 14 Инструкции №99, утверждая, что этот вопрос законодатель должен был оговорить отдельно.

Письмом от 22.10.2007 г. №31-34000-10-10/21625 Минфин предоставил разъяснение, которым положил конец спорам, указав, что «…признание нормативно-правового акта утратившим силу не отменяет изменений, которые были внесены этим актом в другие нормативно-правовые акты…». Таким образом, учет доверенностей продолжаем вести по номинальной стоимости 1 гривня 50 копеек за 1 бланк. Возможно, кто-то захочет поспорить с этим утверждением, поскольку базируется оно исключительно на аналогии норм права. Однако позиция Минфина очевидна и, надо сказать, только на пользу предприятиям.

Списание бланков

По факту списания бланков их стоимость списывается с забалансового счета 08 и отражается по кредиту счета 209 в корреспонденции со счетами расходов. В налоговом учете при перерасчете запасов согласно п. 5.9 Закона о прибыли стоимость запасов на конец периода уменьшается на стоимость списанных бланков.

Если бланки списываются по причине их порчи или утери, по факту их списания в налоговом учете необходимо откорректировать сумму валовых расходов на стоимость испорченных (утерянных) бланков. Связано это с невыполнением основного условия пп. 5.2.1 Закона о прибыли: использование приобретенных бланков в хозяйственной деятельности.

Обращаем внимание, что валовые расходы при списании испорченных или утерянных запасов, по мнению ГНАУ, следует корректировать в Декларации по налогу на прибыль путем отражения стоимости таких запасов в гр. 4 «Запасы, использованные не в хозяйственной деятельности» таблицы 1 приложения К1/1 к декларации (см. письмо ГНАУ от 31.03.2006 №6161/7/15-0317).

Что касается корректировки сумм НДС, уплаченных при приобретении бланков, то тут, как обычно, возникают разногласия, связанные с разным толкованием норм, изложенных в пп. 7.4.1 Закона о НДС. Так, одни специалисты считают необходимым при списании испорченных бланков откорректировать налоговый кредит, так как не выполнено требование абзаца второго пп. 7.4.1 Закона о НДС: бланки не использованы в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности, значит, право на налоговый кредит предприятие теряет.

Другие высказывают мнение, что корректировка налогового кредита по НДС возможна только на основании п. 4.5 Закона о НДС, который не предусматривает случаев списания товаров. В свою очередь, эти специалисты предлагают при списании испорченных бланков руководствоваться последним абзацем пп. 7.4.1, в соответствии с которым товары, использованные в операциях, не являющихся объектом обложения НДС, считаются проданными по обычным ценам, но не ниже цен приобретения, что влечет начисление налоговых обязательств. Однако это мнение также можно оспорить, поскольку в последнем абзаце пп. 7.4.1 речь идет об операциях, которые не являются объектом налогообложения согласно статье 3 Закона о НДС или освобождаются от налогообложения согласно статье 5 этого Закона, т. е. подразумевается конкретный перечень операций, под который списание товаров не подпадает.

Сейчас на практике придерживаются обеих точек зрения, однако автору более логичной представляется первая из них.

Следует признать, что стоимость испорченных или утерянных бланков в большинстве случаев настолько несущественна, что бухгалтер зачастую не придает значения необходимости корректировать суммы ВР и НК. И напрасно, ведь сумма штрафа, который грозит предприятию в случае доначисления суммы налогового обязательства контролирующим органом, в соответствии с пп. 17.1.3 Закона №2181 составит от десяти до пятидесяти процентов от суммы недоплаты, но не меньше десяти необлагаемых минимумов доходов граждан (т. е. как минимум 170 гривень). Кроме того, за нарушение порядка ведения налогового учета бухгалтеру грозит админштраф в размере от 5 до 10 н.м.д.г. (от 85 до 170 гривень) согласно ст. 163-1 КоАП.

Учет почтовых марок

Отдельно следует сказать об учете таких бланков строгой отчетности, как почтовые марки. 1 В соответствии с Инструкцией №291 2 учет почтовых марок ведется на счете 33 «Прочие денежные средства». Поступление марок отражается по дебету субсчета 331 «Денежные документы в национальной валюте», а выбытие — по кредиту этого счета в корреспонденции с расходными счетами.

Помимо этого, учет почтовых марок, как и всех остальных бланков строгой отчетности, ведется на забалансовом счете 08.

Соответственно, почтовые марки не участвуют в расчете прироста-убыли запасов согласно п. 5.9 Закона о прибыли. В связи с этим возникает вопрос, в какой момент следует отражать валовые расходы по приобретенным почтовым маркам. Фактически в момент приобретения марок субъект хозяйственной деятельности оплачивает услуги почтовой связи. А получение услуг происходит в момент использования марок, которое подтверждается первичным документом — актом списания использованных бланков строгой отчетности.

Дату увеличения валовых расходов мы определяем на основании требований п. 11.2 Закона о прибыли. Если с оператором почтовой связи не заключен письменный договор, в котором указано, что продавец услуг является плательщиком налога на прибыль, датой возникновения валовых расходов в соответствии с пп. 11.2.3 Закона о прибыли является дата фактического получения услуг.

Ответственность за порчу и утерю бланков

Работники, испортившие или утерявшие бланк строгой отчетности, несут материальную ответственность за причиненный предприятию ущерб. Напомним, что размер убытков от недостачи и порчи бланков строгой отчетности в соответствии с п. 7 Порядка №116, определяется с использованием коэффициентов:

1) если бланк имеет номинальную стоимость или законодательством установлена его стоимость, для определения суммы убытков указанная стоимость умножается на коэффициент 5

2) если номинальная стоимость на бланке не указана и законодательством не установлена его стоимость, убыток определяется в размере стоимости приобретения (изготовления) бланка, умноженной на коэффициент 50.

Поскольку, как мы уже выяснили выше, по мнению Минфина, номинальная стоимость доверенностей осталась прежней, сумма, которую предприятие должно удержать с виновного работника за испорченный бланк доверенности, составит 7 гривень 50 копеек (1,50 х 5).

Но всегда ли следует удерживать с работника сумму ущерба в случае порчи или утери бланка?

Обратим внимание наших читателей на следующее. Материальная ответственность сотрудников за причиненный предприятию ущерб возникает на основании ст. 130 КЗоТ. Однако ст. 130 КЗоТ содержит оговорку: «Работники несут материальную ответственность … вследствие нарушения возложенных на них трудовых обязанностей». Отсюда следует важный вывод: работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если он не нарушал свои трудовые обязанности.

Кроме того, ст. 130 КЗоТ гарантирует соблюдение прав и интересов работников путем установления ответственности только за прямой действительный ущерб при условии, что такой ущерб причинен предприятию, учреждению, организации виновными противоправными действия-ми (бездействием) работника.

Как видим, для того чтобы привлечь работника к ответственности, необходимо установить факт нарушения им его трудовых обязанностей и наличие вины. При этом нужно учитывать характер причиненного ущерба и конкретные обстоятельства его причинения, поскольку ст. 130 КЗоТ установлено, что на работников не может быть возложена ответственность за ущерб, относящийся к категории нормального производственно-хозяйственного риска.

Решение о привлечении работника к материальной ответственности принимает руководитель предприятия, о чем оформляется соответствующий приказ. Из взысканных с работника сумм возмещаются убытки, причиненные предприятию, а остаток средств перечисляется в Государственный бюджет Украины (п. 10 Порядка №116).

Сумма, полученная предприятием от работника в качестве компенсации причиненных убытков, по нашему мнению, не включается в состав валовых доходов предприятия. Основание — пп. 4.2.3 Закона о прибыли, где сказано, что суммы, полученные в качестве компенсации убытков, не включаются в валовые доходы при условии, что они не были отнесены к составу валовых расходов. При списании бланков мы исключаем их стоимость из валовых расходов, следовательно, можем смело руководствоваться данной нормой.

Пример Предприятие приобрело блок бланков (50 штук) по цене 27,0 коп. за бланк, кроме того НДС — 5,4 коп. Из этого блока 20 бланков доверенностей были использованы, 1 бланк утерян и 4 бланка испорчены. По факту утери бланка установлено виновное лицо. По решению руководителя с работника, утерявшего бланк, взыскивается сумма причиненного ущерба.

Номинальная стоимость бланка доверенности — 1,50 грн.

За причиненный предприятию ущерб с работника удерживается сумма в размере:

1,50 х 5 = 7,50 грн.

Из этой суммы на возмещение убытков, причиненных предприятию, направляется:

0,270 + 0,054 = 0,32 грн.

Оставшаяся сумма в размере 7,18 грн перечисляется в бюджет.

Рассмотрим, как эти операции отражаются в учете (см. таблицу предприятие использует 9-й класс счетов для учета расходов).

Таблица

Отражение в учете приобретения и списания бланков строгой отчетности

Акт порчи имущества при затоплении

акт порчи документов образец

Не удалось открыть файл, поскольку в вашем браузере отключено использование JavaScript. Эксплуатирующая организация вправе разработать свою форму акта, в которой обязательно должны быть указаны: подробное описание повреждений, грамотно составленный акт залива затопления должен находиться у вас вплоть до решения вопроса о возмещении ущерба, представители эксплуатирующей организации отказываются фиксировать повреждения, причиненного затоплением квартиры, причиненных помещению как правило, причиненные движимому имуществу. санузел_м - _6. На день обследования комиссия установила: во время залива в квартире. санузел_м - _6. Наши специалисты-оценщики определят точный размер ущерба, который будет подтвержден официальным отчетом. Акт о заливе квартиры образец. Пострадали, _ выявлено: _были нарушены нормы технической эксплуатации зданий: _ _ явилось _необходимо произвести ремонт силами: _описание объема причиненного ущерба: комната _м - _2. коридор _м - _4. Указанный акт должен быть составлен исполнителем и подписан его уполномоченным представителем не позднее 12 часов с момента обращения потребителя в аварийно-диспетчерскую службу. Единой формы бланка для составления акта о заливе причинении ущерба помещению нет. комната _м - _3. Составить такой акт вменяется в обязанность организации, эксплуатирующей дом. Года постройки, состоит из _ комнат. коридор _м - _4. О последствиях залива жилого, по адресу: _ _ _комиссия в составе: _ _ по адресу _на предмет залива из вышерасположенной квартиры, нежилого помещения. Положение является обязательным для выполнения всеми жилищными организациями независимо от форм собственности. К приказу управления городского заказа и управления жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства правительства москвы от 12.03.2001. Акт о заливе затоплении помещения, акт о причинении ущерба - как бы его ни называли - это первый и самый важный документ, например и его последствиями ущерб, акт о залитии, причиненный имуществу, акт о протечке, который устанавливает причинно-следственную связь между событием авария. кухня _м - _5. Включите его и перезагрузите страницу. ванная _м - _объем восстановительных работ: комната _м - _2. Часто именно от вашей компетентности зависит, насколько грамотно и полно будет составлен данный документ. Имея на руках акт о заливе и отчет об оценке ущерба, можете смело требовать компенсации ущерба от затопления в досудебном или судебном порядке. кухня _м - _5. В случае невозможности подписания акта потребителем или его представителем он должен быть подписан двумя очевидцами.

Акт порчи имущества при затоплении образец

Акт уничтожения товара

Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта уничтожения товара имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.

Образец акта уничтожения товара

АКТ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ТОВАРОВ И ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ

ОБ УНИЧТОЖЕНИИ

Настоящий акт составлен __ _______________ 19__ г. о том, что в

присутствии нижеперечисленных лиц произведено уничтожение ____________

______________________________________________________________________

При уничтожении присутствовали:

___________________________________________________________________

(должность и Ф.И.О. уполномоченного представителяподпись

Уничтожение документов

акт порчи документов образец В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм). Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы. Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок уничтожения документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов. при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их .

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации. для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии .

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.

для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Акт о порче документов образец ожидает загрузки

акт порчи документов образец

Архив акт о порче документов образец пригоден персональной работы на вашем пк. Перед размещением все архивы подвергаются тщательной проверке на соответствие указанному содержанию и отсутствие вирусов. Перейдите по ссылке, чтобы запустить процесс скачивания!

Источники:
dtkt.com.ua, pozitivika.ru, biznes-prost.ru, delo-ved.ru, inst-lead.url.ph