Образец составления гарантийного письма

Гарантийное письмо

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!

Отправителем гарантийного письма обычно является юридическое лицо, либо лично руководитель организации. Адресоваться такой документ может как юридическому, так и физическому лицу. Иногда само слово гарантия и не фигурирует в тексте письма, однако сама форма говорит о том, что данная переписка именно такого рода. Гарантироваться могут различные действия, например, своевременная оплата за товар, сроки отгрузки или надлежайшее качество выполнения работ. В отдельных случаях гарантийные письма могут требоваться одной из сторон товарных отношений. Это происходит тогда, когда одна сторона не уверена в своём деловом партнёре. Гарантийные письма часто служат дополнением к основному договору, как дополнительная гарантия качественного сотрудничества.

Наиболее распространённым случаем использование гарантийного письма является факт подтверждения оплаты. Тогда по тексту самого письма или в приложении нужно указать ссылку на номер счёта, по которому производится оплата. Но иногда такое письмо может служить и заверяющим документом. В случае регистрации фирмы в государственных органах, когда помещение для юридического адреса будет предоставлено только через какое-то время, достаточно гарантийного письма от арендодателя. Некоторые банки могут принимать гарантийные письма от сторонних организаций для выдачи кредита. В этом случае такой документ подтверждает платёжеспособность заёмщика.

Язык, которым пишется письмо, должен быть сугубо деловым. Содержание должно быть чётким и понятным, без длинных размытых фраз и выражений. В письме указываются реквизиты организации, а так же вид операции, по которой предоставляется гарантия. Необходимо указывать суммы и чёткие сроки осуществления перевода. Только в этом случае переписку можно в полной мере назвать гарантийным письмом.

Данное письмо обычно составляется в двух видах. Первый - это когда первыми строками текста отправитель даёт гарантию, а далее по тексту расшифровывает суть обязательств, сроки, условия и т.п. (письмо начинается Гарантируем настоящим письмом&hellip).

Второй вариант, это когда по тексту описывается суть переписки, а в конце письма добавляется Выполнение условий гарантирую или гарантирую своевременную оплату. В каком случае, какой вариант применить определяется исходя из конкретных обязательств и уровня деловых отношений между организациями.

Если в письме идёт речь о финансовых вопросах и суммах оплаты, то помимо подписи руководителя или должностного лица, от чего имени ведётся переписка, ставится ещё и подпись главного бухгалтера или финансового директора. Общие правила оформления гарантийных писем и примеры данных документов можно найти в интернете.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Гарантийное письмо. Образец и правила составления

Гарантийное письмо - одна из форм деловой переписки. В нем даются обещания и гарантии исполнения каких-либо обязательств. При составлении гарантийного письма, как любого другого официального документа, необходимо соблюдать определенные правила.

Цель составления гарантийных писем

Гарантийными письмами обмениваются организации или юридическое лицо и физическое лицо. Например, юридическое лицо может подтвердить гарантию оплаты работ, исполненных физическим лицом.

В случаях, когда одной из сторон устные договоренности не внушают доверия, она может потребовать составления гарантийного письма. Однако нужно сказать, что никаких юридических гарантий такой документ не обеспечивает. При этом гарантийные письма очень популярны сейчас в деловых кругах.

Чаще всего гарантийные письма составляют:

чтобы подтвердить оплату товаров (услуг, работ). В этом случае в письме должен быть указан номер договора поставки (выполнения работ) и номер счета для оплаты

для информирования третьих лиц при регистрации предприятия. Наличие гарантийного письма подтверждает юридический адрес. Если речь идет о банковских операциях, такое письмо может служить подтверждением обеспечения кредита

для подтверждения отсроченного платежа

с целью обозначения намерения о возможном сотрудничестве. Это происходит обычно, когда договор о сотрудничестве еще не заключен.

Правила составления гарантийного письма

У гарантийного письма существует определенная форма, которой стоит придерживаться, составляя этот документ:

избегайте слишком длинных фраз и обтекаемых выражений - язык документа должен быть деловым

формулируйте мысли четко и ясно, укажите гарантируемые обязательства, иногда бывает необходимо изложить подробно процедуру исполнения обязательств

письмо должно быть напечатано на фирменном бланке организации и скреплено печатью

если речь идет о гарантии оплаты, письмо должно быть подписано руководителем организации и главным бухгалтером.

Реквизиты гарантийного письма:

название организации

код организации

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

индивидуальный налоговый номер (ИНН)

указание адресата

заголовок

номер и дата регистрации письма.

Как правило, гарантийное письмо начинается со слов: «Настоящим письмом гарантируем…», хотя возможен иной вариант, если письмо начинается с изложения перечня причин, являющихся основанием для требования гарантий. "Ввиду того, что нашими организациями подписан договор об оказании услуг и произведена предоплата…», - один из возможных вариантов.

В письме можно дополнительно указать на возможность послеоплаты, кредита, а также напомнить о штрафных санкциях, последующих в случае нарушения сроков оплаты и т. п.

Самыми распространенными фразами для подобной переписки являются:

Фирма «XXX» гарантирует своевременную оплату…

Настоящим гарантируем оплату…

Гарантируем, что.

Даже если в документе нет слова «гарантия», смысл письма остается гарантийным.

Кроме этого, к письму можно приложить копии документов:

Свидетельство о регистрации предприятия (индивидуального предпринимателя),

Свидетельство о постановке на налоговый учет ,

Выписка из ЕГРЮЛ ,

Приказ о назначении руководителя или другого должностного лица уполномоченного подписывать документы.

Как заработать на Форекс без опыта?

Порядок написания гарантийного письма

Что такое гарантийное письмо? Это деловое письмо, которое своим содержанием дает обязательство исполнить указанные в тексте действия в обозначенные сроки. В данной статье приведены полезные рекомендации по написанию гарантийного письма.

В конце статьи даны ссылки, по которым можно скачать образцы гарантийных писем для различных случаев: о предоставлении юридического адреса, о приеме на работу, об оплате в определенные сроки.

В каких случаях пишется гарантийное письмо? Если необходимо подтвердить выполнение каких-либо обязательств в обозначенные сроки, то сделать это можно с помощью официального делового письма. Пишется оно одним лицом по просьбе другого. Например, у организации имеется задолженность перед поставщиком. Организация не может в данный момент оплатить, но обязуется сделать это в определенные сроки, например, в течение месяца. В подтверждение своих слов организация пишет гарантийное письмо об оплате и предоставляет его поставщику.

Гарантийное письмо может содержать обязательства по качеству оказанных услуг или поставленных товаров. Продавец в данном случае гарантирует качество (работоспособность) товара, если же качество будет нарушено, то продавец обязуется восстановить его за свой счет.

Гарантийное письмо очень часто пишется в ответ на претензию покупателя, заказчика, контрагента.

Существует много других примеров написания гарантийного письма. Некоторые его образцы можно скачать внизу статьи.

Как написать гарантийное письмо?

Какие реквизиты и сведения нужно отразить в бланке гарантийного письма для того, чтобы оно было официальным?

Должна стоять дата составления, документу нужно присвоить уникальный номер.

Сведения об адресате – наименование организации или ФИО физического лица, для которого пишется гарантийное письмо.

Должно быть четко прописано в тексте, какие обязательства на себя берет автор письма, что он обязуется сделать и что гарантирует.

Нужно указать сроки, в которые указанные обязательства будут исполнены.

Если указанные гарантии и обязательства подтверждаются какими-то документами, то данные об этих документах (наименования, даты, номера) также нужно отразить в тексте гарантийного письма.

Кроме вышеперечисленного в текст нужно включить сведения о лице, составившем документ (наименование и прочие реквизиты, в том числе и банковские при необходимости).

При невыполнении обязательств могут применяться штрафы, размеры которых также нужно отразить в бланке гарантийного письма.

Подпись лица, составившего документ, и печать при наличии.

Скачать образцы гарантийных писем можно ниже.

Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса – скачать .

Составление и оформление гарантийного письма

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:

постоянные реквизиты бланка письма:

эмблема (03 )

наименование организации (06 )

справочные данные (07 )

код ОКПО (04 )

переменные реквизиты бланка письма:

дата (09 )

регистрационный номер (10 )

ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) (См. прим. 1 )

адресат (14 ) (См. прим. 2 )

заголовок (17 )

текст (19 )

отметка о наличии приложения (20 ) (См. прим. 3 )

подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21 )

печать (24 ) (См. прим. 4 )

отметка об исполнителе (26 ) (См. прим. 5 ) .

Заголовок (17 ) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

Об аренде автомобиля

или

О вывозе мусора

или

Об обучении сотрудника

или

О размещении рекламы

Текст (19 ) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас. Далее по смыслу - «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором ). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:

Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.

В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07 ) или нет.

Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:

Оплату гарантируем с р/с.

или

Оплату гарантируем. Наш р/с.

или

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты.

Отметка о наличии приложения (20 ) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.

Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.

Пример оформления гарантийного письма приведен в приложении.

* * *

Прим. 1 Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.

Прим. 2 В качестве адресата в гарантийном письме указывается только руководитель организации.

Прим. 3 Заполняется при необходимости.

Прим. 4 Заполняется обязательно.

Прим. 5 Заполняется обязательно.

Составление и оформление писем

Общие положения

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении .

Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

постоянные реквизиты бланка письма:

эмблема (03)

наименование организации (06)

справочные данные (07)

код ОКПО (04)

переменные реквизиты бланка письма:

дата (09)

регистрационный номер (10)

ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) 1

адресат (14)

заголовок (17)

текст (19)

отметка о наличии приложения (20) 2

подпись (21)

отметка об исполнителе (26).

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:

постоянные реквизиты бланка письма:

эмблема (03)

наименование организации (06)

справочные данные (07)

код ОКПО (04)

переменные реквизиты бланка письма:

дата (09)

регистрационный номер (10)

ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) 3

адресат (14)

заголовок (17)

текст (19)

отметка о наличии приложения (20) 4

подпись (21)

отметка об исполнителе (2б) 5 .

Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

О материалах конференции

или

Об отзыве на статью

Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:

Направляем Вам.

Возвращаем Вам.

Высылаем Вам.

Допускается начинать текст письма фразами типа

В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем).

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем).

Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.

Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.

Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:

Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.

Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении .

Гарантийное письмо

постоянные реквизиты бланка письма:

эмблема (03)

наименование организации (06)

справочные данные (07)

код ОКПО (04)

переменные реквизиты бланка письма:

дата (09)

регистрационный номер (10)

ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) 6

адресат (14) 7

заголовок (17)

текст (19)

отметка о наличии приложения (20) 8

подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21)

печать (24) 9

отметка об исполнителе (26) 10 .

Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

Об аренде автомобиля

или

О вывозе мусора

или

Об обучении сотрудника

или

О размещении рекламы

Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас. Далее по смыслу - «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:

Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.

Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:

Оплату гарантируем с р/с.

или

Оплату гарантируем. Наш р/с.

или

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты.

Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.

Пример оформления гарантийного письма приведен в приложении .

Стиль переписки государственных организаций

Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.

Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).

Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Например:

Сообщаем, что в период с. по.

Установлено, что в период с. по.

Сообщаем, что по состоянию на.

Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам.

Направляем Вам согласованный с.

Направляем на рассмотрение и утверждение.

Проверкой установлено, что.

Считаем целесообразным.

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

Просим Вас рассмотреть вопрос.

Просим Вас изыскать возможность.

Принимая во внимание, что. просим.

В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма. Например:

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты. (гарантийное письмо)

или:

. в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции

. в противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).

Употребление слов в одной падежной форме

Употребление однотипных падежных форм при имени существительном («нанизывание падежей») - характерная особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном. Например:

Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и руководства (род. п.).

или

Направляем Вам проект повестки (род. п.) дня (род. п.) научно-практической конференции (род. п.).

Ограниченная сочетаемость слов

Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.

Источники:
class365.ru, timesnet.ru, moiblanki.ru, www.tepka.ru, workpaper.ru