Форма официального письма образец

Как писать официальное письмо

Чтобы составить хорошее, информативное письмо необходимо уделить особое внимание его форме и содержанию.

Для официальных писем используют специальные бланки, которые соответствуют стандарту. Они содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке.

Выделяют:

а также письма:

Образец и пример официального письма

На лист бланка наносят типографским способом постоянные элементы. В настоящее время типовые бланки практически не используют, так как бумагу со всеми необходимыми реквизитами можно распечатать самостоятельно на принтере. Помимо основного текста письмо содержит информацию об адресате: название организации-отправителя, контактные данные, номер письма и т.д. Реквизиты могут иметь продольное либо угловое расположение.

На восприятие содержания письма влияет соблюдение принципов технической эстетики при его оформлении. Человеческий глаз легче фиксирует верхнюю часть объектов, поэтому в письме она более насыщена, а нижняя – наоборот, более «устойчива».

Стандарты формуляров-образцов устанавливают формат и размер полей документов, находящихся в унифицированной системе, требования к конструкционной сетке, наличие и порядок расположения реквизитов. Такие документы состоят из трех основных частей, расположенных в четко разграниченных зонах, что обеспечивает быстроту и легкость восприятия текста.

Обязательными признаками для отдельных видов документации являются реквизиты, установленные законом или различными положениями. Их расположение и состав должны соответствовать стандартам (ГОСТ Р.30-2003).

Общепринятые стандарты способствуют: организации централизованного изготовления бланков, снижению стоимости машинописных работ, сокращению трудозатрат на оформление и составление писем, облегчению визуального поиска необходимой информации, расширению возможности применения организационной и вычислительной техники при обработке документов.

Формуляр-образец служит основой для составления бланков всех видов управленческой документации.

В зависимости от назначения документы содержат до 31 реквизита. Однако их полного набора нет ни в одном документе, так как для каждого вида определен свой состав.

Для официальных писем используют следующие реквизиты:

Если нужно, прописывают адреса веб сайтов и электронной почты предприятия.

Совокупность реквизитов в официальном письме называют формуляром. Некоторые нанесены на бланк типографским способом. Все документы помимо официального письма имеют название их вида, например, «Акт», «Решение» и прочее.

Наименование организации адресата прописывают полностью и сокращенно. Требования к оформлению писем зависит от предприятия. Государственные учреждения соблюдают правила составления в обязательном порядке.

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Образцы деловых писем и прошений

Пример предложениея от кадровой компании подрядчика по подбору и поиску персонала. Смотреть пример письма о сотрудничестве

Деловое письмо-предложение от имени строительной компании подрядчика об оказании инженерных услуг на строительном рынке. Смотреть пример делового письма

Деловое письмо адресовано руководителю новосибирского медицинского комплекса, имеющего в составе больницы, поликлиники и профилактории. Смотреть текст делового письма

Деловое письмо-прошение от предприятия. В письме-прошении речь идет о возобновлении поставок по договору, которые были приостановлены. Смотреть текст прошения

Текст делового письма-предложения от телекоммуникационной компании GLOBAL - в письме предложение услуг IT-телефонии, монтажа кабельных сетей Смотреть текст письма

Другие разделы образцов и примеров текстов

Вы можете использовать в работе над коммерческими текстами другие примеры и образцы работ специалистов ONLYES. Если текст по нужной тематике не представлен, сделайте заказ .

ПРЕЗЕНТАЦИОННЫЕ ПИСЬМА . Некоторые примеры и образцы работ.

КОММЕРЧЕСКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ . Образцы и примеры выполненных работ.

ПРЕДЛОЖЕНИЯ СОТРУДНИЧЕСТВА . Примеры и образцы работ.

БИЗНЕС-ТЕКСТЫ ДЛЯ САЙТОВ . Ссылки на web-сайты заказчиков.

БИЗНЕС-ЛЕГЕНДЫ ДЛЯ КОМПАНИЙ . Некоторые фрагменты текстов.

РЕЧИ, ИМИДЖЕВЫЕ ИНТЕРВЬЮ . Примеры и образцы текстов.

ПРИГЛАШЕНИЯ И ПОЗДРАВЛЕНИЯ . Примеры корпоративных текстов.

СПОНСОРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ . Образцы спонсорских пакетов, писем.

Написание писем – трудности в современной переписке

Искусство написания писем ценилось нашими предками, как бесценный дар. В эпоху, когда общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.

Однако, осталась сфера, в которой написание писем все еще необходимо, речь идет о деловой переписке. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу, пожилому родственнику или малознакомому человеку. В этом просто нет необходимости.

Но делопроизводство любой компании включает письма, и поэтому деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций.

Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений.

Что делать, если требуется активная деловая переписка, а вопрос о том, как писать письма, остается открытым? Что, если написание писем превращается в долгий и сложный процесс, а правильное оформление письма остается тайной?

Многие пытаются в данном случае найти хорошие образцы писем, на которые можно ориентироваться. Взяв за основу одно бизнес письмо, нельзя постичь до конца правила написания деловых писем. Деловая переписка включает множество видов писем, поэтому единичный пример оформления письма не может удовлетворить все нужды компании.

Однако, идея взять за основу образцы писем неплоха. Но лучше, если под рукой имеются многочисленные шаблоны писем, каждый из которых подходит под конкретный случай. Такие шаблоны писем трудно разработать самому, придется потратить на это много времени и сил, не говоря уж о том, что придется соблюдать пресловутые правила написания писем.

Гораздо выгоднее воспользоваться нашим предложением: на нашем сайте имеются уже готовые шаблоны писем, которые доступны для вас в любой момент. Не нужно думать о том, как соблюдать правила составления писем, не нужно искать где-то пример делового письма, не нужно думать, как правильно оформить письмо, все это сделано за вас и для вас.

Экономия времени

Написание писем в деловой сфере – это не творческое хобби, которому можно посвятить часы и дни. Деловая переписка должна быть оперативной, писать письма клиентам и отвечать на их послания нужно быстро. У активно развивающейся компании каждая минута на счету, деловое письмо должно быть написано быстро и качественно.

Чтобы избавиться от необходимости тщательно подбирать фразы-клише, обдумывать всякий раз оформление письма, нужно просто иметь готовый бланк письма и шаблоны писем. С нашими образцами оформление делового письма станет максимально быстрым. В то же время вы не потеряете в качестве, как это часто бывает при поспешной работе.

Типовые письма, которые вы найдете у нас, составлены грамотно, соблюдены все правила оформления писем. Как писать деловые письма быстро? Если вы ищете ответ на этот вопрос, то он прост: используя наши шаблоны писем! Как сделать так, чтобы деловое письмо было готово в максимально сжатые сроки, но было написано качественно? Просто взять пример делового письма с нашего сайта!

Экономите усилий ваших сотрудников

Даже если они прекрасно знают, как писать письма, если составление делового письма для них - привычное дело, а правила оформления писем им хорошо знакомы, деловая переписка все равно будет отнимать у них слишком много усилий. К тому же, может возникнуть ситуация, когда привычные типовые письма уже не охватывают всех необходимых вариантов, и тогда приходится думать, как оформить письмо.

В этом случае написание делового письма может стать сложной задачей. А если у сотрудников всегда под рукой шаблон делового письма, составленный нами, то его усилия будут минимальны. Образец оформления письма значительно облегчает работу и ускоряет делопроизводство.

Вместо того, чтобы думать, как писать письма, сотрудник быстро находит пример составления письма, вносит соответствующие изменения и приступает к выполнению новых задач. Написание делового письма становится простым делом, если вы предоставите сотруднику наши примеры написания писем.

Хотите, что сотрудник точно знал, как правильно писать письма? Хотите, чтобы он досконально соблюдал правила оформления писем? Пусть у него всегда будет образец написания письма, специально разработанные шаблоны писем с нашего сайта!

Что вы найдете на нашем сайте?

В первую очередь, ответ на вопрос, как писать письма. Вы увидите, какой должна быть деловая переписка, каковы правила делового письма. В целом, на нашем сайте структурирована и разобрана по полочкам вся деловая переписка, остается лишь взять нужные примеры написания писем.

Правила делового письма даны в конкретных примерах, написание писем сведено к простым действиям по заполнению подходящего образца. На нашем сайте вы сможете найти неоценимую помощь в такой области деятельности, как делопроизводство.

На нашем сайте вы сможете увидеть шаблоны писем, каждый из которых - это образец написания письма для конкретного случая. Любое бизнес письмо может быть написано с использованием наших шаблонов.

Составить деловое письмо по одному из образцов очень просто, а значит, существенно упрощается деловая переписка. Нужен лишь бланк письма, разработать который по нашим шаблонам не составит труда. Вы сможете найти на нашем сайте пример делового письма, который станет образцом для ваших писем.

Имея под рукой качественный пример делового письма, вы сможете упростить составление писем. С нашими шаблонами написание делового письма будет приятным и быстрым.

Вы перестанете думать о том, как правильно написать письмо. Оформление письма с помощью наших шаблонов гарантирует соблюдение такой важной условности, как правила написания писем. Составление делового письма, в котором соблюдены все требования, станет посильной задачей. Имея шаблон, не нужно беспокоиться о том, как оформить письмо, оформление письма станет нашей заботой.

У нас есть пример делового письма, у нас есть все, чтобы вы не думали, как правильно писать письма или как оформить письмо. Деловое письмо, написанное с помощью наших шаблонов, будет безупречным. Оформление письма уже готово, бланк письма ждет вас. Воспользуйтесь неоспоримым преимуществом, которое дает вашей компании применение наших шаблонов писем!

Образцы деловых писем

Составление делового письма

Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

Оформление делового письма

Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа - не менее 1,5 см.

Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).

В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.

В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).

Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

Официальное письмо

Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Ниже представлены наиболее часто применяемые образцы писем:

Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь  положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003 .

Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет:

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб (для государственных предприятий)
2. Логотип или эмблема организации
3. Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть
4. Код документа по ОКУД (если имеется)
5. Наименование организации (полное и сокращенное)
6. Почтовый и юридический адрес
7. Номер телефонов
8. номер факса
9. Банковские реквизиты
10. Дата
11. Индекс документа (регистрационный номер)
12. Ссылка на индекс и дату входящего документа
13. Адресат
14. Заголовок к тексту
15. Текст
16. Подпись
17. Фамилия и телефон исполнителя.

При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем.

Источники:
mirblankov.ru, onlyes.ru, www.delopis.ru, working-papers.ru, blanker.ru

Следующие документы

• Как правильно написать письмо президенту образец
• Как писать коллективную жалобу образец

23 апреля 2024 года

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: