Как правильно составить должностную инструкцию образец

Поиск должностных инструкций

Как составить должностную инструкцию?

Статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, в частности таких, как положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. Рассмотренные в статье двенадцать правил составления нормативных документов помогут вам сделать документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни.

В этой статье речь пойдет о корпоративных письменных нормативных документах. Существует три основные разновидности таких документов: положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные должностные инструкции. В действительности, с точки зрения техники написания нет никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами операций. Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

Статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, а не их разновидностям, поэтому в тексте слова «документы», «положения», «регламенты» и «инструкции» будут часто использоваться как синонимы. Теперь перейдем к делу.

Зачем существуют инструкции: Что делать? и Кто виноват?

Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа — краткость и ясность.

Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно — его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?

Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. Оба заблуждения связаны с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.

В действительности, единственное предназначение нормативного документа — ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из инструкции. Это первое правило .

Назначение инструкции — объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей инструкция не может!

В первую очередь оставьте иллюзию, будто, прочитав инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.

Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор, и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило .

Помните: вы пишете инструкции конкретным людям

Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что инструкция составлена для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.

Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило . Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете инструкцию — и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то, может, вам обратить внимание на подбор кадров?

Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длины!

Цели, задачи, функции: от общего к частному

Итак, из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?

Раздел 1 «Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?

Раздел последний «Заключительные положения». То же самое.

Раздел 2 «Цели и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать «на автопилоте» или просто позаимствовать из другого документа, то к «Целям и задачам» нужно приступать, четко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел «Функции» можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но «Цели и задачи» должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.

Как правильно сформулировать цели?

Правило четвертое. Цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: 1) починка сарая и 2) строительство коммунизма. Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если — починки сарая, то при чем коммунизм?

Правило пятое. Избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А — Б — В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б, вы и так там будете!

Правило шестое. Избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей.

И в заключение о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель — это то, что в боевом приказе на наступление называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное — детали.

Теперь о задачах.

Правило седьмое. В отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.

Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время, докладывающего о выполнении этих задач. Каких доказательств успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сам не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе — значит, вы плохо поставили задачу!

Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!

Правило восьмое. Задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.

Продолжая аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся, как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.

Раздел 3 «Функции» занимает по объему около 60 процентов всего документа. Это важнейшая часть нормативного документа. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.

Правило девятое. Задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте «самого» шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз то, что в нормативном документе будет называться «функцией».

Повторим правила семь и восемь. Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно. Да — да, нет — нет, а что сверх этого, то «от лукавого». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте, если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?

Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.

Правило десятое. Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и ту же конструкцию предложения. Пример из недавнего прошлого:

Цели:

ускорение развития страны

подъем трудовой активности масс

формирование нового человека

Должностная инструкция

Как правильно составить должностную инструкцию, какие стандарты применяются к ее составлению и в каком порядке составляется должностная инструкция? Стремительно увеличение количества различных компаний, занимающихся самыми разными видами деятельности, требует увеличения и профессиональных руководителей, которые способны не только на бумаге, но и на деле руководить фирмой так, чтобы ее работа была четкой, слаженной и приносила доход.

Но когда речь заходит о том, как правильно управлять компанией - многие затрудняются дать четкий ответ о том, что же такое управление предприятием, и часто связывают этот аспект деятельности с подсчетом доходов и расходов фирмы за определенный период. На самом деле бухгалтерия - бухгалтерией, но для того, чтобы экономистам было что считать - фирма должна работать на высокий результат.

А результат будет только тогда, когда определенный человек или группа лиц будут разрабатывать план работы, ставить перед коллективом определенные задачи и следить за их выполнением. А чтобы объективно оценивать работу предприятия, существует международный стандарт качества ISO 9000 - это совокупность принятых во всем мире стандартов и требований, которые предъявляются предприятию и направлены на создание системы управления качеством предоставляемых товаров или услуг.

Этот стандарт в первую очередь направлен на улучшение системы управления компанией, и как следствие - повышение ее конкурентоспособности, как на внутреннем, так и на внешнем рынке. Эти стандарты едины во всем мире. Новая редакция этих требований сейчас находится в разработке. Она получила название Total Quality Management (TQM). Стандарты, которые войдут в эту редакцию, будут касаться абсолютно всех направлений деятельности предприятия, включая внешние и внутренние связи, организацию рабочего процесса, и ряд других требований, применимых к созданию эффективной модели управления.

Во время сертификации в соответствии со стандартами ISO 9000 каждая фирма должна описать свою деятельность как совокупность различных процессов, которые протекают внутри фирмы и за ее пределами, и касаются заключения договоров и следок, экономической активности, взаимодействия с партнерами, клиентами и конкурентами, и т.д. Такой описание носит название формализации и является главным требованием стандартизации ISO 9000. но перед тем, как взяться за формализацию, стоит разобраться, кто из сотрудников компании отвечает за определенные процессы в соответствии с занимаемой должностью. Среди стандартов ISO 9000 имеется документ «Management Responsibility», что означает «Ответственность менеджеров», который и предусматривает четкое разграничение функций персонала и распределение зон ответственности.

Чтобы разработать систему качества, которая позволит значительно увеличить эффективность работы предприятия, четкое и скрупулезное документирование просто необходимо. Такая на первый взгляд формальная и довольно скучная работа позволяет выявить те факторы, которые снижают успешность фирмы и тормозят ее развитие. Например, в ходе формализации может проясниться тот факт, что за сферу продаж контролирует десятка два человек, а вот вопросами экономии ресурсов, на которые приходится довольно большая доля расходов компании, не занимается никто.

Управлять компанией - значит ставить цели, связанные с работой предприятия, и добиваться того, чтобы в четко определенный срок эти цели были достигнуты. Для этого цели работы нужно заранее четко формулировать, а так же фиксировать очередность их достижения и предусматривать возможные результаты. Так же неплохо фиксировать и процесс достижения цели - например, четкий план мероприятий, которые нужно провести или ряд новшеств, которые нужно внедрить. При необходимости - расписать и структуру этих мероприятий, пошаговый план их проведения, чтобы потом контролировать выполнение на каждом этапе. Относиться к этому нужно серьезно, потому что понимание того, что для успешной работы нужно «что-нибудь когда-нибудь сделать» никогда не станет залогом стабильности и успеха.

Успешность компании определяется тем, насколько она выполняет свое предназначение, конкурирует на рынке с другими подобными компаниями и обеспечивает себе как минимум стабильный доход. У успешной компании должны быть цели и планы и на ближайшее будущее, и на перспективу. То есть, решая вопрос, как увеличить доход в течение ближайшего квартала и как снизить затраты в текущем году, руководство должно думать и о том, к чему компания должна стремиться через 3, 5 или 10 лет - ведь основа дальнейшего успеха закладывается уже сегодня.

Структура фирмы - это пирамида, каждый кирпичик которой несет на себе определенную нагрузку, то есть, отвечает за те или иные процессы и за достижение определенных целей. При этом важно, чтобы не только руководство, но и каждый сотрудник, включая самое младшее звено, понимал, что от качества его работы зависит успех предприятия, а значит - наличие рабочего места и перспектива повышения зарплаты и карьерного роста для него самого. Для того, чтобы компания достигала поставленных целей, необходимо выработать у сотрудников так называемое производственное поведение, то есть, выполнение определенного вида работ, связанных с их специализацией.

Для того, чтобы каждый сотрудник осознавал свою ответственность и свой вклад в успешность компании, на предприятии должны иметься письменные документы, подтверждающие список производственных функций каждого работника. Если такой документ имеется - руководство вправе требовать от подчиненного выполнения зафиксированного объема работ в надлежащем качестве. В случае возникновения разного рода сложных ситуаций, будь то нарушение производственной дисциплины или судебные разбирательства, на основании такого документа можно четко определить, кто за что должен был отвечать и кто виноват в случившемся.

Такой документ называется должностной инструкцией, и предусматривает четкое разграничение обязанностей сотрудников на любом предприятии. В нем фиксируется, какие виды работ должен выполнять каждый сотрудник, в каком случае нести ответственность. Это - не просто формальность. Такой документ предусматривает разграничение сфер деятельности и является подтверждением того, что каждый сотрудник должен работать только за себя, и имеет полное право не выполнять совершенно бесплатно в сверхурочное время работу коллеги-лентяя.

И пусть эти должностные инструкции годами пылятся в папке на полочке - рано или поздно они сыграют важную роль в развитии компании.

Должностная инструкция - пожалуй, один-единственный документ, который сохранился на предприятиях со времен соцализма и по-прежнему востребован в условиях рыночной экономики. Он относится к группе организационно-правовых документов, регулирующих деятельность всех сотрудников компании.

Должностная инструкция - это документ, который закрепляет за сотрудниками перечень действий, который они должны выполнять, а так же фиксирует уровень ответственности сотрудника перед компанией. Согласно должностной инструкции, в момент принятия на работу на сотрудника возлагается выполнение поставленных задач, которые соответствуют его специальности. За качественное выполнение задач сотрудник и получает свою заработную плату.

К сожалению, на многих предприятиях сегодня этот документ считают пережитком прошлого, обычной канцелярской формальностью. Зачастую такой подход приводит к тому, что на деле очень сложно определить, кто какую работу выполняет и несет за это ответственность. Например, секретарю поручаются обязанности бухгалтера, с которыми тот не справляется. Но в случае недостачи или потери документов сложно установить, кто виновен и должен понести наказание.

Перед тем, как приниматься за составление должностной инструкции, необходимо разобраться в том, откуда она появилась, из чего состоит и что нужно учитывать при ее составлении. Появление этого документа связывают с именами Тейлора и Файоля - теоретиков науки о качественном управлении начала прошлого века. То есть, можно с уверенностью говорить о том, что возраст должностной инструкции составляет около ста лет. В середине ХХ столетия С. Фарм предложил выделять три фактора, с которыми сталкивается в процессе работы любой сотрудник - это вещи или предметы, информация и другие люди. Если подробно расписать виды этого взаимодействия, то получится замечательная основа должностной инструкции, которую можно использовать так же и для улучшения производственного процесса в компании.

Как правило, должностная инструкция состоит из таких разделов:

1. Название должности, которую занимает в компании определенный сотрудник. Здесь содержится информация о том, кому подчиняется и кем руководит работник, кого может замещать и кто может заместить его в случае длительного отсутствия на рабочем месте.

2. Производственные функции, которые сотрудник выполняет на предприятии - это список работ, которыми занимается человек, и процессов, в которых он принимает участие.

3. Функциональные обязанности. В этом разделе указываются конкретные действия, которые уполномочен выполнять работник на предприятии, а так же степень его участия в этих действиях. Например, если на работника возлагается функция управления качеством предоставляемых фирмой товаров и услуг, то в его обязанности входит разработка и внедрение систем качества, контроль результата работы и подготовка отчета о выполнении проекта повышения качества, управление работой подчиненных ему подразделений, отделов и отдельных сотрудников, слежение за выполнением ими своих обязанностей, и многое другое.

4. Средства. В этом разделе описывается оборудование, которое необходимо и которым имеет право или обязан пользоваться сотрудник при выполнении своей работы. Часто этому разделу уделяют недостаточное внимание. Поэтому возникают ситуации, когда сотрудники нерационально тратят свое рабочее время по причине того, что оборудования на всех не хватает, и приходится пользоваться им по очереди. В результате - простои и задержка развития компании, и как результат - снижение производительности и качества работы.

5. Права. Этот раздел посвящен описанию ресурсов, которыми может пользоваться работник.

6. Полномочия. Здесь говорится о том, какие решения может принимать сотрудник, чем руководить и распоряжаться, кому давать поручения и задания.

7. Ответственность. Из этого раздела можно узнать, что грозит сотруднику в случае халатного отношения к работе, невыполнения функциональных обязанностей и превышения полномочий.

8. Регламент. Это перечень документов, постановлений и инструкций, которые работник должен использовать в своей деятельности.

К слову, предприятие само выбирает, какие разделы обязательно следует включить в должностную инструкцию, а в каких нет необходимости. При составлении должностной инструкции следует учитывать и другие документы, которые регулируют работу фирма, внутренний устав, особые предписания и т.д. чтобы информация, содержащаяся в них, не дублировалась в должностной инструкции. К примеру, на предприятии может иметься отдельный документ, в котором расписана структура предприятия и указана степень взаимодействия всех подразделений, с учетом того, какой отдел кому подчиняется. Так же стоит перегружать должностную инструкцию данными общего характера - о роде деятельности предприятия и каких-либо его особенностях.

Бывает, что руководитель или кадровая служба отождествляет понятия «должностная инструкция» и «описание должности». Это в корне разные документы. Первый предназначен непосредственно для сотрудников, чтобы они имели представление о своей роли в структуре предприятия. Второй документ относится к группе специальных внутренних документов и используется исключительно работниками кадровой службы при поиске новых сотрудников - для составления описания вакансии и перечня требований, предъявляемых к кандидату.

Таки образом, нет единой универсальной схемы, которой неукоснительно необходимо придерживаться при составлении должностных инструкций. Однако есть определенная доля важной информации, которая обязана входить в структуру этого документа - это функциональные обязанности сотрудника, его права и степень ответственности.

Как правильно и как неправильно составлять список функциональных обязанностей

Раздел «Функциональные обязанности» по праву можно назвать центральным при составлении должностной инструкции. Именно он наиболее полно и точно характеризует список дел, которыми занимается каждый сотрудник фирмы. Поэтому к написанию этого раздела следует относиться особенно серьезно.

Чтобы значительно облегчить работу, можно и даже нужно использовать специальные программы, которые предназначены для разработки организационной документации. Это - значительный шаг вперед в организационной работе. Времена, когда должностные инструкции и другие документы печатались на печатной машинке, давно прошли, и новые стандарты требуют внедрения новых и современных технологий.

Теперь рассмотрим способы написания должностных инструкций. Первый - это внесение изменений в уже существующие документы или использование в качестве основы документов прошлых лет. Второй способ заключается в предварительном опросе сотрудников, и на основании этого составляется должностная инструкция. И третий способ представляет собой работу со справочным материалом, в котором находятся данные касательно тех или иных профессий и требований к ним.

Когда документ составлен, его должен прочитать сам сотрудник, занимаемый указанную в инструкции должность, при необходимости он вносит в документ свои коррективы или существенные дополнения, которые важны в организации трудового процесса, но не были упомянуты в тексте, и затем ставит под документом свою подпись. Упомянутые выше способы составления должностных инструкций в общих чертах описывают деятельность каждого сотрудника и его вклад в развитие фирмы, но зачастую это только общие положения, отражающие особенности той или иной профессии. Эти положения должны быть скорректированы в соответствии с особенностями конкретного предприятия, его структуры и потребностей в различных специалистах. К тому же, общие положения не учитывают специфику деятельности каждого отдельного сотрудника. Например, в компаниях с небольшим штатом сотрудников зачастую один работник совмещает несколько должностей в одной, и это обязательно должно быть учтено в должностной инструкции для данного предприятия.

Но это - далеко не все способы составления должностных инструкций. Выделяют еще 3 способа.

Дедуктивный. Человек, ответственный за составление должностной инструкции, чаще всего - руководитель предприятия представляет, что ничего не знает о возглавляемой им компании, и пытается со стороны заново открыть для себя ее структуру, особенности деятельности, кадровый состав, функции отдельных отделов, работу каждого сотрудника. Так же этот способ предусматривает ориентирование на работу других аналогичных предприятий. Такой прием еще называют способом «сверху-вниз».

Когда человек уже имеет представление о структуре и работе компании, он пытается составить описание ее структурных единиц. Используя график работы и перечень выполняемых каждым сотрудником функций, определяется степень его вклада в развитие фирмы. Ориентируясь на потребности фирмы, формулируется список задач для каждой профессии. Такой способ хорошо работает на небольших предприятиях. Использование ее в качестве основы для составления должностных инструкций на больших предприятиях не всегда целесообразно, требует много времени и в итоге может привести к тому, что многие детали не будут учтены.

Индуктивный способ. Хорош для использования на предприятиях, которые в течение длительного времени сохраняют лидирующие позиции в своей сфере. Этот способ учитывает весь предыдущий опыт успешной работы.

Начинается работа в данном случае со сбора информации о предприятии. Пригодится абсолютно все - начиная от общей структуры компании и заканчивая штатным расписание и списком сотрудников. Для работы понадобится современное программное обеспечение, которое позволит в сжатые сроки обработать огромный пласт информации и выжать из него максимум полезных данных.

Наряду с этим можно провести опрос сотрудников компании. Опрашивать следует не только правящую «верхушку», но и «низы». Типичные для такого случая вопросы: «Какую работу выполняет ваше подразделение?», «Что является определяющим в вашей работе?», «Как работа вашего отдела отражается на общем уровне успешности компании?» и так далее. Так же стоит провести анкетирование рядовых работников, чтобы выяснить перечень выполняемых ими работ.

Затем все полученные данные нужно обработать и проанализировать, выявить сходства и различия, разбить на классы все выделенные бизнес-функции. Это позволит определить перечень задач для каждого отдела, а так же для топ-менеджмента и исполнителей. Все функции складываются в цепочку, и в случае разрыва одного звена под угрозой оказывается успех всей компании. Поэтому на этом этапе нужно быть предельно внимательным, особенно в вопросе типизации бизнес-функций.

Группы функций необходимо сопоставить с реальным исполнителями, то есть, определить, кто из специалистов занимается конкретным видом работ и несет за это ответственность. Для этого существует разработанный алгоритм, который включает в себя 5 пунктов.

Начальный этап предусматривает согласование содержания и описания функций, не принимая во внимание исполнителей конкретных видов работ. Такой способ позволит сконцентрировать внимание на заданиях, необходимых для успешной работы предприятия.

На втором этапе определяется список лиц, с которыми будет согласовываться документ, а так же их разделение на отдельные мини-группы в соответствии с направлением деятельности и возглавляемыми отделами. Лучше всего, если этим вопросом займется руководитель всего предприятия.

Для того, чтобы описание деятельности предприятия было цельным и единым, следует группы функций составлять в соответствии с единым форматом. Если в результате разделения получаются слишком большие группы функций - их можно разбить на дополнительные подгруппы, и тогда каждую подгруппу согласовывать с отдельным человеком, возглавляющим соответствующее направление. Кандидатуры ответственных в данном случае тоже необходимо согласовать с генеральным директором .

Следующий, четвертый этап сводится к передаче права на согласование заместителям или тем, кто занимает более мелкую должность, если выбранная изначально кандидатура по тем или иным причинам не может заняться этим вопросом.

Но, назначая ответственных за согласование, стоит учитывать и то, что выбранные кандидаты должны отвечать за реализацию вверенной ему группы функций непосредственно на производстве.

Таким образом, группы функций совмещаются с группами исполнителей. Такой отчет в общем характеризует структуру и деятельность фирмы. Основываясь на этих данных, можно без особых проблем составить документы, регулирующие деятельность отдельных структурных единиц компании, из которых впоследствии и «выплывают» должностные инструкции для каждой отдельной специальности.

Метод описания бизнес-процессов. При использовании этого метода наиболее четко просматривается связь «бизнес-операции - сотрудники - документооборот». Заключается он в том, чтобы выявить связь между структурой предприятия и выполняемыми на нем функциями. Здесь на помощь снова придет программное обеспечение, которое сделает основную часть работы - сопоставит эти две группы данных. В результате чего можно определить список функций - как для групп работников, так и для каждого отдельного сотрудника.

Но, работая над должностной инструкцией, следует учесть еще несколько нюансов.

Во-первых, не на всяком предприятии можно легко и просто представить работу целой фирмы как совокупность определенных процессов. В таких случаях ограничиваются небольшим перечнем основных процессов, которые характеризуют основные направления деятельности предприятия.

Во-вторых, нужно учитывать не только процессы, но и комплекс целей, на реализацию которых направлена деятельность компании, а так же сопоставить эту информацию с группами сотрудников, объединенных по принципу выполнения сходных функций.

Этими правилами и советами следует руководствоваться при создании должностных инструкций «с нуля». Но может сложиться ситуация, когда на предприятии уже существуют должностные инструкции, которые были разработаны одновременно с уставным пакетом документов еще на заре развития данной компании. Это могут быть как совершенно новые документы, так и составленные на основе аналогии с работой других предприятий.

Даже если на предприятии изначально существуют должностные инструкции - со временем их нужно пересматривать. Так как развитие фирмы не стоит на месте - упраздняются одни должности, появляются другие, возникают новые потребности у компании, и ориентироваться за документы 10-летней давности - на деле означает искусственно сдерживать развитие успешности предприятия. Своевременные коррективы, внесенные в должностные инструкции, позволят не только внедрять новые методы работы, но и совершенствовать уже существующие. Но при этом о таких изменениях следует своевременно оповещать сотрудников компании.

Как правильно составить должностную инструкцию

как правильно составить должностную инструкцию образец

Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе обязанности по составлению и ведению должностных инструкций, во многих учреждениях без них никак не обойтись. А для отдельных категорий работников (гражданские, муниципальные служащие) она является одним из значимых документов, на основании которых осуществляется профессиональная служебная деятельность. Образцы некоторых инструкций установлены нормативными правовыми актами. Как составить должностную инструкцию в учреждении, если для нее не предусмотрена типовая форма, как ее разработать и утвердить, как внести изменения? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.

Роль должностной инструкции

В Трудовом кодексе не уделяется внимания должностной инструкции, однако о ней часто упоминается в письмах Роструда. Определим, что представляет собою эта инструкция и так ли уж она нужна.

Согласно Современному экономическому словарю [1] должностной считается инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. А в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3042‑6‑0 говорится, что должностная инструкция – это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.

Должностная инструкция необходима и работодателю, и работнику. Ее следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Обратите внимание, что инструкция разрабатывается именно для конкретной должности, а не для конкретного работника.

Согласно указанному письму отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю обоснованно отказать в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между сотрудниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Внесем ясность в данную формулировку. В соответствии со ст. 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора, то есть отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Под деловыми качествами согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 [2] понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.

Согласно ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, должностная инструкция, где перечислены обязанности, которые должен был выполнять работник, может стать основанием для его увольнения как не выдержавшего испытание.

В силу ст. 192 ТК РФ дисциплинарный проступок – это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, прежде, чем привлечь работника к дисциплинарной ответственности, работодатель должен обратиться к должностной инструкции.

Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.

В организации также могут быть работники, занимающие одинаковые должности, но имеющие разные оклады. Это неправильно, поскольку в соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель должен обеспечить равную плату за труд равной ценности. И в этом случае именно должностные инструкции будут доказательством того, что права работников не нарушены. Для этого в инструкциях следует отразить показатели качества труда, влияющие на заработную плату: разные должностные обязанности, разный объем выполняемой работы, квалификационные требования и др. (Но все же во избежание сложностей с контролирующими органами в названия одинаковых должностей рекомендуем вводить слова «старший», «ведущий» и т. п.)

Должностные инструкции также помогают обосновать некоторые расходы – транспортные (для лиц, чья работа имеет разъездной характер), на сотовую связь и т. п. Большое значение имеют инструкции в случаях привлечения работников по гражданско-правовым договорам для выполнения задач, которые не входят в должностные обязанности штатных сотрудников.

Таким образом, основными целями создания должностных инструкций являются:

четкая и подробная формулировка трудовой функции работников

определение необходимой квалификации работников

установление обязанности работников повышать квалификацию

определение порядка взаимодействия работников

обоснование привлечения к дисциплинарной ответственности

обоснование возмещения транспортных или других расходов.

Некоторые работодатели ограничиваются тем, что указывают трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации) в трудовом договоре, даже не прописывая должностные обязанности. При этом работодатель ссылается на существование тарифно-квалификационных справочников, в которых установлены требования к различным категориям работников. И это не будет нарушением трудового законодательства. Но, используя должностные инструкции, работодатель облегчает жизнь в первую очередь самому себе, ведь преимущества, как говорится, налицо.

Порядок разработки должностной инструкции

При разработке должностных инструкций можно воспользоваться Рекомендациями, утвержденными Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552 [3]. Руководством по оформлению и структурированию инструкций послужит ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [4] .

В состав реквизитов должностных инструкций должны включаться наименование организации и наименование документа, дата и номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись разработчика и визы согласования.

За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37

Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.07.2010 № 541н

другие квалификационные справочники по различным отраслям и видам деятельности.

При этом с учетом специфики организации форма, структура и содержание инструкции могут иметь свои особенности.

Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. Включают в себя:

функциональное назначение документа. Например: «Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, обязанности, ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) работника, критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности»

категория, к которой относится должность (руководители, специалисты, рабочие или др.)

порядок назначения и освобождения на должность (кем работник назначается, принимается ли по конкурсу)

подчиненность работника: кому он подчиняется и кто находится в его подчинении

порядок замещения во время его отсутствия и должности, которые он может замещать

квалификационные требования (образование, стаж работы, навыки, дополнительные сведения)

чем должен руководствоваться в своей деятельности

документы, знание которых является обязательным.

2. Должностные обязанности. Раздел включает в себя описание конкретных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и т. д. обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций, а также обязанности, предполагающие использование определенных форм и методов работы, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

3. Права работника. Приводится перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей, которые вытекают как из функций организации, так и из функций структурного подразделения. К таким правам, например, относятся следующие: принимать решения в соответствии с должностными обязанностями, принимать участие в разработке различного вида программ, вносить предложения по совершенствованию рабочего процесса, повышать свою квалификацию.

4. Связи по должности. Перечисляется круг лиц, с которыми работник взаимодействует, осуществляя трудовую деятельность, указывается функциональное и линейное подчинение или руководство, в том числе сроки и порядок предоставления информации, порядок подписания и согласования документов и др.

5. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником своих должностных обязанностей согласно трудовому законодательству. В данном разделе могут перечисляться конкретные виды нарушений, за которые применяются конкретные виды ответственности. Прописывая меры ответственности, нужно делать ссылку на статью соответствующего нормативного правового акта – ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ или УК РФ.

6. Оценка работы. Здесь устанавливаются:

критерии оценки деловых качеств работника, такие как квалификация, профессиональная компетентность, интенсивность труда, проявление инициативы

критерии оценки работы – результатов, достигнутых работником при исполнении должностных обязанностей, качества выполненной работы, своевременности ее выполнения и т. п. При этом оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основании как объективных показателей, так и мотивированного мнения непосредственного руководителя.

7. Заключительные положения. В этом разделе может быть прописан порядок вступления данного документа в силу, внесения в него изменений и т. д.

Отметим, что работодатель не может включать в должностную инструкцию положения, не установленные Трудовым кодексом, в частности, дополнительные основания увольнения работника. В Письме Роструда от 30.11.2009 № 3520‑6‑1 (далее – Письмо № 3520-6-1) было дано разъяснение, что положение о возможности увольнения по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию, не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.

Как правило, должностные инструкции разрабатываются сотрудником отдела кадров совместно с руководителем структурного подразделения.

Инструкция может иметь форму отдельного документа или приложения к трудовому договору. Мы рассматриваем должностную инструкцию как отдельный документ, поскольку такая форма более удобна и чаще применяется на практике.

Согласование должностной инструкции

Итак, первоначально разрабатывается проект инструкции. Затем он, как правило, согласовывается с юридическим отделом, проходя проверку соответствия законодательству, с финансовой службой и другими подразделениями организации, с которыми сотрудник, занимающий данную должность, будет взаимодействовать. Мнение согласовывающих лиц может быть зафиксировано на листе согласования, прилагаемом к инструкции, с учетом которых в нее в последующем вносятся (не вносятся) изменения. После внесения изменений инструкция вновь проходит процедуру согласования.

Может возникнуть вопрос: а нужно ли должностные инструкции согласовывать с профсоюзным органом, если он есть? В силу ст. 8 ТК РФ в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такового). Но является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Поскольку Трудовой кодекс не дает определения, что конкретно относится к данным актам, мнения специалистов по этому вопросу расходятся: одни считают, что если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору – то это локальный нормативный акт, другие называют должностную инструкцию «подлокальным» нормативным актом, по разъяснению же Роструда должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ (Письмо № 3520‑6‑1).

В любом случае ни ТК РФ, ни другими федеральными законами и нормативными правовыми актами согласование должностных инструкций с представительным органом работников не установлено. И если коллективным договором или соглашением это не предусмотрено – согласование не требуется.

Итак, после утверждения инструкции руководителем она заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций. Оригинал инструкции обычно хранится в отделе кадров, а заверенная надлежащим образом копия – у руководителя подразделения.

Вводить инструкцию в действие приказом руководителя не нужно, если только при изменении ее положений не придется вносить изменения в трудовой договор. Но об этом позже.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией. Если работник знакомится с инструкцией до подписания трудового договора, в договоре необходимо предусмотреть строку «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен», под которой работник ставит подпись. Если же инструкция вступила в силу в период трудовой деятельности, факт ознакомления фиксируется в листе ознакомления, который прилагается к инструкции и заверяется подписью работника с указанием даты. В обоих случаях копия инструкции передается работнику. Если работник отказывается подписывать инструкцию, составляется соответствующий акт.

Вносим изменения в инструкцию

В процессе деятельности организации постоянно происходят какие‑либо изменения: кадровые, структурные, в производственном процессе и т. п. Зачастую такие изменения отражаются на функциональных обязанностях работников, установленных должностной инструкцией. Тогда возникает необходимость внести в нее изменения. Как правильно это сделать?

Прежде всего отметим, что инициировать внесение изменений может любое заинтересованное лицо: работодатель, руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, руководитель подразделения, которое взаимодействует с работником, и, наконец, сам работник.

Предложение оформляется в виде заявления работника, предложения работодателя или служебной записки начальника отдела. Если сторона, которой было направлено предложение, согласна на такие изменения, остается их только оформить. Здесь важно определить, повлекут ли изменения должностной инструкции изменения должностных обязанностей, которые, в свою очередь, могут повлечь изменение трудовой функции работника, определенной трудовым договором. Поскольку при изменении трудовой функции работника должен осуществляться перевод его на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ). А перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ.

Таким образом, работодатель не может в одностороннем порядке изменить должностные обязанности работника или дополнить инструкцию новыми обязанностями. Это возможно только в порядке ст. 72 ТК РФ – заключается письменное соглашение сторон, о чем работник предупреждается заранее. В Письме Роструда от 31.10.2007 № 4412‑6 по этому поводу говорится следующее: внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Кроме этого, в письме разъясняется, что если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно одновременно вносить изменения в договор и инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Например, когда требуется уточнить или конкретизировать некоторые обязанности работника: вместо «обеспечивать сохранность документов» – «хранить документы в специальном шкафу, выдавать на основании служебной записки» и т. п.

Должностной регламент

Говоря о должностной инструкции, нельзя не отметить категорию работников, для которых документ, устанавливающий должностные обязанности, является обязательным. Это гражданские служащие, а называется такой документ должностным регламентом. Он является основным нормативным документом, регламентирующим содержание и результаты деятельности государственного служащего.

Источники:
delo.trud.ua, hr-ru.com