Ознакомление с локальными нормативными актами образец

Ознакомление с локальными нормативными актами

1. Локальные нормативные акты, с которыми нужно ознакомить работника при приеме на работу

До подписания трудового договора работника нужно ознакомить с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Обязательными для ознакомления являются следующие документы:

- правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ)

- правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ)

- положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка

- правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Документы, с которыми следует ознакомить работника, при их наличии в организации:

- должностная инструкция. Данный документ разрабатывается в организации в случае отсутствия в трудовом договоре конкретного указания на трудовые обязанности работника и должен являться неотъемлемой частью трудового договора

- коллективный договор

- положение о социальном обеспечении работников

- положение об информационной безопасности

- положение о коммерческой тайне

- положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю

- положение о документообороте

- положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей

- письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности работника

- иные документы.

Организация разрабатывает локальные нормативные акты самостоятельно с учетом направления деятельности. Так, например, локальным нормативным актом может устанавливаться продолжительность ежедневной работы творческих работников средств массовой информации, театров (ст. 94 ТК РФ), а при особом характере труда - разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

1.1. Обязательность должностной инструкции

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций (далее - ДИ). Однако в письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 должностной инструкции отводится важное место в определении трудовой функции работника, его должностных обязанностей, пределов ответственности, а также квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности.

В ряде ведомств изданы приказы, устанавливающие правила разработки, утверждения и действия должностных инструкций (Приказ ФСИН России от 05.06.2008 N 379 Об утверждении Порядка подготовки должностной инструкции работника уголовно-исполнительной системы).

Важно! Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре (например, работник обязан составлять ежемесячные отчеты по продажам, а также выполнять иные обязанности согласно должностной инструкции, являющейся приложением к настоящему трудовому договору и неотъемлемой его частью). Это позволит избежать перечисления всех обязанностей в трудовом договоре.

При подписании впоследствии работником инструкции отсутствие ссылки на ДИ в договоре может привести к необходимости зафиксировать изменение трудовой функции в дополнительном соглашении и приказе. Например, в трудовом договоре указаны обязанности, касающиеся конкретной должности. В должностной инструкции (в виде отдельного документа), которую предлагается подписать работнику, определены обязанности, отсутствующие в трудовом договоре и охватывающие более широкое поле деятельности по должности, на которую он принимается. В данном случае налицо факт изменения определенных сторонами условий трудового договора. Такое изменение должно быть закреплено дополнительным соглашением сторон и приказом о переводе работника на другую должность, предусматривающую отличные от указанных в трудовом договоре обязанности.

Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, не регламентирована законодателем. Если в трудовом договоре определены все функции работника, то дополнительно составлять должностную инструкцию не нужно.

При разработке должностной инструкции можно взять за основу квалификационные характеристики, указанные в квалификационных справочниках по направлениям деятельности, в том числе Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами:

- приложением к трудовому договору (его неотъемлемой частью)

- отдельным документом. При этом нужно иметь в виду, что отказ работника (в процессе трудовой деятельности, после заключения трудового договора) подписать такую инструкцию правомерен.

Если должностной инструкцией определены другие, расширенные обязанности по должности, то фактически происходит изменение условий трудового договора, которое согласно ст. 72 ТК РФ должно оформляться дополнительным соглашением.

Должностная инструкция в виде отдельного документа является локальным нормативным актом организации (предприятия) и не является соглашением между работодателем и работником. Поэтому при неисполнении обязанностей, указанных в данной инструкции, не подписанной работником, применить к нему взыскание нельзя, поскольку такой документ не является приложением к трудовому договору, а работник не обязан выполнять функции, не предусмотренные трудовым договором или соглашением к нему.

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она составляется в двух экземплярах - по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и должностная инструкция оформляются единым документом, т.е. все листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. Данная процедура поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.

В случае издания должностной инструкции в виде отдельного документа возможны спорные ситуации в отношении ее использования как документа, определяющего полное описание трудовой функции работника. Предъявление должностной инструкции (в виде отдельного документа) в качестве подтверждения установленных обязанностей, отличающихся от обязанностей, определенных в трудовом договоре, может служить доказательством факта изменения трудовой функции работника. Изменение условий договора влечет за собой обязательное оформление всех необходимых в этом случае документов (дополнительного соглашения и приказа). Поэтому не рекомендуется оформлять должностную инструкцию в виде отдельного (самостоятельного) документа.

2. Подтверждение ознакомления работника с локальными нормативными актами при приеме на работу

Факт ознакомления с локальными нормативными актами подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием фамилии, имени, отчества, даты ознакомления и проставления личной подписи. Локальный нормативный акт вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

См. образец заполнения листа ознакомления .

Кроме того, отметку об ознакомлении можно сделать и в трудовом договоре.

См. образец заполнения листа ознакомления .

3. Ответственность работодателя за невыполнение обязанности по ознакомлению работника с локальными нормативными актами при приеме на работу

Невыполнение положений Трудового кодекса РФ в части, касающейся ознакомления работника с локальными нормативными актами, является нарушением законодательства о труде и об охране труда и может повлечь административную ответственность в отношении работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).

На практике также могут возникнуть ситуации, когда невозможно доказать какие-либо нарушения со стороны работника, не ознакомленного с локальными нормативными актами организации (предприятия).

Лист ознакомления с

локальными нормативными актами

(образец заполнения)

ООО Малыш

Лист ознакомления работников ---------------------------------

(организационно-правовая форма

Ознакомление работника с локальными нормативными актами

Ведение кадрового делопроизводства начинается с предъявления лицом, поступающим на работу, предусмотренной в ст. 65 Трудового кодекса РФ личной документации гражданина:

При отсутствии трудовой книжки лицо, поступающее на работу, имеет право получить новую трудовую книжку, которую работодатель обязан выдать по письменному заявлению этого лица. В заявлении должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение или иная причина).

Документирование процедуры фактического допущения к работе

Нормы трудового законодательства требуют составления отдельных кадровых документов или выполнения некоторых процедур кадрового делопроизводства до подписания трудового договора.

Например, ст. 22 Трудового кодекса РФ дает работодателю (за исклю- чением работодателей - физических лиц, не являющихся индивиду- альными предпринимателями) право принимать локальные норматив- ные акты и обязывает его знакомить работников с этими актами под подпись, а в ст. 68 ТК РФ прямо указано, что при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работ- ника, коллективным договором до подписания трудового договора.

Выполнить требование закона можно по-разному:

В случае, когда поступающего на работу нужно ознакомить с локальным нормативным актом, имеющим отношение к небольшому кругу работников (например, с должностной инструкцией), целесообразнее всего поставить визу ознакомления непосредственно на самом документе, подтвердив также факт получения работником экземпляра документа.

Согласно ч. 3 ст. 16 Трудового кодексаРФ работник может быть фактически допущен к работе без надлежащим образом оформленного трудового договора.

Однако данная ситуация не исключает необходимости составления некоторых видов документов, т. к. фактическое допущение к работе возможно только с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Одним из таких документов может быть докладная записка руководителя структурного подразделения, адресованная руководителю организации, с просьбой о допуске работника к работе с последующим заключением трудового договора в установленном порядке.

При фактическом допущении работника к работе без оформления трудового договора при необходимости может быть составлен еще один документ - соглашение об установлении работнику испытательного срока. Только при наличии такого соглашения, подписанного работодателем и работником до начала работы, условие об испытании может быть в дальнейшем включено в трудовой договор (ст. 70 ТК РФ). При подготовке такого соглашения следует придерживаться тех же правил оформления документов, которые применяются и при заключении трудовых договоров.

Ряд правил, содержащихся в ст. 57 ТК РФ, необходимо учитывать при оформлении текстов трудовых договоров. Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй ст. 57 ТК РФ, то трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. Недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

Недостающие условия трудового договора определяются приложением к нему или отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Особое внимание следует уделить требованию ст. 67 ТК РФ, связанному с подтверждением факта получения работником экземпляра трудового договора. В соответствии со ст. 67 ТКР РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. При этом нежелательны такие лексические обороты, как: «Свой экземпляр договора получил», «Мой экземпляр договора мне передан», «Второй экземпляр договора мной получен» и т. п. Приведенные примеры формулировок не только неудачны по употребляемой терминологии, но и имеют двусмысленное или неточное значение. Правильными можно считать формулировки: «Экземпляр трудового договора получен», «Трудовой договор мной получен».

Журнал "Бухгалтерские вести", Санкт-Петербург, №16, 2010 г.

Ознакомление работников с локальными нормативными актами

В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Реквизит "виза ознакомления" в ГОСТ Р 6.30-2003 не упомянут, составляется в свободной форме с учетом необходимости подтверждения того факта, что документ доведен до сведения работника. Виза ознакомления проставляется только на вступивших в силу документах.

Виза ознакомления включает в себя подпись работника, ее расшифровку, дату ознакомления. Также виза ознакомления может включать фразу "с актом ознакомлен", иные дополнительные реквизиты.

Ознакомление работников с локальными нормативными актами может производиться различными способами. Виза ознакомления может проставляться на самом локальном нормативном акте или на специальном "листе ознакомления". Могут также использоваться журналы ознакомления с локальными нормативными актами.

В случае проставления визы ознакомления на локальном нормативном акте она размещается на лицевой стороне подлинника документа, ниже реквизита "подпись" и может выглядеть следующим образом:

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│С Положением ознакомлен: подпись расшифровка подписи │

│ 00.00.0000 │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Листы ознакомления оформляются, как правило, в табличной форме, прошнуровываются вместе с локальным нормативным актом и количество их не может быть увеличено при необходимости. В связи с этим для ознакомления большого числа работников с локальным нормативным актом можно также использовать журнал ознакомления, оформляемый отдельным документом (оформляется аналогично листам ознакомления):

Идеальный документ: локальный нормативный акт

Локальное нормотворчество - ответственный и сложный фронт работы. Организация деятельности по принятию локального нормативного акта заключается в том, чтобы грамотно распределить обязанности между сотрудниками: одни специалисты станут авторами документа, другие проверят его на соответствие правовым нормам, третьи правильно оформят, ну а руководителю останется только все проверить и утвердить. Внутренние документы регулируют самые разные сферы деятельности, а значит, за их разработку и оформление могут отвечать различные подразделения, в т. ч. и кадровая служба. Воспользовавшись нашими советами о том, как составить идеальный локальный нормативный акт, вы будете готовы к любому, даже самому сложному заданию руководства.

Локальные нормативные акты, конкретизируя нормы трудового законодательства применительно к особенностям отдельного работодателя, создают организационно-правовую базу для индивидуального подхода к каждому работнику.

КОГДА СОЗДАЕТСЯ ЛОКАЛЬНЫЙ НОРМАТИВНЫЙ АКТ?

Трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации. Кроме того, работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений (ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299), представляющем собой перечень документов, разрешенных к применению в деятельности любой организации, документы, относимые ТК РФ к локальным нормативным актам, включены в класс 0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной документации, подраздел 02520005 (табл. 1 ).

Таблица 1

Извлечение из ОК-011-23

При подготовке локальных нормативных актов необходимо учитывать, что работники, ответственные за подготовку проектов локальных нормативных актов, определяются работодателем.

Специалисты кадровой службы, как правило:

ФОРМА ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

При подготовке проекта локального нормативного акта составляется содержательная часть документа и определяется порядок его оформления с учетом наличия или отсутствия унифицированной формы документа, утвержденной соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Следует отметить, что большинство локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, оформляются с использованием форм, имеющих рекомендательный характер.

Штатное расписание и график отпусков имеют унифицированные формы, входящие в состав Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (соответственно формы № Т-3 и № Т-7).

Словарь кадровика

Как известно, график отпусков на следующий календарный год утверждается ежегодно. В нашей организации довольно часто меняется и штатное расписание. Получается, что мы, отдел кадров, работаем с этими документами практически постоянно. Обязательны ли для применения унифицированные формы графика и штатного расписания? Можно ли обойтись без них, а разработать собственные формы?

Альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты был разработан НИПИ статистической информации Госкомстата России во исполнение постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 О первичных учетных документах. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на организации независимо от формы собственности, а формы по учету рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда - на организации независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений. Письмом Минюста России от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД названное постановление Госкомстата России признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Несмотря на необязательный характер данных унифицированных форм, специалистам кадровых служб следует учитывать, что их применение имеет ряд существенных преимуществ.

Преимущество 1. Не требуется разрабатывать формы кадровых документов.

Преимущество 2. Исключаются ошибки при документировании процедур, выполняемых кадровой службой.

Преимущество 3. Сокращается время, затрачиваемое на составление и оформление документов.

Преимущество 4. Не возникает претензий к работникам кадровых служб со стороны инспекторов ГИТ.

Следует учитывать, что унифицированные формы являются типовыми и нередко требуют определенной привязки к особенностям работы с персоналом в конкретной организации, например внесения дополнительных реквизитов. При этом нужно помнить: все имеющиеся в унифицированных формах реквизиты, в т. ч. номер и код формы, а также наименование документа, должны оставаться без изменений (их удаление из документов не допускается ).

Форматы бланков унифицированных документов являются рекомендуемыми и могут изменяться по усмотрению работодателя . При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается: вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей и требующейся для них площади листа документа включать дополнительные строки и графы, вкладные листы (вкладыши) для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Например, унифицированная форма графика отпусков (форма № Т-7) требует включения дополнительного реквизита, подтверждающего факт ознакомления работников с данным документом после утверждения его работодателем (дополнительной графы, или строки ниже реквизита Подпись, или приложения в виде листа ознакомления). Это обусловлено тем, что согласно абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (приложение 1 ).

Обратите внимание Вы можете внести дополнения в унифицированные формы локальных нормативных актов, издав соответствующий приказ по основной деятельности

Дополнения в унифицированные формы документов вносятся посредством издания соответствующего приказа по основной деятельности (приложение 2) (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).

С позиций управленческого подхода и с учетом положений теории до-кументоведения локальные нормативные акты относятся к управленческой документации и входят в состав документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). В структуре данного классификатора эти документы отнесены к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

В конце этого года учредители планируют провести реорганизацию нашего предприятия в форме разделения. Меня обещают назначить начальником отдела кадров новой организации, и уже сейчас мне необходимо подготовить некоторые внутренние документы. Мы определились с абсолютно обязательными локальными нормативными актами. Так, будет разработано штатное расписание, график отпусков на следующий календарный год (так как реорганизация закончится до нового года). Необходимо также подготовить проект Правил внутреннего трудового распорядка, которыми пока решено регулировать все основные вопросы деятельности. Чтобы не повторять организационных ошибок, хотим разработать также пакет положений о структурных подразделениях и должностных инструкций. Подскажите, существуют ли какие-либо типовые формы для названных документов?

С конца 1970-х годов специалисты ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) неоднократно занимались разработкой унифицированных форм организационно-распорядительных документов, что нашло отражение в следующих альбомах форм:

В названных разработках специалистами в области документоведения были рекомендованы унифицированные формы таких локальных нормативных актов, как Правила внутреннего трудового распорядка (приложение 3 ), положение о структурном подразделении организации (приложение 4 ), должностная инструкция (приложение 5 ) и др. Эти формы вполне могут быть использованы и в современных условиях.

По аналогии с Правилами внутреннего трудового распорядка можно оформлять положения об оплате труда, о порядке обработки персональных данных, об аттестации работников и др.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

В настоящее время имеется немало специальных изданий, где приведены образцы локальных нормативных актов. В некоторых отраслях и крупных организациях можно найти типовые и примерные документы, отражающие специфику отрасли или ведомства. Тем не менее в повседневной жизни редко встречаются идеально составленные и оформленные организационные документы. При этом особенно сильно хромает оформительская сторона процедуры подготовки и утверждения внутренних документов организации. Действительно, содержание локальных актов во многом обусловлено нормативными правовыми актами, на которые ориентируются составители, а вот с формой документов авторы либо незнакомы, либо игнорируют ее как вещь несущественную.

Между тем текст, как бы хорошо и грамотно он ни был составлен, становится документом только после придания ему юридической силы. Сама же процедура придания документу юридической силы связана с оформлением его определенных составных частей (реквизитов), располагаемых до или после текста.

Локальные нормативные акты, как правило, являются многостраничными документами со сложной структурой. Как и в любом документе, в локальных актах можно выделить следующие составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть

Локальные акты оформляются на бланках (бланк конкретного документа, п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов далее - ГОСТ Р 6.30-2003), включающих:

Наименование организации указывается в бланке документа в строгом соответствии с тем, которое закреплено в ее учредительных документах, включая сокращенное и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное, а затем, ниже или за ним, - сокращенное (в скобках).

Обратите внимание Дата регистрации - это дата утверждения документа

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование локального нормативного акта пишется после наименования организации прописными буквами: ПРАВИЛА, ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.

В бланке локального нормативного акта обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата регистрации и регистрационный номер документа .

Реквизиты бланка, как правило, имеют угловое расположение.

Содержательная часть

Сложность подготовки организационных документов и большой объем различной информации в них вызывают необходимость четкой регламентации не только формы, но и содержания таких документов. Приступая к составлению текста локальных нормативных актов, неплохо для начала определиться с его структурой - выделить обязательные разделы содержательной части. Текст внутри разделов обычно делится на пункты и подпункты, может содержать таблицы и схемы.

Обратите внимание: в типовых формах, предложенных специалистами ВНИИДАД, примерная структура текста определена (конечно же, ее можно изменить). При составлении организационных документов по типовым формам следует придерживаться следующего правила: сначала раскрываются разделы, а затем - при необходимости - добавляются дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации.

Разрабатываем в своей организации положения о структурных подразделениях. Подскажите, пожалуйста, какие разделы следует предусмотреть в этих документах?

Положение о структурном подразделении (приложение 4) определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения. Поэтому текст Положения должен включать разделы, указанные в структуре текста типовой формы положения (табл. 2). При необходимости вы можете добавить в тексты положений сведения, отражающие специфику деятельности вашей организации: например режим работы структурных подразделений, порядок их реорганизации или ликвидации и т. п.

Обратите внимание: в соответствии с требованиями п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: отдел осуществляет функции, в состав отдела входят и т. п.

Таблица 2

Содержание Положения о структурном подразделении

Содержательная часть документа включает и такие реквизиты, как заголовок к тексту и отметка о наличии приложений.

Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться с наименованием локального акта (например: Правила внутреннего трудового распорядка, Должностная инструкция инспектора по кадрам ) или формулироваться с помощью предлога о (об) (например: Положение об организации испытания при приеме на работу, Положение о порядке обработки персональных данных ).

К локальному нормативному акту могут быть приложены документы. В этом случае оформляется отметка о наличии приложения . Такая отметка может иметь несколько вариантов оформления - в зависимости от конкретной ситуации (табл. 3 ).

Итак, отметка о наличии приложения включает: слово Приложение, которое всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов указание на количество листов и экземпляров прилагаемого документа (л. экз.) и - при необходимости - наименование приложенных документов.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово Приложение, при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа (приложение 7 ).

Допускается печатать ПРИЛОЖЕНИЕ № прописными буквами, а также центрировать его вместе с наименованием документа, его датой и регистрационным номером относительно самой длинной строки.

Таблица 3

Варианты оформления отметки о наличии приложения

Оформляющая часть

Оформляющая часть документа содержит совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

В пределах этой части локального нормативного акта группируются следующие реквизиты:

Проект локального нормативного акта подписывается его разработчиком. Реквизит Подпись (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003) включает: наименование должности лица, подписывающего документ (без указания наименования организации, если документ оформляется на бланке) личную подпись этого лица расшифровку личной подписи (инициалы и фамилия).

Отделу кадров было поручено разработать и представить на утверждение руководителю Положение об аттестации работников. После всех согласований и доработок текста документ готов к утверждению руководителем организации, но начальник отдела кадров, который должен был его подписать, заболел. Может ли подписать Положение другой сотрудник?

Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Обратите внимание: не допускается подписывать документы с предлогом за или с проставлением косой черты перед наименованием должности, а также заменять должность лица, подписывающего документ, записью И. о. начальника отдела кадров.

Проекты локальных нормативных актов, как правило, согласовываются с отдельными работниками организации по усмотрению работодателя (например, заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, бухгалтерией, юристом). Согласование проекта документа с работниками организации оформляется визой согласования (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003), включающей: подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза согласования дополняется надписями: Не согласен, Возражаю, Замечания прилагаются и т. п.

При наличии у визирующего замечаний к тексту, как правило, оформляется приложение: замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В дальнейшем проект документа дорабатывают до окончательного варианта.

Локальные нормативные акты принимаются с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого органа) в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями. Порядок учета мнения представительного органа работников при принятии локальных нормативных актов установлен ст. 372 ТК РФ.

Факт учета мнения представительного органа работников оформляется в документе с помощью специального грифа.

Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. В этом случае на документе оформляется соответствующий гриф согласования.

УТВЕРЖДЕНИЕ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит Гриф утверждения документа (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003).

Локальный нормативный акт может утверждаться посредством издания работодателем соответствующего распорядительного документа (приложение 6), на который в дальнейшем делается ссылка в грифе утверждения.

Также локальный нормативный акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица.

РЕГИСТРАЦИЯ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Документ регистрируется в день его утверждения руководителем организации или иным уполномоченным представителем работодателя. Регистрационные формы разрабатываются работодателем самостоятельно.

ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКОВ С ЛОКАЛЬНЫМ НОРМАТИВНЫМ АКТОМ

В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Особые правила предусмотрены для случаев ознакомления с локальными нормативными актами лиц, поступающих на работу. Будущий работник знакомится с локальными нормативными актами при заключении трудового договора (до его подписания).

Письменным подтверждением того факта, что содержание акта доведено до сведения работника, служит виза ознакомления. Она включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Какие есть способы ознакомления работников под роспись с локальными нормативными актами?

Способы ознакомления работников с локальными нормативными актами законом не предусмотрены. Главное, чтобы при этом соблюдалось требование ознакомления работника с документом под роспись и работодатель имел письменные доказательства соблюдения этой процедуры.

В случае когда локальный нормативный акт имеет отношение к небольшому кругу работников, целесообразно оформлять визы ознакомления непосредственно на самом документе (приложение 5 ).

Кроме того, к локальному нормативному акту можно приложить отдельный лист для оформления всех необходимых виз ознакомления (лист ознакомления) (приложение 7 ). Такой способ удобен в тех случаях, когда с документом необходимо ознакомить большое число работников. К тому же лист никогда не потеряется, поскольку является приложением к локальному нормативному акту, а значит, хранится вместе с ним как его неотъемлемая часть.

Для оформления виз ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя могут применяться специально разработанные учетные формы. В этом случае работники после ознакомления с содержанием того или иного документа оформляют соответствующую визу не на самом документе и не в приложении к нему, а в отдельной форме.

ХРАНЕНИЕ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

НА № 12&lsquo2010 В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, локальные нормативные акты, как правило, хранятся постоянно (табл. 4 ).

Таблица 4

Сроки хранения локальных нормативных актов

Оригиналы локальных нормативных актов хранятся, как правило, в канцелярии или в ином подразделении, отвечающем за документационное обеспечение деятельности организации. Целесообразно хранить копии документов в тех подразделениях, которые руководствуются их положениями в своей работе.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами (приложение к трудовому договору) (образец заполнения)

Лист ознакомления с локальными нормативными актами (приложение к трудовому договору) (образец заполнения)

До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами:

N п/п Наименование локального нормативного акта дата подпись 1.

Положение об оплате труда, премировании и социальном обеспечении сотрудников ООО "Ромашка", в ред. от 02.06.2008

Инструкция по информационной безопасности, утв. приказом от 15.06.2008 N 7-К

Положение об установлении режима охраны конфиденциальных сведений, составляющих коммерческую тайну, в ред. от 25.08.2008

Источники:
www.mucb.ru, hr-portal.ru, jurist-universal.ru, www.pro-personal.ru, www.com-papers.info

Следующие документы

• Должностная инструкция системного администратора образец
• Договор работника с работодателем образец

19 апреля 2024 года

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: