Реквизиты делового письма образец

Бланк делового письма на английском языке

Правила составления деловых писем на английском языке

Реквизиты бланка, адресация ответа, наименование компании, написание адреса

Деловое письмо обычно пишется на бланке, в верхней части которого содержатся следующие сведения (реквизиты):

- название компании

- род ее деятельности

- почтовый адрес номера телефонов факсов электронной почты

- наименование филиалов и представительств с указанием стран и городов.

Здесь же в верхней части бланка часто дается информация, кому должны адресоваться ответы на данное письмо:

In reply please address the Chief Accountant - Ответ направляйте, пожалуйста, главному бухгалтеру

All letters to be addressed to the Director General - Все письма направляйте Генеральному директору.

Следует иметь в виду, что в обозначении должностей все слова кроме предлогов и артиклей пишутся с большой буквы и употребляется определенный артикль (the) в тех случаях, когда не указана фамилия должностного лица (the Manager, the Marketing Director). В наименованиях же компаний артикли обычно не употребляются.

Однако существует ряд компаний, которые зарегистрировали свои наименования, использовав артикли. В любом случае необходимо использовать в точности то название, которое иностранная компания обозначает на своем фирменном бланке.

Часто в названиях компаний используются следующие сокращения:

Ltd. (limited liability company) - компания с ограниченной ответственностью

рlс (public limited liability company) - компания с ограниченной ответственностью открытого типа (акционерное общество открытого типа)

Inc. (Incorporated) - корпорация

Corp. (Corporation) - корпорация.

Почтовый адрес фирмы в заголовке бланка включает: номер дома отправителя письма, название улицы, города, номер почтового района (если он имеется), название графства (в Англии) или штата (в США), название страны.

В деловой корреспонденции в написании адреса обычно используются следующие сокращения:

Str. (Street) - улица

Rd. (Road) - шоссе

Av. (Avenue) - проспект

Pl. (Place) - площадь.

Все эти слова пишутся с прописной буквы.

Деловое письмо является одним из видов документооборота организации. Ведение документооборота в организации должно соответствовать основным принципам делопроизводства с целью установления в организации единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности организации документов, что в свою очередь повышает эффективность работы организации в информационной области деятельности.

В настоящее время, основным документом, определяющим требования к делопроизводству являются «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Поскольку, в своей деятельности организация зачастую обращается в органы власти различного уровня, то и документ оборот организации целесообразно вести в соответствии с вышеуказанными рекомендациями.

Деловое письмо пишется на фирменном бланке организации на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Для бланков организации установлены стандартные размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм – левое 20 мм – верхнее 20 мм – нижнее 10 мм – правое. Обычно левое поле увеличивают до 25-30 мм для удобства подшивки писем в скоросшиватели.

Деловое письмо имеет стандартный состав реквизитов, их расположение и оформление.

В состав обязательных реквизитов делового письма входят:

- полное наименование организации

- местонахождение организации с почтовым индексом:

- ОГРН/ИНН

- контактные телефоны, факс, названия официального сайта компании, при его наличии

- дата создания документа и его исходящий номер

- ссылку на номер и дату входящего документа в случае его наличия.

При написании делового письма соблюдается определенный стиль.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Реквизиты продольного бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов). Реквизиты углового бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

На бланке письма кроме вышеперечисленных реквизитов размещаются

- наименование адресата

- текст письма

- подпись и расшифровка подписи должностного лица

- оттиск печати

- информация об исполнителе (Ф.И.О. телефон).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Структура письма обычно состоит из двух частей. В первой части делового письма излагается обоснование составления письма (причина подготовки письма, ссылки на документы и т.д.). Во второй части, которая начинается с абзаца, приводятся просьбы, решения, предложения, просьбы, и т.д.

В деловых письмах при наличии конкретного адресата (фамилия, имя, отчество) текст письма обычно начинается с фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма.

Сам текст делового письма может излагаться как от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», Просим решить вопрос…» и т.д.), от 3-го лица единственного числа («ООО просит рассмотреть …» и т.д.), так и от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас рассмотреть…и т.д.).

Пример продольного бланка письма

Пример углового бланка письма

При написании деловых писем целесообразно использовать готовые образцы писем, но надо иметь ввиду, что деловые письма классифицируются по своей целевой направленности.

Деловые письма могут быть:

7. Реквизиты делового письма. Термины и определения

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу Р 6.30–2003 .

Реквизиты делового письма

Реквизит – обязательный элемент, присущий определенному виду документа. К реквизитам делового письма относятся 16 из 30, указанных в ГОСТе.

Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации

Реквизит 02 – герб субъекта Российской Федерации

Реквизит 03 – эмблема организации или товарный знак

Реквизит 08 – наименование организации

Реквизит 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит 20 – текст документа

Реквизит 21 – отметка о наличии приложения

Реквизит 22 – подпись

Реквизит 25 – печать

Реквизит 27 – отметка об исполнителе

Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Все должны знать некоторые термины и определения.

Формуляр – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.

Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Официальный документ, реквизиты делового письма

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

Подобные работы

Виды деловой переписки. Современное деловое письмо. Рекомендуемый состав реквизитов официального письма. Правила оформления делового письма. Индекс исходящего документа. Типичное международное деловое письмо, пример. Электронная почта, её преимущества.

курсовая работа [39,3 K], добавлена 07.12.2010

Исследование понятия и основных видов служебных писем. Изучение правил оформления и составления текста делового письма. Анализ особенностей делового общения с иностранными партнерами. Характеристика международных стандартов на коммерческие документы.

контрольная работа [26,0 K], добавлена 09.11.2013

Разработка стилистической конструкции делового письма. Бланк и реквизиты служебного письма. Структура и размер текста письма. Примеры составления и оформления различных видов деловых писем. Докладная и объяснительная записки. Протокол, акт, справка.

контрольная работа [37,2 K], добавлена 24.11.2010

Понятие и характеристика документов, используемых в официально-деловой сфере общения. Правила составления предложений, согласование его членов, выбор варианта. Составление делового письма и оформление его в соответствии с установленными нормами.

контрольная работа [15,0 K], добавлена 15.05.2013

Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.

реферат [25,6 K], добавлена 14.11.2013

Требования к оформлению реквизитов международного письма. Составление письма-запроса на поставку товара иностранному партнеру и ответа на него. Письмо-извещение в связи с ненадлежащим выполнением условий контракта иностранным или российским партнером.

контрольная работа [24,0 K], добавлена 21.04.2011

Деловое письмо как форма официальной корреспонденции. Использование письма-благодарности для подтверждения факта, действия или произошедшей ситуации. Самые распространенные виды деловых писем. Использование рекламации для высказывания претензий к услуге.

реферат [16,6 K], добавлена 11.03.2014

Виды информационно-справочных документов. Письмо как один из способов обмена информацией, история его происхождения. Современные требования к составлению и оформлению документа на примере служебного письма, его различные классификационные признаки.

курсовая работа [60,7 K], добавлена 11.02.2014

Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России. Правовые условия использования цифровой подписи в электронных документах. Понятие и содержание деловых писем, их виды и содержание. Правила оформления, специфика языка и стиля.

курсовая работа [98,3 K], добавлена 22.02.2010

Сущность рефрейминга процесса для прекращения нежелательного поведения путем предоставления лучших вариантов поведения. Понятие делового письма и его особенности. Правила составления делового письма, чтобы на него обратили внимание и прочитали.

контрольная работа [24,2 K], добавлена 10.08.2009

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

реквизиты делового письма образец Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.

Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.

физическому лицу

Тундрикову Г.П.

ул. Легкая, д. 127, кв. 365,

г. Мурманск, 628021

Оформление реквизита «дата» служебного письма

После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма

Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:

№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,

или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.

Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.

Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса

При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.

Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма

Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».

Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»

К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:

Источники:
www.miripravo.ru, xn--80abcmm3bpe5cwc.xn--p1ai, online-academy.ru, otherreferats.allbest.ru, delo-ved.ru