Письмо о взаимозачете между организациями образец

Документ, который подтвердит взаимозачет между вашей компанией и контрагентом

Почему эти документы важны: Если неверно оформить взаимозачет, организация может столкнуться с претензиями партнеров и налоговиков.

В чем часто ошибаются: Составляют документ о взаимозачете задолженности, когда срок ее оплаты по договору еще не наступил.

Когда понадобятся документы

Взаимозачет - удобное средство закрыть обязательства компаний друг перед другом.

Скажем, ваша компания должна оплатить контрагенту полученные от него товары. А за ним числится задолженность по услугам, которые были оказаны вашей организацией. Такие долги можно спокойно зачесть. Это пример зачета по разным договорам - поставки и оказания услуг.

Можно зачесть долги и по одному договору. Например, организация привлекла подрядчика для ремонта своего офиса и по- этапно оплачивает ему сделанные работы. Наступил срок оплаты очередного этапа. В то же время подрядчик должен организации неустойку за то, что не вовремя сдал предыдущий этап работ. В этом случае взаимозачет произойдет в рамках одного договора - подряда.

Чтобы взаимозачет не вызвал претензий ни у налоговиков, ни у контрагента, важно правильно его оформить. Иначе партнер сможет предъявить иск о взыскании задолженности, которую вы считаете погашенной. А если вы используете кассовый метод или применяете упрощенку, вы к тому же неправильно исчислите налоги.

Если ваша компания на упрощенке

Взаимозачетприравнивается к оплате, поэтому на дату зачета упрощенщику нужно отразить выручку от реализации.

Какие долги можно погасить взаимозачетом

Рассмотрим главные требования к взаимозачету, которые важно учесть, составляя документы.

1. Задолженность по уплате денег можно зачесть только в счет денежных долгов. Если же одна организация должна другой уплатить деньги, а другая поставить товар, то зачет невозможен. То есть, говоря языком Гражданского кодекса РФ, можно зачитывать только однородные требования.

2. На тот момент, когда вы решили провести взаимозачет, сроки уплаты по договору должны уже наступить.

Этот вывод подтвержден в пункте 18 Обзора&hellip направленного информационным письмом Президиума ВАС РФ от 29 декабря 2001 г. № 65 (далее - Обзор). Впрочем, это не мешает зачесть задолженность, если в договоре срок ее погашения не указан или определен моментом востребования.

Нельзя направить контрагенту заявление о зачете заранее, то есть до наступления срока, в который он должен заплатить вам деньги.

3. Если суммы, которые деловые партнеры должны друг другу, равны, они погашаются в полном объеме. Но на практике такое бывает крайне редко и суммы взаимной задолженности обычно разные. Тогда тот долг, который больше, будет погашен только частично. И это обязательно нужно отразить в бумагах по взаимозачету.

4. В некоторых случаях взаимозачет невозможен. Перечислим их.

Во-первых, это ситуация, когда зачесть долги прямо запрещает договор. Поэтому проверьте условия контракта. Взаимозачет запрещен? Ничего страшного, этот недостаток можно легко исправить. Если, конечно, контрагент согласится подписать дополнительное соглашение к договору.

Во-вторых, иногда взаимозачет запрещен законодательно. Так, например, нельзя зачесть задолженность контрагента, если возбуждено дело о его банкротстве (Федеральный закон от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ О несостоятельности (банкротстве), п. 14 Обзора).

Также не удастся зачесть долг давностью более трех лет, если при этом должник заявит, что срок давности по обязательству уже истек. Этот запрет прямо прописан в статье 411 Гражданского кодекса РФ .

Как составить документ о взаимозачете

Установленного бланка документа о взаимозачете нет. Закон допускает два способа оформления, которые мы рассмотрим. И начнем с того, что взаимозачет должен быть оформлен письменно.

Конечно же, в жизни нередко бывает так, что стороны сделки по телефону договариваются, к примеру, о поставке товаров в счет погашения прошлой задолженности. С юридической точки зрения такой договоренности, естественно, будет недостаточно (п. 5 Обзора).

Способ 1. Зачет в одностороннем порядке

Ваша компания может просто письменно заявить своему контр- агенту о зачете (ст. 410 Гражданского кодекса РФ ). Для этого достаточно наличия взаимной денежной задолженности. И разумеется, она должна соответствовать условиям, которые мы уже назвали в начале статьи.

Документ, в котором организация заявит о зачете, можно назвать по-разному: заявление, письмо, уведомление, извещение. Образец заявления приведен здесь .

Важно помнить, что взаимозачет состоится, только если контрагент получил ваш документ (п. 4 Обзора). Чтобы быть в этом уверенным, можно направить заявление с курьером и получить подпись руководителя организации-контрагента с отметкой о получении.

А если вы отправляете документ заказным письмом, сохраните уведомление о его вручении. Эта бумага впоследствии может вам пригодиться.

Проводить односторонний зачет мы рекомендуем только тогда, когда вы со стопроцентной уверенностью знаете о суммах взаимной задолженности.

Например, в вашем распоряжении есть акт сверки расчетов с партнером. Если этот акт подтверждает взаимные долги, вы вправе провести односторонний зачет. Даже если ваш контр-агент в нем не заинтересован, в данной ситуации ваша компания никак не зависит от воли партнера. Направить партнеру заявление о зачете взаимных требований - ваше законное право.

А вот к суммам неустойки или возмещения ущерба этот способ зачета лучше не применять. Особенно если на руках нет акта сверки.

В одностороннем порядке лучше не зачитывать суммы неустоек и возмещения ущерба.

Дело в том, что на практике такой вариант действий обычно ведет к судебному разбирательству. Ведь у вас и вашего контрагента может быть совершенно разное представление о размере и порядке расчета данных сумм (постановление ФАС Волго-Вятского округаот 27 апреля 2010 г. по делу № А82-8771/2009).

Способ 2. Двустороннее соглашение

Более безопасный вариант - составить двусторонний документ о взаимозачете. Этот способ допускается законодательством (ст. 421 Гражданского кодекса РФ ).

Как вы назовете данную бумагу, значения также не имеет. Возможные варианты: соглашение, протокол, акт о проведении взаимозачета.

Образец соглашения, который можно взять за основу, мы разместили здесь .

Какой бы способ оформления вы ни выбрали, в документе о взаимозачете нужно четко обозначить погашаемые долги. Для этого укажите:

- суммы, принимаемые к зачету, в том числе НДС по каждой задолженности

- реквизиты документов, подтверждающих долги (договоров, товарных накладных, актов сдачи-приемки работ (услуг), счетов-фактур).

Можно указать и установленный договором срок погашения задолженности, чтобы не возникало сомнений в действительности зачета.

Обратите внимание: в наших образцах четко обозначена дата закрытия долгов. На этот момент взаимозачет нужно отражать в учете. Если такой даты не будет, ориентироваться надо на день, когда соглашение было подписано.

Как влияет взаимозачет на расчет основных налогов

В бухгалтерском учете при взаимозачете никакие доходы и расходы не возникают. Это следует из пункта 2 ПБУ 9/99 и пункта 2 ПБУ 10/99 .

Разберемся с налогами. Сразу скажем, что на НДС взаимозачет никак не влияет. Ведь налог на добавленную стоимость с реализации вы уже начислили при отгрузке (п. 1 ст. 167 Налогового кодекса РФ ). А для применения вычетов оплата значения не имеет (п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ ).

Взаимозачет обязательств не отражается и на расчете налога на прибыль, если вы используете метод начисления. Это следует из пункта 1 статьи 271 и пункта 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ .

А вот при кассовом методе на дату взаимозачета вам надо признать выручку от реализации, так как долг вашего контр- агента теперь оплачен. Это прямо следует из пункта 2 статьи 273 Налогового кодекса РФ. Одновременно вы можете учесть и расход. Ведь задолженность вашей компании тоже погашена (п. 3 ст. 273 Налогового кодекса РФ).

Это в полной мере относится к тем компаниям, которые применяют упрощенную систему налогообложения. При зачете встречных требований они признают выручку от реализации и расход, который оплачен взаимозачетом. На затраты также можно отнести входной НДС по приобретенным ценностям (работам, услугам).

Как упростить работу

Правила учета доходов и расходов на спецрежиме вы найдете в электронной энциклопедии Главбух на &ldquoупрощенке&rdquo. И не забудьте активировать карту, которая продлит вам доступ к сервису на все полугодие, - она придет с Главбухом № 3, 2011.

В заключение отметим, что иногда серия взаимозачетов вызывает подозрение налоговиков. Все потому, что при зачете реальных расчетов не происходит.

Однако это не повод отказываться от такого удобного инст- румента. Ведь сам по себе взаимозачет не свидетельствует о необоснованной налоговой выгоде (см. например, постановление ФАС Уральского округа от 21 июля 2009 г. № Ф09-4936/09-С2 по делу № А71-12420/2008-А24).

А в тех случаях, когда суды все-таки эту выгоду усматривали и не признавали расходы, одними взаимозачетами дело не ограничивалось. Налоговым инспекторам удавалось собрать целый букет фактов, говорящих об отсутствии реальных хозяйственных операций. Например, документы, подтверждающие расходы, были недостоверны, реальных поставок товаров не было, контрагенты организации фактически не вели деятельности и т. п. (постановление ФАС Северо-Западного округа от 13 января 2010 г. по делу № А13-11295/2008, постановление ФАС Уральского округа от 21 сентября 2009 г. № Ф09-6550/09-С2 по делу № А07-616/2009).

Акт взаимозачета

Под актом взаимозачета подразумевается документ, который составляется в том случае, когда одна организация изъявляет желание произвести сверку взаимных требований с организацией-контрагентом. Согласно данному акту можно оформить либо полный зачет, либо зачет конкретной части за некоторый временной период.

Законодательство РФ не предусматривает унифицированную форму акта зачета взаимных требований. Однако когда разрабатывается форма этого документа, любое предприятие должно использовать реквизиты, являющиеся обязательными для заполнения:

название документа

дата, когда документ был составлен

место составления акта

полное название предприятия, которое взяло на себя составление акта взаимозачета

применяемые измерители, в натуральном и денежном выражении, хозяйственных операций

ссылки на документы, доказывающие возникновение обязательств того или иного рода. Такие документы могут быть представлены договорами, актами выполненных работ, накладными, счетами-фактурами

информация по конкретным обязательствам, для погашения которых производится зачет

сумма осуществляемого взаимозачета

ФИО должностных лиц, на которых возложена ответственность за своевременное и правильное оформление тех или иных хозяйственных операций

подписи ответственных лиц

оттиск печати, принадлежащей организации, которая произвела составление акта.

Но акт взаимозачета можно составить не всегда. Его составление недопустимо при следующих обязательствах и ситуациях:

Обязательство, при котором идет речь о пожизненном содержании граждан.
Обязательство, в основе которого лежит возмещение убытков наряду с нанесенным вредом жизни и здоровью индивидуума.
Обязательство, сопряженное с взысканием алиментов.
Обязательства с истекшим сроком исковой давности.
Ситуация, когда один из контрагентов, имеющий заинтересованность в составлении акта зачета взаимных требований, подвергся возбуждению дела о банкротстве.
Ситуация, когда путем взаимозачета, одна из сторон хочет осуществить погашение задолженности по оплате денежного вклада в уставной капитал организации.

Оформление акта зачета взаимных требований происходит в 2 экземплярах: один предназначен для той организации, которая его составила, другой – для ее контрагента. К данному акту требуется приложение копий документов, ссылки на которые имеют место быть в тексте документа и служат подтверждением факта возникновения обязательств.

Образец акта взаимозачета или зачета взаимных требований скачать (Размер: 28,5 KiB | Скачиваний: 28 698)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Что такое взаимозачет и как его провести в «1С. Бухгалтерии»?

Взаимозачет — это довольно распространенная бухгалтерская операция, в результате которой удобным для обеих сторон способом прекращаются все встречные обязательства. Однако при всей внешней простоте, эта операция требует строгого соблюдения требований Гражданского и Налогового кодексов. Особенно много вопросов у бухгалтеров возникает в связи с изменениями Налогового кодекса, новая редакция которого была принята в 2007 году.

Взаимозачет возможен только тогда, когда соблюдаются следующие условия:

Однородность встречных требований. Например, если организации, между которыми осуществляется взаимозачет, должны друг другу денег. А вот в случае, когда одна организация должна денег, а другая собирается предоставить ей заем, то такие отношения не могут считаться взаимозачетом.

Срок погашения долгов со стороны обеих организаций должен наступить. Если же сроки не совпадают, то взаимозачет следует проводить тогда, когда наступит более поздний из них.

Заявление хотя бы одной из организаций, участвующих во взаимозачете. При этом вторая сторона должна предоставить документ, подтверждающий факт своего уведомления о взаимозачете. С этой ролью вполне может справиться уведомление, которое подтвердит вручение заказного письма и будет содержать опись вложений.

Если взаимозачет осуществляется между организациями, которые имеют равнозначные задолженности друг перед другом, то долг гасится целиком. В противном случае частичность погашения долга в обязательном порядке должна быть отражена в соответствующих документах.

Как же провести операцию по взаимозачету в «1С. Бухгалтерия»? Для лучшего понимания и наглядности покажем это на примере.

Существует две компании – А и Б. А отгрузила Б товар на общую сумму 5000 рублей. Б оказало А услуг на сумму 6000 рублей. Компания А хочет выступить инициатором взаимозачета. Для этого ей необходимо направить Б письмо с соответствующим предложением. Если партнер не будет возражать, то составляется акт о взаимозачете.

письмо о взаимозачете между организациями образец

Затем в программе «1С. Бухгалтерия» открывается документ «Корректировка долга», который находится в меню «Продажа» или «Покупка» (см. на рисунке выше). Появляется панель, где следует выбрать клавишу «Добавить». В открывшемся окне выбираем операцию «Проведение взаимозачета». Теперь в появившейся форме заполняем поля «Кредитор», «Дебитор» и «Валюта». Когда необходимая информация внесена, щелкаем по кнопке «Заполнить», после чего все остальные поля заполнятся автоматически.

Среди прочего в появившейся форме будет отражена информация о размерах кредиторской и дебиторской задолженностей. Для того чтобы можно было осуществить взаимозачет, эти показатели должны быть равными. В случае, как в нашем примере, когда между этими данными есть разница, можно договориться с партнером провести взаимозачет на одинаковую сумму. Если такая договоренность достигнута, то нужно вручную подкорректировать размер кредиторской задолженности, чтобы он сравнялся с суммой дебиторского долга. Когда это будет сделано, то внизу справа высветится слово «Взаимозачет».

Теперь можно нажимать на кнопку «Записать», после чего будет сформирована печатная форма и документ проведется. Одновременно будут сформированы и проводки для бухучета.

Источники:
www.glavbukh.ru, mirblankov.ru, altaempresa.ru