Бланк официального письма образец

Официальное письмо: существующие виды, правила оформления

18 декабря 2013, просмотров: 6277, Раздел: Бизнес-статьи

Любое официальное письмо представляет собой оболочку для передачи информации, для того, чтобы составить правильное письмо, необходимо обратить внимание не только на форму, но и на содержание, в данной статье, мы рассмотрим официальное письмо: существующие виды и правила оформления .

Наиболее распространённые виды официальных писем

• Письмо-извинение

• Спонсорское письмо

• Письмо-отзыв

• Письмо-требование

• Письмо-подтверждение

• Письмо требование

• Письмо ходатайство и так далее.

Как написать официальное письмо

Для написания официального письма потребуется специальный бланк, который имеет стандартную форму. Для данных бланков установлен определенный комплекс обязательных реквизитов (элементов), которые располагаются в установленном порядке. Зачастую бланк официального письма, выглядит в виде листа бумаги с нанесенными на него типографическим методом, постоянных реквизитов.

Однако в последнее время, все реже используются типовые бланки, так как письмо со всем необходимым оформлением, можно распечатать при помощи принтера. Официальное письмо, состоит из «рамки», основного текста, которое содержит сведения об адресанте, сокращенное или полное наименование компании-отправителя, ее телеграфный или почтовый адрес, номер факса и телефона, номер той телеграммы или того письма, которое стало поводом для переписки.

В стандартных формулярах устанавливаются размеры полей и форматы документов, которые входят в состав определенной системы документации, так же имеется конструкционная сетка образца, правила и реквизиты ее расположения. Документы, которые входят в данную систему документации, состоят из 3 х частей, которые располагаются в конкретных зонах. Данная компоновка документа, служит быстрому восприятию текста.

Введение стандарта на бланк – формуляр, позволяет:

• Уменьшить цену машинописных работ

• Организовать централизованное создание бланков для официальных писем

• Сократить трудозатраты на оформление и составление писем

• Облегчить визуальный поиск нужной информации

• Расширить возможности применения организационной и вычислительной техники для обработки писем.

Официальное письмо имеет следующие реквизиты:

• Эмблема или логотип компании

Официальное письмо образец бланк

22 декабря 2013 года между ФГУП НИЭЗТ лтд (правопреемник ОАО НИЭЗТ лтд) и Муниципальным учреждением культуры Кинотеатр Сириус К (г.Североморск Архангельской области) заключен договор поставки товара № 1974-03: Разработка, поставка оборудования и настройка стереофонической звуковоспроизводящей системы для кинотеатра Сириус (далее - Договор).

В рамках этого Договора, в соответствии с календарным планом, были полностью выполнены все работы: разработка кинотехнологического проекта, поставка оборудования, проверка оборудования в НИЭЗТ лтд, монтаж и настройка стереофонической звуковоспроизводящей системы (цифровой и аналоговой) для вашего кинотеатра, обучение персонала работе на цифровом и аналоговом оборудовании, а также осуществлен авторский надзор.

Срок действия Договора окончился 30 сентября 2014 года.

Общая сумма аванса, перечисленная за выполненные этапы, составила: 200 000 (двести тысяч) рублей 00 копеек, с учетом НДС.

Соответственно задолженность Вашего учреждения перед ОАО НИЭЗТ лтд, составляет 2 183 482 (Два миллиона сто восемьдесят три тысячи четыреста восемьдесят два) рубля 00 копеек.

Письмо (Приложение № 1), которое было направлено за Вашей подписью на имя Начальника управления инвестиций и Федеральных целевых программ Агентства по культуре и кинематографии РФ - Киселева Ф.В. являющееся по своей сути актом приема-передачи подтверждает выполнение работ и обязательств ОАО НИЭЗТ лтд в полном объеме.

Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет

организовать централизованное изготовление бланков для писем

уменьшить стоимость машинописных работ

сократить трудозатраты на составление и оформление писем

облегчить визуальный поиск необходимой информации

расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов

1) Государственный герб (для государственных предприятий)

2) эмблема организации

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть

4) код документа по ОКУД (если есть)

5) наименование организации (полное и сокращенное)

6) почтовый и телеграфный адреса

7) номер телефона

8) номер факса, телетайпа

9) номер счета в банке

10) дата

И) индекс документа

12) ссылка на индекс и дату входящего документа

13) адресат

14) заголовок к тексту

15) текст

16) подпись

17) фамилия и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками

по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод)

смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе. Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.

Номера телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двухзначными цифрами. Например, дату 25 октября 1997 года следует записать так: 25.10.97 (допускается и иная запись: 25.10.1997). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1997 года записывают следующим образом: 12.01.97. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.97).

Индекс исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

На №

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.97».

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

ЗАО «Оксид»

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ 6.38-90 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:

Кемеровское ОАО «Гранит» Смирнову А.Н.

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Ректору

Новосибирской государственной академии

экономики и управления

проф. Шеметову П.В.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам __ в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:

Директору общества с дополнительной ответственностью

«Кристалл»

Некрасову Г.Н.

103030, г. Москва

Скатертный пер. 22

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Например

630102, г. Новосибирск-102, ул. Кирова, 76, кв. 12

Григорьеву П.И.

Согласно ГОСТ 6,38-90, инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. В этом случае сокращение «т.» не употребляется:

акад. Иванову А.Г.

проф. Кирсанову Н.Г.

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращением «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Заголовок не должен превышать двух строк если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику отделения милиции

Кировского района

г. Новосибирска

Сидорову Г. В.

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

экз.

Приложение на л. в

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-96» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы Подпись Н.К.Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписания письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П.Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Корсар» Подпись Г.А.Фомин

Директор ОАО «Карелия» Подпись И.В.Петров

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

Герб РФ

Наименование министерства

Наименование организации

Наименование структурного

Образцы писем и приглашений

Образец письма 1

Официальное приглашение

(Ф.И.О.), управляющий Ф.И.О. (Фирма) имеет честь пригласить Вас на (приём), который состоится в (место, дата) в часов.

Форма одежды .

Просьба ответить (без подписи)

Образец письма 2

Принятие официального приглашения

(Имя) с благодарностью принимает Ваше приглашение принять участие в (приёме), которое состоится (повторить) место (дата).

(без подписи)

Образец письма 3

Отказ от официального приглашения

(Имя) весьма признателен Вам за Ваше приглашение принять участие в (приёме), который состоится в .(место), (дата), но, к сожалению, не может его принять в связи с запланированной встречей на этот день.

Образец письма 4

Приглашение на выставку

С до (даты) будет проводиться (характеристика) выставка в (место).

Мы рады сообщить вам, что на выставке будут представлены наши работы (товары).

Некоторые из наших новых моделей могут представлять для вас особый интерес.

Мы были бы очень рады, если бы Вы смогли посетить выставку и наш стенд , который находится в выставочном зале .

Мы прилагаем несколько билетов на выставку.

Поздравление в связи с продвижением по службе

Я (Мы) только что узнал(и), что Вы были назначены (избраны, утверждены) , и хотели бы выразить мои(наши) пожелания Вам всяческих успехов.

Письмо

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов. служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте ). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

Виды писем:

инструктивные сопроводительные информационные гарантийные рекламные претензионные арбитражные письма-подтверждения письма-напоминания письма-извещения письма-просьбы.

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4 . Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5 .

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма)

доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме)

заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.

Текст письма, как правило излагается от третьего лица единственного числа, например: Школа не имеет возможности. , В ближайший год школа не предполагает. и т.д.

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).

Рис. 3.7. Пример оформления письма

Служебное письмо

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

дата

номер

ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом)

заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита адресат (получателя письма):

фирма

структурное подразделение

должность

фамилия и инициалы

почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам. сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. была установлена недостача. штук изделий на сумму. (коммерческий акт от 26.01.06 № 247). . Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит ссылка на регистрационный номер и дату документа, то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа (направляем на согласование, просим рассмотреть)

от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым)

от третьего лица единственного числа (банк не может согласиться, компания не возражает).

Сопроводительное письмо и другие виды писем

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ. который информирует адресата о направлении к нему документов если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: посылаем, направляем, возвращаем, прилагаем.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: приглашаем Вас или просим Вас принять участие.

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Информационное письмо - сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: извещаем, сообщаем, ставим Вас в известность и т.п. далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола подтверждать.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом напоминаем.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Источники:
bbcont.ru, uristhome.ru, www.bibliotekar.ru, textnovo.narod.ru, www.grandars.ru