Правильное оформление должностной инструкции образец

Правила оформления должностных инструкций

Должностная инструкция является важнейшим локальным нормативным документом, регламентирующим трудовые отношения. В ней приводятся квалификационные требования, предъявляемые к данной конкретной должности, перечисляются трудовые обязанности и устанавливаются пределы ответственности. Оформление должностной инструкции не является обязательным, в трудовом законодательстве даже отсутствует такой термин, но этот документ окажется очень полезен в случаях возникновения трудовых споров и облегчит взаимоотношения с налоговиками, когда потребуется оправдать расходы на заработную плату.

Популярное по теме

В данной статье рассмотрены такие вопросы:

Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Как правильно составить должностную инструкцию

Прежде всего отметим, что должностная инструкция может быть оформлена в качестве приложения к трудовому договору или же отдельным организационно-распорядительным документом. Ниже мы рассмотрим порядок оформления должностной инструкции в виде отдельного документа.

До того, как оформить должностную инструкцию, следует разработать ее текстовую часть, содержащую основные сведения о трудовой функции, присущей данной должности. Должностная инструкция разрабатывается, как правило, на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Квалификационные требования для каждой позиции в этом справочнике описываются в трех разделах:

И, поскольку эти требования имеют рекомендательный характер, их можно и нужно дополнить с тем, чтобы максимально адаптировать под те реальные трудовые обязанности, которые предполагает конкретная должность на конкретном производстве.

К составлению должностной инструкции нельзя относиться формально - этот документ в равной степени необходим как руководству компании, так и самим сотрудникам, в его написании и составлении должны принимать участие руководители всех рангов. Их опыт позволит составить этот документ с учетом специфики каждого рабочего места и сделает должностную инструкцию действенным инструментом регулирования взаимоотношений между работодателем и работником. Цели, которые достигаются при разработке и внедрении должностных инструкций, приведены на схеме.

Порядок составления должных инструкций не регулируется никакими нормативными правовыми актами. Работодатель вправе самостоятельно разрабатывать и устанавливать на предприятии требования к составлению этих документов. Правила составления и оформления должностных инструкций могут быть утверждены, например, в виде методических рекомендаций.

Общие правила оформления должностных инструкций

Строгие требования к оформлению должностной инструкции отсутствуют. При оформлении должностной инструкции можно воспользоваться стандартами оформления организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-2003. Если инструкция состоит из нескольких страниц, они должны быть пронумерованы. Нумерация страниц - сквозная по всему документу. Текст инструкции лучше напечатать только с одной стороны листа стандартного формата А4.

Вполне логичны такие правила оформления должностных инструкций: установить название и пронумеровать основные элементы структуры текста - разделы и подразделы. Для нумерации в этом случае можно использовать римские цифры. Названия разделов можно отобразить прописными буквами. Названия для пунктов и подпунктов не нужны, в составе разделов их можно пронумеровать арабскими цифрами.

Образец оформления должностной инструкции

На схеме приведен образец оформления должностной инструкции.

В поле 1 указывается полное наименование организации. Поле 2 предназначено для грифа утверждения. При этом слово УТВЕРЖДАЮ следует писать прописными буквами, не используя кавычки. Утверждает должностную инструкцию руководитель организации или лицо, у которого есть на это официальные полномочия. В этом поле размещается наименование его должности, подпись и дата утверждения документа. С этой даты должностная инструкция вступает в силу и становится документом, обязательным к ознакомлению и подписанию для всех сотрудников. При приеме на работу, еще до того, как с соискателем будет подписан трудовой договор, он должен ознакомиться со своей должностной инструкцией, чтобы иметь полное представление о трудовой функции, соответствующей данной должности.

Поле 3 - текст самой должностной инструкции. Как правило, он состоит из нескольких разделов:

Поле 4 - содержит ссылку на локальный нормативный акт (пункт коллективного договора, приказ), в соответствии с которым разработана должностная инструкция. Поле 5 предназначено для подписи руководителя структурного подразделения, для которого разработана инструкция. Этом поле указывается полное наименование должности руководителя, его фамилия и инициалы, размещается подпись и дата подписания. Поле 6 - согласующее. В верхней строке размещается надпись СОГЛАСОВАНО, ниже под ним - должность лица, имеющего полномочия на согласование такого рода документов, его фамилия и инициалы, место для подписи и даты согласования. В поле 7 размещается надпись С инструкцией ознакомлен:, фамилия и инициалы работника, место для подписи и даты.

Приведенный образец должностной инструкции имеет все необходимые признаки, делающие его юридически значимым документом. Правильное оформление должностной инструкции позволяет использовать ее как правовую норму локального характера, помогающую объективно оценивать то, как человек выполняет свои трудовые обязанности. Нарушение должностной инструкции, подписанной сотрудником, может повлечь за собой ответственность, вплоть до увольнения, это неоспоримый аргумент, с помощью которого и работодатель, и сотрудник могут доказать свою правоту и в трудовом споре. и в суде. Оригиналы согласованных и утвержденных должностных инструкций должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены печатью организации. Хранятся они в отделе по работе с персоналом, в соответствии с порядком ведения делопроизводства.

Вам будут полезны и другие материалы по данной теме:

Должностные инструкции: нюансы оформления

"Кадровый вопрос", 2012, N 8

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ: НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД ОК 011-93) должностные инструкции отнесены к группе документов организационно-нормативного регулирования деятельности предприятия. Они являются частью унифицированной системы организационно-распорядительной документации, т. е. комплекта документов, в котором фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности отдельных должностных лиц или категорий должностных лиц.

Современное делопроизводство определяет должностную инструкцию как письменный организационно-нормативный документ, четко регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, отчетности, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами в своей деятельности как положений соответствующих законодательных актов, так и внутренних нормативных актов предприятия (приказов, распоряжений и т. п.).

Правильно разработанные, согласованные между собой должностные инструкции обеспечивают:

- рациональное разделение труда между работниками предприятия

- равномерную "загрузку" работников

- оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности

- возможность своевременного и эффективного контроля работников

- понимание работниками своей ответственности за конкретные обязанности.

Кроме того, наличие должностной инструкции существенно ускоряет обучение вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности.

Очень важным характерным признаком должностной инструкции является ее тесная взаимосвязь с документами, относящимися к другим группам документации - в частности, с трудовым договором, а также с документами по оформлению дисциплинарных взысканий. Трудовой договор может и сам содержать основные положения должностной инструкции, и многие руководители довольствуются лишь этим документом. Однако, если в трудовом договоре при описании обязанностей работника имеется ссылка на то, что ему могут быть поручены не только обязанности, прямо указанные в договоре, но и иные, отнесенные к его компетенции должностной инструкцией и прочими локальными нормативными актами, в таком случае наличие должностной инструкции в системе документации предприятия - это необходимость. В случае трудовых споров (как решаемых внутри предприятия, так и в судебном порядке) при определении степени виновности в совершении дисциплинарного проступка, помимо прочего, как правило, принимается во внимание то, насколько полно и точно работник выполнял соответствующие положения должностной инструкции.

Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом предприятия, подразумевает наличие специфических требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению. Важнейшими требованиями, предъявляемыми к содержанию должностной инструкции, являются ясность, информационная емкость и убедительность. При этом ясность содержания достигается предельно точным его формулированием как отдельных предложений, так и всего текста в целом. Информационная емкость содержания обеспечивается посредством включения в текст предложений, сочетающих минимальное количество словарных единиц с максимальной смысловой нагрузкой. Что касается убедительности содержания, то выполнение этого требования в отношении должностной инструкции зависит прежде всего от того, насколько последовательно расположены в тексте его смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит построение всего текста документа.

В качестве основы для подготовки содержания проекта должностной инструкции рекомендуется использовать соответствующие положения Квалификационного справочника должностей служащих, адаптировав их к конкретным условиям функционирования предприятия и соответствующего структурного подразделения.

Существуют и общепринятые форматы должностных инструкций. В общем случае должностная инструкция должна максимально емко, однозначно и понятно освещать следующие вопросы, касающиеся деятельности работника:

- наименование должности и ее место в организационной структуре предприятия

- задачи, возлагаемые на работника

- статус работника, порядок его назначения на должность и освобождения от должности

- основные квалификационные требования, предъявляемые к работнику

- основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, положений законодательных и иных нормативно-правовых актов и т. п.

- трудовые функции, порученные работнику

- виды работ или операции, выполняемые работником в рамках порученных ему функций

- основные требования по охране труда, соблюдение которых является обязательным для работника

- полномочия работника, их краткая характеристика

- взаимоотношения работника с другими должностными лицами предприятия

- меры ответственности, применение которых предусмотрено в отношении работника в связи с невыполнением или ненадлежащим выполнением его трудовых функций

- порядок внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию.

Оформление должностных инструкций

Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа включает:

- наименование организации - автора (разработчика) документа

- наименование вида документа

- дату документа

- регистрационный номер документа

- место составления или издания документа

- гриф утверждения документа

- заголовок к тексту

- текст документа

- отметку о наличии приложения

- подпись

- гриф согласования документа

- визы согласования документа

- отметку о заверении копии документа

- отметку об исполнителе

- идентификатор электронной копии документа.

Наименование организации - автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.

Непосредственно над полным наименованием организации-автора (разработчика) указывается сокращенное либо в отсутствие такового полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии). Сокращенное наименование организации-автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.

Наименование обособленного структурного подразделения организации - филиала, территориального отделения, представительства и пр. - указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 - "Организационно-распорядительная документация"). Код должностной инструкции как элемента организационно-распорядительной документации - 0253051.

Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита "Наименование организации" на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).

Дата документа - это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания и т. п. документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну-две строки ниже реквизита "Наименование вида документа" с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Регистрационный номер документа - это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др. Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера "N" и указывается на одной строке с реквизитом "Дата документа" (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции - с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.

Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту "Наименование организации" - например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования "Негосударственное образовательное учреждение "Тверской центр детского творчества" следует, что местом составления должностной инструкции является г. Тверь, и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.

Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.

Гриф утверждения документа - это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправдано, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)) могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции.

Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например, "должностная инструкция бухгалтера").

Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита "Место составления документа". При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление документа.

Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников). При включении таблиц в текст должностной инструкции следует:

- снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже

- согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.

Основные элементы структуры текста должностной инструкции - разделы - должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце заголовков не проставляются.

Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.

Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.

Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Заголовок к тексту" с выравниванием по ширине. При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в следующих двух случаях:

1. Должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение (приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминается по тексту должностной инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже последней строки реквизита "Текст", например следующим образом: "Приложение: на 3 л. в 1 экз.".

Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: "Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта на 1 л. в 1 экз.".

Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется следующим образом: "Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение к нему, всего на 2 л.".

Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками (руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита "Подпись" (см. ниже).

2. Должностная инструкция является приложением к другому документу, например организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или) введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.

Отметка включает слово "Приложение", отделенное от него пробелом, знак "N ", дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дату и регистрационный номер.

Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита в пределах зоны его расположения.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита, помимо собственноручной росписи (личной подписи), являются: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на соответствующем бланке), а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.

Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Отметка о наличии приложения".

Гриф согласования документа - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)).

Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией-автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.

Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита "Подпись". В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе - так называемом листе согласования.

В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом "Подпись" (на свободном месте) указывается: "Лист согласования прилагается". Заполненный лист согласования подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации - автора (разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним представляется на подпись.

Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений и т. п.) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.

Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита "Гриф согласование", а в его отсутствие - ниже последней строки реквизита "Подпись".

В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемый в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется исключительно в организации, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.

Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных инструкций. Реквизит включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа, например:

Sekretar:\\E:\Общие документы\Должностные инструкции\\Менеджер отдела продаж. rtf.

Общий порядок подготовки должностных инструкций

В зависимости от сложности и размеров организации разработкой должностных инструкций обычно занимаются руководители кадровых служб или непосредственные руководители, в чьем подчинении находится описываемая должность. Обычно задача подготовки должностных инструкций возникает в следующих ситуациях:

- при создании новой организации, филиала или подразделения

- при введении в организации новой должности, например в связи с вступлением в действие изменений к штатному расписанию организации

- при изменении порученной ранее кому-либо из работников организации трудовой функции или иных существенных условий трудового договора, например в связи с расширением полномочий работника в процессе развития организации или вследствие перераспределения полномочий одного работника между несколькими.

Технология подготовки должностной инструкции, опирающаяся на ГОСТ Р6.30-2003, наиболее детально описана, например, в справочнике Ю. М. Михайлова "Как правильно и быстро разработать должностные инструкции". Краткое изложение этой технологии можно привести в виде следующей последовательности действий:

- подготовка предварительного варианта текста должностной инструкции на основании требований непосредственного руководителя и Квалификационного справочника должностей служащих

- согласование проекта должностной инструкции с руководителями подразделений, взаимодействие с которыми будет возложено на работника, и с непосредственным руководителем работника

- внесение изменений и оформление окончательного варианта должностной инструкции

- утверждение должностной инструкции руководителем предприятия или его единоличным исполнительным органом и регистрация утвержденной должностной инструкции

- передача должностной инструкции работникам, взаимодействие с которыми предусмотрено для должности, являющейся предметом данной инструкции

- ознакомление непосредственно работника, приступающего к работе на описываемой должности.

В тех случаях, когда должностная инструкция разрабатывается или изменяется в отношении работника, уже занимающего данную должность, эти изменения обязательно должны быть согласованы с ним. При его несогласии с данными изменениями необходимо руководствоваться положениями Трудового кодекса о порядке внесения существенных изменений в трудовой договор с работником.

Организация работы с должностными инструкциями

Для надлежащего исполнения порученных обязанностей работники предприятия в соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ должны быть ознакомлены работодателем с должностной инструкцией, поскольку она является действующим локальным нормативным актом, имеющим отношение к трудовой функции работника.

Ознакомление работника с содержанием должностной инструкции может быть организовано работодателем или его полномочным представителем (начальником кадровой службы, непосредственным руководителем и т. п.) как в индивидуальном порядке, так и в порядке профессиональной подготовки вместе с другими работниками. Факт ознакомления работника с содержанием должностной инструкции должен быть документально подтвержден подписью работника непосредственно на должностной инструкции, хранимой в деле работника, либо, если должностная инструкция предназначена для регламентации повседневной деятельности целой категории работников, в листе ознакомления.

Важным в работе с должностными инструкциями является то обстоятельство, что они разрабатываются не для однократного ознакомления и последующего хранения (хотя именно такое отношение к должностным инструкциям является наиболее распространенным). Разработанные должностные инструкции являются реальным управленческим инструментом, и, как любой управленческий инструмент, они должны:

- реально использоваться в работе организации, то есть деятельность работников с определенной периодичностью должна контролироваться на предмет исполнения ими трудовых функций, возложенных на них должностной инструкцией

- постоянно совершенствоваться и дорабатываться вместе с изменениями бизнес-процессов, организационной структуры, внешней среды и т. п.

- должны быть доступны руководителям подразделений и работникам так, чтобы, например, вновь принимаемый работник был ознакомлен не только с должностными обязанностями и своими правами непосредственно по своей должности, но и с обязанностями и правами, возникающими в отношении его должности у других работников предприятия.

Одной из форм контроля знания работниками своих обязанностей и соответствия занимаемой должности является аттестация персонала.

Аттестация - это проверка знаний, умений, теоретических и практических, и компетенций навыков работника на предмет соответствия квалификационным требованиям, изложенным в его должностной инструкции. Аттестация также включает детальное рассмотрение результатов трудовой деятельности работника. Результатом аттестации должна стать объективная, никак не зависящая от мнения начальства оценка деловых качеств работника.

Поскольку сама процедура проведения аттестации вызывает чуть ли не в любом трудовом коллективе массу конфликтов, в ряде отраслей утверждены специальные положения о порядке проведения аттестаций. Они касаются государственных служащих, преподавателей вузов и научных работников, сотрудников финансовых структур, силовых ведомств и некоторых других категорий. Положения об аттестациях также являются нормой для средних и крупных организаций. В большинстве случаев при наличии коллективного договора и (или) профсоюзной организации положение об аттестации подлежит согласованию с трудовым коллективом или представителем профсоюза.

Единого законодательного акта, регулирующего порядок проведения аттестации, не существует. На предприятиях, подведомственных госорганам, положения об аттестации распространяются на всю отрасль и вводятся в действие распоряжениями министров и руководителей государственных комитетов. В коммерческих организациях положения об аттестации разрабатываются в кадровых службах. Стоит обратить внимание, что не подлежат аттестации беременные женщины, молодые специалисты, работники, не успевшие проработать в данной организации один год.

Порядок проведения аттестации считается соблюденным, если работник будет заранее предупрежден о предстоящем испытании и о критериях оценки его компетенций. Аттестацию проводит аттестационная комиссия, голосование должно происходить в отсутствие работника. В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 82 ТК РФ при проведении аттестации, которая может послужить основанием для увольнения работников в соответствии с пп. "б" п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, в состав аттестационной комиссии в обязательном порядке включается представитель соответствующего выборного профсоюзного органа (при его наличии).

Аттестация должна иметь регулярный характер, проводиться периодически, а не эпизодически в связи с тем, что работодатель решил уволить работника из-за несоответствия занимаемой должности. Но даже если работник получит на руки отрицательное заключение аттестационной комиссии и его уволят по пп. "б" п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, это совсем не означает, что он не сможет добиться восстановления на работе. Нередко работники оспаривают все с начала и до конца - процедуру образования и работы аттестационной комиссии, соблюдение правил проведения аттестации, должностную инструкцию и ее объективность, наконец, само решение комиссии. Работники в таком случае ссылаются на предвзятое отношение, доказывая, что истинной причиной непрохождения аттестации является конфликт с работодателем.

Пример.

Должностная инструкция главного бухгалтера

__________________________

[Наименование организации]

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

г. Москва "01" июля 2012 г. рег. N ____

УТВЕРЖДАЮ

[Наименование должности] [Наименование организации]

_______________ (___ [Ф. И.О.] ______)

Главный бухгалтер

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность главного бухгалтера [наименование организации в родительном падеже] (далее - Общество).

1.2. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

1.4. Главный бухгалтер относится к категории руководителей и имеет в подчинении: бухгалтера, бухгалтера-кассира.

1.5. На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж бухгалтерско-финансовой работы, в том числе на руководящих должностях, не менее 3 лет.

1.6. В своей деятельности главный бухгалтер руководствуется:

- законодательством РФ, в т. ч. финансовым, налоговым и хозяйственным законодательством, нормативными и методическими документами по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, хозяйственно-финансовой деятельности организации положениями и инструкциями по организации бухгалтерского учета, правилами его ведения

- локальными нормативными документами, регламентирующими работу Общества

- бизнес-планом Общества

- правилами трудового распорядка (положением о персонале)

- приказами и распоряжениями генерального директора Общества

- настоящей должностной инструкцией.

1.7. Главный бухгалтер должен знать:

- законодательство о бухгалтерском учете

- основы гражданского права

- финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство

- нормативные и методические документы по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, хозяйственно-финансовой деятельности организации

- положения и инструкции по организации бухгалтерского учета, правила его ведения

- профиль, специализацию и структуру организации, стратегию и перспективы ее развития

- налоговый, статистический и управленческий учет

- порядок оформления бухгалтерских операций и организации документооборота по участкам учета, списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, проведения аудиторских проверок

- формы и порядок финансовых расчетов

- условия налогообложения юридических и физических лиц

- правила проведения инвентаризаций денежных средств товарно-материальных ценностей, расчета с дебиторами и кредиторами, проведения проверок и документальных ревизий

- порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности современные справочные и информационные системы в сфере бухгалтерского учета и управления финансами

- методы анализа финансово-хозяйственной деятельности организации

- правила хранения бухгалтерских документов и защиты информации

- передовой отечественный и зарубежный опыт организации бухгалтерского учета

- экономику, организацию производства, труда и управления

- законодательство о труде правила по охране труда

- перечень услуг предприятия

- правила и порядок работы на ЭВМ, с программами MS Office, со специализированными программами бухгалтерского учета и правовыми системами

- правила внутреннего трудового распорядка.

1.8. На время отсутствия главного бухгалтера (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Главный бухгалтер обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Выполнять работу по постановке и ведению бухгалтерского учета организации в целях получения заинтересованными внутренними и внешними пользователями полной и достоверной информации о ее финансово-хозяйственной деятельности и финансовом положении.

2.2. Формировать в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации, позволяющую своевременно получать информацию для планирования, анализа, контроля, оценки финансового положения и результатов деятельности организации.

2.3. Организовывать подготовку и утверждать рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащего синтетические и аналитические счета, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности.

2.4. Обеспечивать порядок проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальное подтверждение их наличия, составления и оценки.

2.5. Обеспечивать систематический внутренний контроль за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа.

2.6. Руководить формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивать предоставление необходимой бухгалтерской информации внутренним и внешним пользователям.

2.7. Организовывать работу по ведению регистров бухгалтерского учета на основе применения современных информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных операций, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения работ (услуг), финансовых результатов деятельности Общества.

2.8. Обеспечивать своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств.

2.9. Обеспечивать контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов.

2.10. Организовывать информационное обеспечение управленческого учета, учет затрат на производство, составление калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), учет по центрам ответственности и сегментам деятельности, формирование внутренней управленческой отчетности.

2.11. Обеспечивать своевременное перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в кредитные организации, средств на финансирование капитальных вложений, погашение задолженностей по ссудам.

2.12. Обеспечивать контроль за расходованием фонда оплаты труда, организацией и правильностью расчетов по оплате труда работников, проведением инвентаризаций, порядком ведения бухгалтерского учета, отчетности, а также проведением документальных ревизий в подразделениях организации.

2.13. Проводить финансовый анализ и формирование налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности.

2.14. Подготавливать предложения, направленные на улучшение результатов финансовой деятельности организации, устранение потерь и непроизводительных затрат.

2.15. Обеспечивать соблюдение финансовой и кассовой дисциплины, смет расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

2.16. Контролировать оформление документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролировать передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

2.17. Обеспечивать составление отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет расходов, подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

2.18. Обеспечивать сохранность бухгалтерских документов и сдачу их в установленном порядке в архив.

2.19. Руководить работниками бухгалтерии, организовывать работу по повышению их квалификации.

2.20. Работать с банком, осуществлять ведение наличных и безналичных расчетов.

2.21. Координировать работы по социальному и медицинскому страхованию.

2.22. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

2.23. Соблюдать трудовую дисциплину и обеспечивать соблюдение трудовой дисциплины работниками подчиненных служб.

2.24. Соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда и обеспечивать соблюдение таковых требований работниками подчиненных служб.

2.25. Соблюдать требования по пожарной безопасности и обеспечивать соблюдение таковых требований работниками подчиненных служб.

2.26. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.

2.27. Незамедлительно сообщить работодателю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя организовывать эвакуацию работников подчиненных служб в случае возникновения таковых ситуаций.

В случае служебной необходимости главный бухгалтер может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. ПРАВА

Главный бухгалтер имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений генерального директора Общества, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение генерального директора Общества предложения по улучшению деятельности подчиненных подразделений и взаимодействия со смежными подразделениями.

3.3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений Общества.

3.4. Запрашивать лично или по поручению генерального директора от руководителей подразделений и специалистов предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.6. Вносить на рассмотрение генерального директора Общества представления о назначении, перемещении и увольнении работников подчиненных подразделений предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

3.7. Пользоваться иными правами, установленными Трудовым кодексом РФ и другими законодательными актами РФ.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

4.1 Главный бухгалтер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и (или) убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

4.2. Оценка работы главного бухгалтера осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основными критериями оценки работы главного бухгалтера являются качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. ПРАВО ПОДПИСИ

5.1. Главному бухгалтеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен _________ (____________)"___" ________ 20__ г.

Должностная инструкция: понятие, назначение, структура, порядок составления и оформления

Составив положения о структурных подразделениях предприятия, в которых указаны задачи и функции, определен общий объем работ, установлен численный и должностной состав подразделений, приступают к разработке должностных инструкций на каждого предполагаемого работника (вакантную должность), проводя рациональное распределение труда в каждом подразделении.

Понятие, назначение, виды должностных инструкций

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентирования организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.[5]

Должностная инструкция, являясь важным организационно-правовым документом, должна включать перечень функциональных обязанностей работника, квалификационные требования для замещения данной должности, определять степень его ответственности и компетентности.

Критерии оценки эффективности труда, содержащиеся в должностной инструкции, значительно облегчат руководителю процесс взыскания и премирования. Ее можно использовать при аттестации сотрудников, при разрешении трудовых споров.

Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС).

При разработке должностных инструкций также учитываются требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными (индивидуальными) . Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений и на их основе разрабатываются конкретные (индивидуальные) должностные инструкции. Примеры типовых инструкций:

Структура текста должностной инструкции

Должностная инструкция, как правило, имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории требования к образованию и практическому опыту (стажу работы по специальности) порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых работник осуществляет свою служебную деятельность подчиненность и кем руководит.

В разделе «Функции» указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности" (или «Основные задачи и обязанности»).[4]

Все функции, записанные в положении о структурном подразделении, должны быть включены в должностные инструкции работников подразделения.

Источники:
www.kdelo.ru, hr-portal.ru

Следующие документы

• Образец жалобы в инспекцию по труду
• Образец должностной инструкции дворника

27 декабря 2024 года

Комментарии: 1

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: