Должностная инструкция делопроизводителя: образец

УТВЕРЖДАЮ

[Должность руководителя] [Название организации] ____________ [Фамилия И.О.] «[дата]»

Должностная инструкция делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность делопроизводителя [Название организации] (далее Работодатель).

1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее свидетельство о профессии рабочего, должности служащего по программе профессионального обучения для делопроизводителя, выданное [Название учебного центра], без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель принимается и освобождается от должности приказом руководителя организации.

1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно [должность руководителя подразделения или заместителя руководителя].

1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• уставом организации;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением о документообороте и архивном хранении;
• приказами и распоряжениями руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.6. Делопроизводитель должен знать:

• основы делопроизводства и документооборота;
• правила составления и оформления организационно-распорядительных документов;
• номенклатуру дел и правила формирования дел;
• сроки хранения документов и порядок передачи их в архив;
• правила работы с конфиденциальной информацией;
• средства организационной и вычислительной техники, программы для работы с документами.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель выполняет следующие обязанности:

1. Принимает, регистрирует и распределяет входящую корреспонденцию, передаёт её в структурные подразделения по назначению.
2. Обрабатывает исходящие документы: проверяет правильность оформления, регистрирует и отправляет адресатам.
3. Ведёт журналы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в бумажном и электронном виде.
4. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и поручений, напоминает исполнителям о сроках.
5. Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность.
6. Проводит экспертизу ценности документов, отбирает документы для архивного хранения и уничтожения.
7. Оформляет и передаёт дела в архив, составляет описи дел.
8. Выдаёт справки и копии документов по запросам работников в установленном порядке.
9. Обеспечивает размножение и тиражирование документов, работает с офисной техникой.
10. Ведёт учёт и контроль за использованием бланков строгой отчётности.
11. Участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению квалификации работников в части делопроизводства.
12. Соблюдает конфиденциальность сведений, содержащихся в документах.
13. Выполняет отдельные поручения руководителя в пределах своей компетенции.

3. Права

Делопроизводитель имеет право:

• Требовать от структурных подразделений своевременного представления документов и сведений, необходимых для работы.
• Вносить предложения по совершенствованию системы документооборота и делопроизводства.
• Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
• Запрашивать и получать документы и информацию, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
• Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
• Требовать создания организационно-технических условий для выполнения работы, включая обеспечение офисной техникой и расходными материалами.

4. Ответственность

Делопроизводитель несёт ответственность:

• За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством.
• За утрату, порчу или разглашение конфиденциальной информации и документов.
• За несоблюдение сроков обработки и передачи документов.
• За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и пожарной безопасности.
• За причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных законодательством.

5. Заключительные положения

5.1. Настоящая должностная инструкция вступает в силу с момента её утверждения руководителем организации и действует до замены новой инструкцией.

5.2. Внесение изменений и дополнений в инструкцию производится приказом руководителя организации.

5.3. Работник знакомится с инструкцией под подпись при приёме на работу и при изменении условий труда.

[Должность руководителя] ____________ [Фамилия И.О.]

С инструкцией ознакомлен(а):

[Должность] ____________ [Фамилия И.О.] «[дата]»