Образец письма по электронной почте
Как отправить электронную почту
Электронной почтой пользуются миллионы людей – это удобно, быстро и доступно.
Чтобы отправить электронную почту Вам необходим компьютер, интернет, электронный почтовый ящик. Для регистрации почтового ящика нужно зайти на любой почтовый сервис (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com или др.) и заполнить предложенную форму.
Итак, Вы завели почту, и теперь Вам нужно кому-то написать. Как отправить письмо электронной почтой?
Рассмотрим процесс отправки письма электронной почты на примере сервиса Mail.ru. После регистрации почтового ящика Вы попадете на страницу, где будут предложены папки «Входящие», «Исходящие» и др.
- Находим кнопку «Написать» и щелкаем по ней.
- Перед Вами появится бланк письма и поля «Кому» и «Тема».
- В поле «Кому» вводим адрес электронной почты получателя, например ivanov@mail.ru. Если Вам нужно отправить письмо нескольким получателям, введите через запятую адреса получателей. Чтобы не заполнять адреса вручную, можно использовать функцию «Адресная книга», которая находится в строке «Кому». Нажимаем на подчеркнутое слово «Кому», и Вам открывается список адресатов (если Вы предварительно сохраняли их в записной книжке вашего почтового ящика). Ставим галочку с нужным именем или именами и нажимаем «Добавить выбранные».
- В самом большом поле пишем текст письма. Можно изменить цвет текста, размер шрифта, вставить ссылки или «смайлики». Для этого выделяем текст и нажимаем на одну из кнопок расположенных над полем ввода сообщения.
- Заполнив все поля, щелкаем на кнопку «Отправить».
По электронной почте можно отправлять не только письма, но текстовые документы, звуковые и видео файлы, картинки и фотографии.
Как отправить фото электронной почтой?
- Входим в почту, щелкаем по вкладке «написать», заполняем строки «Кому» и «Тема».
- Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
- В открывшемся окне выбираем папку с фотографией, которую хотите отправить. Например, ваши фото лежат в папке «Фото» на диске D. Нажимаем на вкладку «Мой компьютер», щелкаем 2 раза по вкладке «(D:) Локальный диск», затем 2 раза по папке «Фото».
- Выбираем нужную фотографию и щелкаем по ней 1 раз.
- Внизу окошка в строке «Имя файла» отобразится название выбранного файла.
- Щелкаем 1 раз по кнопке «Сохранить» и фотография начинает загружаться на страницу электронного письма.
- После загрузки файла (зеленая галочка под файлом покажет, что загрузка завершена) нажимаем на кнопку «Отправить».
Как отправить документ электронной почтой
Электронная почта позволяет отправлять документы различных форматов: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, таблицы Open Office, Microsoft Excel, презентации PowerPoint. Чтобы отправить документ электронной почтой, следуйте схожим правилам отправки фотографий.
- Заполняем строки «Кому» и «Тема».
- Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
- В открывшемся окне выбираем нужный документ и нажимаем «Сохранить».
- Щелкаем по кнопке «Отправить».
Если Вам нужно удалить прикрепленный документ, нажмите на красный крестик, расположенный в правом верхнем углу файла.
Этика электронного письма – как отправить правильно электронную почту
Правила этикета электронной переписки или «этикета» так же важны, как и правила телефонного разговора или личной встречи. Отправить правильно электронную почту легко, если знать несколько простых правил.
При цитировании, пожалуйста, ставьте ссылку на наш сайт
Как правильно написать электронное письмо
Каждый день я получаю и отвечаю на десятки писем по электронной почте. Поэтому могу сделать вывод – несколько нехитрых правил будут весьма полезны для многих и помогут понять, как правильно написать электронное письмо.
Сделайте разные почтовые ящики для личной и деловой переписки. Иначе рано или поздно вы отправите контрагенту или коллеге по работе свою личную информацию, которой вовсе не намеревались делиться.
Проверяйте деловую почту не реже 2-х раз в день. Иногда напишешь электронное письмо, требующее оперативного ответа, а в ответ «тишина». Если есть время, отвечайте сразу. Может от вас ждут важную информацию и вам будет хорошо – не соберется огромная «куча» непрочитанных писем.
Отвечает на письмо адресат, проставленный в поле «Кому». Если адресат указан в поле «Копия», то обычно не отвечают, письмо отправлено для информации.
Всегда заполняйте поле «Тема». Это ну очень важно. Люди делают первоначальную оценку по теме– стоит читать или сразу удалить электронное письмо. Если адрес неизвестен получателю, то тема должна вызвать интерес ознакомиться с письмом. Отсюда правило – тема должна состоять приблизительно из 3-4 слов, быть привлекательной и отражать содержание письма. Плохие примеры тем: «вопрос», «письмо», «срочно».
Как написать текст электронного письма
Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте, уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена Игоревна» то, что нужно. Заканчивать послание возможно традиционным «С уважением, …».
Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу предложить …»).
Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.
Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего восприятия информации.
Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip, предупредите об этом в тексте послания (чтобы не подумали, что это вирус).
Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами.
Образец подписи в электронном письме:
С уважением,
Евгения Полоса
kontakt @delo-ved.ru
Окончательная проверка электронного письма
Чем важнее послание, тем больше времени уделяем проверке – отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок, точность и понятность фраз, логичность построения текста.
Контролируем – начало предложений и имена собственные идут с прописной буквы, между словами обязательны пробелы. Дурное впечатление накладывается от злоупотребления заглавными буквами и знаками препинания для придания выразительности (например, СРОЧНО. ). Многие недооценивают степень негативного отпечатка наличием указанных недостатков.
И, наконец, оцените, что выгоднее и сэкономит вам время: лишний раз позвонить по телефону и какие-то вопросы решатся быстрее, или долго набирать текст электронного письма для необходимости документального подтверждения взаимодействия.
Евгения Полоса
** Если вам необходима ПОМОЩЬ ЮРИСТА, получите online консультацию сейчас .
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Этикет электронной почты или правила написания электронного письма
2 сентября 2012, просмотров: 11549, Раздел: Бизнес-статьи
Этикет электронной почты или правила написания электронного письма – наука, появившаяся не так давно, но уже успевшая стать весьма востребованной. Какие элементы включает в себя этикет электронной почты и как грамотно составить деловое электронное письмо – об этом вы узнаете в данной статье.
В мире, в котором интернет прочно вошел во все сферы человеческой жизни, не существует компании, в которой сотрудники не используют для коммуникации Skype, ICQ или электронную почту. Но не все знают, как делать это правильно.
Сетикет – это система правил . разработанных специально для коммуникации предпринимателей и их клиентов в сети Интернет. Не следует в сети мешать другим людям вести диалог. И помните – вас должны легко понимать. Это основные правила сетикета.
Этикет электронной почты допускает опущение приветствия, но, если вы хотите произвести должно впечатления, стоит начать письмо с приветствия. Например, можно написать так: «Доброго Времени суток, уважаемый(-ая) + Имя и Отчество адресата. Помните, что ваше письмо должно быть логичным и грамотным. Каждое предложение начинается с прописной буквы, а сами предложения отделяются друг от друга точкой.
Как оформить деловое электронное письмо
Как правило, в каждой фирме есть свой образец оформления делового письма. Такой образец включает в себя все необходимые элементы. Иногда в таком документе прописывается запрет на использование смайликов, если это не относится к профессиональной деятельности.
Структура делового электронного письма, как правило, имеет следующий такой же вид как и обычное письмо. Только в конце добавляется логотип компании.
Правила написания электронного письма
Поля «тема», «кому» и «важность письма» должны быть заполнены обязательно. В поле «кому» указывается электронный адрес получателя, в поле «тема» пишут несколько слов, характеризующих послание.
Объем электронного письма должен быть в два раза меньше написанного. Если вам необходимо отправить файл большого размера, электронную почту для этих целей использовать не стоит.
В каждом почтовом ящике есть адресная книга. Туда можно вносить все контакты. И вам не придется их запоминать.
Для того, чтобы ответить на электронное письмо, достаточно нажать соответствующую кнопку ( «ответить» или «reply») .
В обычном общении об отношении людей друг к другу говорят не столько слова, сколько эмоции. И в этом недостаток общения через Интернет. Но, все же, кое-какую альтернативу найти удалось, и это – смайлики. Смайлики – это рожицы, состоящие из символов.
Вот пример самых распространенных смайлов:
) улыбка
( грусть
/ обида
0 удивление
-| равнодушие
Этикет электронной почты: правила написания электронного письма
Подпись в электронном письме
Приветствую читатели моего блога!
Все мы пользуемся почтой. Не той почтой, что Почта России, а электронной почтой. Электронка настолько плотно вошла в нашу жизнь, что без нее как без рук. Мы не просто регистрируемся на сайтах с помощью электронной почты, не только общаемся с друзьями и родственниками. Мы оформляем загранпаспорт по электронке, мы скачиваем файлы по ней, мы даже сдаем отчеты и экзамены по электронной почте. Но мало кто заботится о том как пишет письмо и как оно выглядит.
Вам не надоело подписывать постоянно свои письма gmail.com? А вас не коробит в приходящих письмах yandex подпись в конце письмя типа Яндекс.Почта — быстрая почта или Почта из надежного источника и непонятные ссылки в них? Я подумал что кому то тоже режет глаз подпись в моих письмах, а в случае с электронкой gmail вообще отсутствие оной и полез в настройки.
Подпись в электронном письме gmail
В случае с google электронное письмо идет вообще без подписи и приходилось всегда дописывать в каждом письме подпись. Но полазив в настройках нашел куда прописать подпись.
Перевел переключатель в положение Добавляется в конце всех исходящих писем и прописал туда текст, причем отформатировал его. Добавил адрес электронной почты и что немаловажно адрес своего сайта! Причем может быть лучше было сделать картинкой? Вы как считаете? И письмо стало выглядеть уже веселее что ли Уже не такое сухое. Подпись в письме с уважением придает солидности и доверия к письму. Не надо пихать в подпись все что вздумается. Обязательно укажите ваше имя и фамилию, а если хотите еще и отчество. Вашу должность или телефон, адрес сайта или странички в социальных сетях. Пусть подпись будет не более 3-4 строк.
Кстати. Отойду от темы подписи в электронке и пару слов о написании письма. Мой совет Обязательно при написании письма по электронной почте заполняйте поле Тема . Я наверное не один такой, кто проверяя входящие письма просматриваю и решаю читать или удалять письма по темам. Если меня тема не цепанула я письмо сразу отправляю в корзину. Пишите тему письма из 3-4 слов (ну или больше), но только не вопрос , срочно или тема . Такие названия тем от неизвестного адресата не заинтересовывают и сразу летят в утиль.
Обязательно приветствуйте адресата вначале письма и прощайтесь в конце. Это этикет, а вам большой плюс.
Подпись в электронном письме яндекс
В яндекс почте по сравнению с почтой от google, подпись по умолчанию есть. Но рекламирует она себя. Непорядок! Идем в настройки и выбрав пункт Информация об отправителе пишем тоже или примерно тоже как и электронке от gmail.
Еще хотелось бы заметить об проверке. Ошибки это вообще плохо, но если это ошибки в деловом письме, то это залет! Однозначно проверяйте и перепроверяйте письма на наличие ошибок. Перечитывайте письма прежде чем отправить. Не пишите заглавными например ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. . Отсутствие ошибок, понятность текста, логичность и правильное построение - вот успех ваших стараний. И если вас это сильно напрягает может лучше позвонить?
Удачи вам читатели в освоении заработков!
Правила оформления рассылки по электронной почте
30 октября 2011
Если ваш бизнес ведётся посредством Интернета, то для вашего постоянного и стабильного успеха жизненно важным является привлечение клиентов на ваш вебсайт.
В наше время большое внимание уделяется SEO и привлечению новых посетителей, но сделать так, чтобы они вернулись на ваш сайт - это другой вопрос. Рассылки по электронной почте являются превосходной возможностью рассказать вашим бывшим посетителям о причинах, по которым они должны к вам вернуться. Даже если вы при ведении он-лайн бизнеса не пользуетесь рассылками по электронной почте, то, вероятнее всего, рано или поздно вы всё равно наткнётесь на клиента, который хотел бы получать подобные письма.
Электронная почта является одной из старейших форм общения посредством Интернета и одной из немногих, которая с начала своего существование не сильно изменилась, благодаря тому, что у неё сразу было значительное количество функций и она не требует каких-то сложных дополнительных действий.
Таким образом, обезопасьте себя и свой бизнес, потому что пусть даже один из ваших подписчиков, открывших рассылку по электронной почте, имеет устаревшую операционную систему и компьютер 20-летней давности, и вы должны принимать это во внимание.
Используйте таблицы
До начала использования системы защиты от копирования, элементы страницы размещались в желаемых местах при помощи таблиц. Большинство клиентов рассылок по электронной почте хорошо справляются с таблицами, что позволяет вам привлекательно оформлять элементы, не беспокоясь о том, что у получателей будет неправильная кодировка.
Большинство пользователей электронной почты выставляют режим предварительного просмотра или какой-то другой узкий и длинный формат. Таблицы позволят вам расширить ваш дизайн в пределах выставленных пользователем ограничений и, к тому же, помогут оформить вашу информацию в колонки и ряды определённой высоты и ширины, сохраняя ясность фона так, что в случае, если даже изображения не загрузятся должным образом, общий план письма сохранится.
Пример
Приведённое ниже электронное письмо с сайта Customink.com напоминает клиенту, что он не завершил покупки и что его всё ещё ждут. Таблицы позволяют расположить изображения и текст должным образом.
Не полагайтесь на изображения заднего плана
Большинство почтовых программ по умолчанию не позволяет изображениям загружаться прежде всего остального. Это защищает от спама, в котором есть изображения. Но если ваша электронная почта не настроена должным образом, также существует вероятность, что вы не сможете прочитать и другие письма.
При дизайне вебсайта, использование цветного текста на цветном изображении заднего плана является допустимым. Однако, вы должны принимать во внимание, что в электронном письме изображения заднего плана могут не загрузиться. Если такое произойдёт, то ваш розовый текст на коричневом фоне станет нечитаемым розовым текстом на белом или сером фоне. Можно и не упоминать, что текст, который невозможно прочитать - бесполезен.
Нужно стараться делать так, чтобы изображения заднего плана в таблице состояли из цветов, которые не влияли бы на читабельность текста в случае, если их невозможно загрузить.
Пример
В этом примере вы можете видеть, что голубые ячейки таблицы почтовой рассылки расположены на фоне такого же тона. Вы также можете увидеть, что текст, и ячейки голубого цвета и что текст будет хорошо виден, даже если убрать фон.
А в этом примере вы можете видеть, что без загруженных изображений текст становится невидимым и поэтому в сообщении нет никакого смысла.
Не попадайте в зависимость загрузки изображений.
Многие дизайнеры пытаются обойти ограниченность почтового формата, используя в рекламных рассылках только изображения. Хотя, с одной стороны, это позволяет воплощать чудесные творческие идеи, но, с другой стороны, рассылка будет полностью испорчена, если изображения не загрузятся.
Ваши подписчики рискуют получить письмо просто с кучей ссылок и отсутствующими изображениями. Многие получатели просматривают электронную почту с мобильных телефонов или используют систему защиты от вирусов или другие системы для фильтрации содержимого, которые также могут заблокировать ваши изображения. Поэтому, имейте это в виду.
Также нужно заметить, что, полагаясь на изображения, не стоит забывать о тексте. Во всех изображениях следует использовать alt-текст. Таким образом, при конвертировании ваш текст, в котором, например, говорится о скидке в 20%, не потеряется. Кроме того, неплохим решением также будет размещение удобной ссылки с фразой: Проблемы с просмотром этого письма?, которая перенаправит получателя на соответствующую страницу вебсайта, где находится это письмо.
Пример
Это письмо состоит из размещённых в столбик изображений, но в каждом из них есть очень информативный alt-текст. Таким образом, общее содержание письма остаётся понятным даже без всех причудливых картинок.
Не надоедайте мультимедийной рекламой
Высока вероятность того, что ваше письмо с мультимедийными вставками будет автоматически распознаваться как спам. А если вдруг и нет, то, вероятнее всего, читатель не захочет тратить время на просмотр ваших анимаций или видео, которые встречаются в письме.
Если у вас есть видео или флэш-анимация, которую вам действительно хочется показать, разместите его у себя на сайте, а в письме дайте ссылку, которая будет дополнительным материалом. Но убедитесь, что содержание рассылки связано со ссылкой, которую вы даёте. Потому что маловероятно, что кто-то захочет посмотреть видео, которое даётся не в тему.
Имейте в виду, что мультимедийная реклама не обязательно будет открываться у всех ваших получателей и что она, подобно изображениям, может блокироваться по умолчанию. К тому же, мультимедийная реклама увеличивает объём вашего письма. Многие мобильные устройства настроены так, чтобы не загружать письма больше какого-то определённого размера, ограничивая объём передачи данных. Если ваше письмо слишком большое, оно вообще может остаться не просмотренным.
Пример
Хороший текст не должен содержать видео. Завлеките читателя на свой вебсайт при помощи слов. А там уже удивите его своим ослепительным мультимедиа.
Сделайте письмо узким
Многие люди на самом деле не открывают письма, предпочитая предварительный просмотр входящей почты на одной части экрана. Если вы не хотите сдвигать всё для того, чтобы увидеть всё письмо полностью, у вас для работы с письмом остаётся очень узкое пространство.
Проверенным правилом является создание картинки до 600 пикселей в ширину, но даже в этом случае некоторые пользователи оставляют очень узкое пространство для просмотра почты. Убедитесь, что весь важный текст находится в письме сверху слева. Эта часть письма наверняка будет видна и увлечёт читателя так, что он либо сделает пространство шире, либо полностью откроет письмо в новом окне.
Пример
У многих клиентов по умолчанию оставлено немного места для предварительного просмотра, а весь экран обычно заполнен информацией.
Сделайте письмо простым
Нужно, чтобы указания к действию были понятными и простыми. Не следует вмещать в одно письмо весь ваш новый каталог. Для того чтобы клиент перешёл по ссылке, достаточно наиболее интересных образцов или быстрого обзора последних обновлений. Вам нужно увлечь клиента до того, как он доберётся до кнопки Закрыть.
Можно сделать акцент на распечатке письма. Потому что, если человек смотрит на письмо больше 10 секунд, он на него обязательно отреагирует. Хорошим способом заинтересовать является также предложение, которое осуществимо только при помощи ссылки, данной в вашем письме. Пусть клиенты знают, что это особая ссылка.
Пример
Дайте ссылку для просмотра письма в браузере
Вы должны как можно внимательнее обращаться с оформлением, текстом, размещением элементов и исполнением задуманного, но вы также должны осознавать, что по той или иной причине некоторые группы ваших подписчиков не смогут увидеть письмо должным образом.
Первое, что должно быть в вашем письме - это ссылка на его внешнюю htlm-версию. Это даст вам гарантию, что подписчики, в любом случае, независимо от того, как просматривается письмо и независимо от количества неработающих элементов, будут иметь возможность увидеть содержимое вашего письма.
Пример
В этом письме изображения смешиваются с текстом, что может создать проблемы у некоторых пользователей при просмотре. К счастью, сверху справа есть ссылка, которая позволяет подписчику просмотреть письмо он-лайн.
Хорошо протестируйте свою рассылку
Тестируя, убедитесь, что вы проверили, как работает ваша рассылка со всеми основными почтовыми сервисами, такими как Gmail. Hotmail и Yahoo Mail. с почтовыми программами, такими как Outlook, Apple Mail и Thunderbird, а также c почтовыми системами мобильных Android и iPhone.
Проверьте рассылку на наличие опечаток, ошибок и битых ссылок. Меньше всего вы хотите разослать письма 100 000 подписчиков, которые не смогут перейти по ссылке или будут введены в заблуждение неправильной ценой.
При тестировании вы также можете воспользоваться услугой такого сервиса как Litmus. Она заключается в тестировании правильности работы вашей рассылки в различных программах и с множеством клиентов.
Не бойтесь использовать базовые шаблоны
Помните, что целью вашей рассылки является быстрое предоставление клиентам информации, о которой они могут не знать, если они не посещают ваш сайт регулярно. Не стоит терять время, посвящая его усложнению оформления рассылки. Понятное сообщение в значительной степени облегчит вашу задачу.
Базовые шаблоны, вероятнее всего, будут работать без сбоев, в них можно проводить изменения текста и вы сэкономите время на тестировании, которое не нужно будет проводить при каждой новой рассылке.
Пример
Существует множество шаблонов для электронной почты, которые были протестированы и доказали свою хорошую работоспособность. Подберите какой-нибудь из таких шаблонов так, чтобы он соответствовал цветовой гамме вашего вебсайта, вставьте в него свой логотип и готово!
Ещё примеры великолепных почтовых рассылок и шаблонов
Письмо от Colour direct, использующее шаблоны Campaign Monitor
Хорошо продуманный шаблон, с легко читаемым жирным текстом и высоким уровнем контрастности. Название сразу бросается в глаза, а стрелка направляет вас к самому важному абзацу.
Savvy - великолепные электронные письма
Шаблон от CakeMail
Малибу от Aweber
Этот прекрасный шаблон можно использовать в случае, если вы хотите чтобы у вас были хорошие кнопки, призывающие к действию и достаточно места для обзора предлагаемой продукции. Отлично подходит для напоминания когда-то подписавшимся покупателям интернет-магазина о возможности новых покупок.
Письмо от JCPenney
В примере этого письма от JCPenney используется много изображений, но самая важная часть - сообщение о скидке 40% и промокод - сделаны простым текстом и поставлены в начале письма.
Предварительный заказ iPadов от Apple
Компания Apple никогда не изменяет своему индивидуальному стилю. Минималистическое оформление текста с двумя понятными призывающими к действию кнопками подталкивает читателя сделать выбор также благодаря и данным ниже изображениям.
Письмо от Centre for Arts and Technology
В этом электронном письме используются изображения, которые должны улучшить структуру письма, но которые не передают основную идею сообщения. Подобный подход снижает уровень письма.
Письмо от Qdoba Mexican Grill
Письмо от EventKC
Письмо от TwongueTwister
Письмо от Gymtechnik
Письмо от Action Village
Если в вашем письме есть изображения, используйте alt-текст и располагайте эти изображения вплотную друг к другу, как это сделано в письме с сайта actionvillage.com.
Письмо от Clipper
Обращение к получателю по имени заставляет его чувствовать, что обращаются лично к нему. Дизайн письма отражает дизайн сайта компании и удачно показывает продукт.
Письмо от Adventure Wales
А у вас есть советы о том, как создать рассылку по электронной почте? Может быть, вы знаете компанию, которая успешно пользуется электронными письмами в формате HTML? Поделитесь этим в комментариях!
Источники:
Следующие документы
- Характеристика студента с места преддипломной практики образец
- Образец положительной характеристики на ученика
26 декабря 2024 года
Комментариев пока нет!