Должностная инструкция администратора: образец

УТВЕРЖДАЮ

[Должность руководителя] ____________ [Фамилия И.О.]

[дата]

Должностная инструкция администратора

1. Общие положения

• 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора [Название организации] (далее Организация).
• 1.2. Администратор относится к категории специалистов и принимается на работу, а также освобождается от должности приказом руководителя Организации.
• 1.3. Администратор подчиняется непосредственно [наименование должности руководителя, например: руководителю отдела обслуживания].
• 1.4. На должность администратора назначается лицо, имеющее свидетельство о профессии рабочего, должности служащего по направлению [указать направление, например: «Администратор»], выданное [Название учебного центра], и стаж работы в сфере обслуживания не менее [количество] лет.
• 1.5. Администратор должен знать: нормативные и методические документы по организации обслуживания посетителей; правила внутреннего трудового распорядка; порядок ведения документации и отчетности; основы делопроизводства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; локальные нормативные акты Организации.
• 1.6. Администратор руководствуется в своей деятельности: Трудовым кодексом РФ, уставом Организации, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя, настоящей должностной инструкцией.
• 1.7. На время отсутствия администратора (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

1. 2.1. Осуществлять подготовку помещений к приему посетителей: проверять исправность оборудования, освещения, систем вентиляции и кондиционирования, наличие информационных материалов и канцелярских принадлежностей.
2. 2.2. Встречать и приветствовать посетителей, выяснять цель визита, оказывать помощь в навигации по помещениям Организации.
3. 2.3. Принимать и регистрировать входящие звонки, письменные обращения и электронную корреспонденцию, оперативно передавать информацию должностным лицам.
4. 2.4. Вести учет посетителей и поступающих обращений в журнале регистрации, обеспечивать сохранность и конфиденциальность персональных данных.
5. 2.5. Координировать работу обслуживающего персонала (уборка, охрана, техническое обслуживание) и контролировать качество выполняемых работ.
6. 2.6. Осуществлять контроль за соблюдением посетителями и сотрудниками правил внутреннего распорядка и пропускного режима.
7. 2.7. Организовывать совещания, встречи и мероприятия: бронировать переговорные комнаты, подготавливать необходимые материалы, обеспечивать участников водой и канцелярией.
8. 2.8. Вести учет и контроль расходования хозяйственных товаров и канцелярских принадлежностей, своевременно оформлять заявки на их приобретение.
9. 2.9. Взаимодействовать с бухгалтерией по вопросам оформления первичных документов (актов, счетов, накладных), связанных с обслуживанием офиса.
10. 2.10. Обеспечивать сохранность имущества Организации, находящегося в зоне ответственности, и незамедлительно сообщать руководству о выявленных недостатках и нарушениях.
11. 2.11. Оказывать помощь в организации приема и размещения делегаций и гостей Организации.
12. 2.12. Соблюдать требования охраны труда, пожарной безопасности и производственной санитарии, поддерживать порядок на рабочем месте.
13. 2.13. Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права

• 3.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений Организации информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
• 3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы, связанной с исполнением обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
• 3.3. Требовать от руководства создания организационно-технических условий и оформления необходимых документов для выполнения должностных обязанностей.
• 3.4. Принимать решения в пределах своей компетенции и в порядке, установленном локальными актами Организации.
• 3.5. Повышать квалификацию и проходить переподготовку в установленном порядке.

4. Ответственность

• 4.1. Администратор несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РФ.
• 4.2. Администратор несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
• 4.3. Администратор несет ответственность за причинение материального ущерба Организации в пределах, установленных трудовым и гражданским законодательством РФ.
• 4.4. Администратор несет ответственность за разглашение конфиденциальной информации, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей.

5. Заключительные положения

• 5.1. Настоящая должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится в Организации, другой у работника.
• 5.2. Инструкция может быть изменена или дополнена в случае изменения организационно-правовых условий деятельности Организации или пересмотра должностных обязанностей.
• 5.3. Все изменения и дополнения к настоящей инструкции оформляются в письменной форме и подписываются руководителем Организации.
• 5.4. С инструкцией ознакомлен(а):

[Должность] ____________ [Фамилия И.О.]

Дата ознакомления: [дата]