Образец оформления протокола заседания комиссии

Образец протокола заседания комиссии

образец оформления протокола заседания комиссии

Оказывается я оформляла протоколы бог знает как. Немного переделаю и смогу использовать его как протокол собрания открытия общественного объединения. А если мы указываем сначала должность, а послеи. Получается это всё разные виды протоколов и все должны регистрироваться в разных журналах. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. У нас очень маленький документооборот. Евгения, это имеется ввидуи, в алфавитном порядке, дополню вопрос: у вас написано. Неужели никому не понравилось. Спасибо евгении, очень актуально. А я вообще не могу понять вот что: зачем нужны протоколы. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы. В этом случае добавляем гриф утверждения. Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. Ягодкина присутствовали: 16 человек список прилагается или перечислить их в алфавитном порядке. Вы не правильно поняли приведенную цитату. У нас есть протоколы на выделение дел к уничтожению, утверждение инструкции по делопроизводству это еще только надо сделать, утверждение номенклатуры и описей на передачу дел пост. Хорошо, что наткнулась на этот материал. Здравствуйте, меня волнует такой момент: регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. Все протоколы эк регистрируются в одном массиве с присвоением порядковых номеров в пределах календарного года, независимо от рассматриваемых вопросов документов. Доклад заместителя главного бухгалтера вольскойс. Можно ли в один журнал их заносить. Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. В приведенных вами примерах речь идет, очевидно, о протоколах заседаний. А если их у нас от силы за год 2-3. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания любой комиссии, совета, рабочей группы, комитета ип, рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии, если это специально не регламентировано.

Протоколы регистрируются отдельно по видам заседаний, советов, комиссий. Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: протокол подписывают только председательствующий и секретарь не требуется другим членам комиссии. Датой протокола указывается словесно-цифровым способом всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Об исполнении сметы расходов за 2014 год. Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания. Главное, рыба, а под себя каждый сможет переделать по-своему.

Образцы протоколов заседаний комиссии

Помощь: Составление и оформление протокола

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.) или постоянных (коллегии министерств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.п.). Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.

Протокол, как правило, относят к группе справочно-информационных документов, так как в нем фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа.

Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Белкомархива от 23.05.1995 № 13, определено, что порядок подготовки и издания протоколов, решений и постановлений коллегиальных органов организации определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь наряду с председателем коллегиального органа несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в т.ч. стенографических, или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию, повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

По способу записи протоколы могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными по полноте освещения хода заседания - полными, краткими и сокращенными.

Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа, дают возможность судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации в целом. Краткие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи. Расшифровки стенограмм, подписанные председателем и секретарем заседания (коллегиального органа), прилагаются к протоколу. Кратко рекомендуется протоколировать также оперативные совещания.

В стремлении к сокращению документооборота, в т.ч. за счет уменьшения физического объема документов, в некоторых организациях вовсе отказываются от составления полных протоколов, заменяя их протоколами краткой или сокращенной формы. Это влечет за собой ряд негативных тенденций: во-первых, исчезает документальная гласность во-вторых, обедняется информация для принятия управленческих решений в-третьих, исчезает один из массовых источников, без которого трудно судить о правильности принятого конкретного решения или определить, как в нем отражено коллективное мнение, как оно сказалось на конечном результате. В связи с этим при выборе формы протокола необходимо определить значимость протоколируемого мероприятия, юридические последствия принимаемых решений, а также учесть другие факторы, влияющие на процессы документообразования.

При составлении протокола должна быть обеспечена его юридическая полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и достоверностью изложенной информации.

Реквизитами протокола являются:

- наименование органа (организации), от имени которого составляется документ

- название вида документа (ПРОТОКОЛ)

- дата

- регистрационный индекс

- место составления

- заголовок

- текст

- подпись.

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения (утверждению подлежат решения по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

Протоколы оформляют на общих бланках или чистых листах бумаги формата А4.

Датой протокола является дата заседания коллегиального органа.

Заседание (совещание, собрание) состоялось 1 сентября 2007 г. следовательно, дата протокола независимо от даты его оформления будет указана следующим образом: 01.09.2008.

Проставляется дата председателем или секретарем коллегиального органа (совещания).

Регистрационным индексом протокола является порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года (№ 1, № 2, № 3 и т.д.). Протоколы в организации регистрируются отдельно по видам. Например, отдельно регистрируются протоколы заседаний экспертной комиссии, аттестационной комиссии, протоколы совещаний у руководителя организации и др. Протокол совместного заседания имеет составной индекс, включающий порядковые номера, присвоенные ему в организациях, принимавших участие в работе совещания (например, № 6/14).

Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание), название коллегиального органа (в случае если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему), если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос чего?.

совещания председателей профсоюзных комитетов государственных архивов

заседания экспертно-методической комиссии о проекте Инструкции по делопроизводству.

Текст протокола делится на две части: вводную и основную.

Вводная часть протокола содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, перечисляются все присутствовавшие на заседании. В случае если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке Присутствовали указываются только инициалы и фамилии его членов. Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций указываются отдельно в строке Приглашенные. Фамилии присутствовавших и приглашенных располагаются в алфавитном порядке.

Протокол заседания комиссии по документационному

Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений. Горин - член профкома - предложил поддержать предложение ивановой е. Например, протоколы общих собраний, протоколы заседаний совета директоров, протоколы совещаний у директора и т.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов о или об. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Разве эффект не один и тот же? Комиссии ведь для того и создаются, чтобы у них были полномочия решать.

Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова верно, указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см.

Например об утверждении учебных программ о подведении итогов учебного года. Принять к сведению и использованию в работе 2. Заключение кафедры подписывается заведующим и секретарем кафедры, утверждается руководителем или заместителем руководителя организации (учреждения)по месту ее выполнения. Рекомендовать диссертацию к защите и утвердить следующее заключение докторантами и аспирантами финакадемии выписка и заключение кафедры оформляются в четырех экземплярах и представляются в два аттестационных дела в отдел ученых и диссертационных советов заключение утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации. Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах (утвердить положение, подготовить программу и т. У нас есть протоколы на выделение дел к уничтожению, утверждение инструкции по делопроизводству (это еще только надо сделать), утверждение номенклатуры и описей на передачу дел пост.

Оформления протокола заседания образец

Добавлен: 20 Дек 2014 от: J.S(MAX)

Протоколы заседаний: составление и оформление

В.Ф. Янковая

Новая страница 1

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности . например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись . после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон . после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

Повестка дня:

1. О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г.

Доклад финансового директора Мовчана С.А.

2. О подготовке рекламной кампании сезона «Весна-Лето-2005»

Доклад зав. отделом рекламы Сомовой Н.Н.

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить. », «Предусмотреть. », «Внести изменения. ». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО

Советом директоров ОАО «Росток»

(протокол от 11.02.2005 № 2)

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа - секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее - Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

- место и время проведения общего собрания акционеров

- общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества

- количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании

- председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Выписка из протокола

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

О формах протокола заседания врачебной комиссии и

образец оформления протокола заседания комиссии

О формах протокола заседания врачебной комиссии и представления на ВК, Приказ от 25 февраля 2013 года. Немного переделаю и смогу использовать его как протокол собрания открытия общественного объединения. Документ СПС-32868769, 38023961, Принят Министерством здравоохранения Калининградской обл. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: Протокол подписывают только председательствующий и секретарь не требуется другим членам комиссии. Главное, а под себя каждый сможет переделать по-своему, рыба. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы. Об исполнении сметы расходов за 2014 год. Рекомендовать главным врачам государственных медицинских организаций использовать в работе врачебной комиссии: Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания любой комиссии, если это специально не регламентировано, совета, Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии, комитета ип, рабочей группы. Спасибо Евгении, очень актуально. Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Получается это всё разные виды протоколов и все должны регистрироваться в разных журналах. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. Оказывается я оформляла протоколы бог знает как. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания аттестационной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, комитета ип, рабочей группы, экспертной комиссии, если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте. Здравствуйте, меня волнует такой момент: Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. Неужели никому не понравилось. Ягодкина Присутствовали: 16 человек список прилагается или перечислить их в алфавитном порядке. Для совместных заседаний указывают составные номера через дробь. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата. Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. В этом случае добавляем гриф утверждения. У нас есть протоколы на выделение дел к уничтожению, утверждение номенклатуры и описей на передачу дел пост, утверждение инструкции по делопроизводству это еще только надо сделать. Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Датой протокола указывается словесно-цифровым способом всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Хорошо, что наткнулась на этот материал. Кто включается в текст протокола основное содержание выступлений. Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, протокол заседания экспертной комиссии, например.